La tecnología y el compromiso de los empleados parecen conceptos no relacionados, al menos a priori. Si se profundiza algo más, se hace evidente que una tecnología como un SIRH puede desempeñar un papel importante a la hora de simplificar la vida de los empleados de una organización, independientemente de quiénes sean. Y es que no es solo el equipo de RRHH el que se beneficia de las ventajas de ahorro de trabajo del software de RRHH.
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¿Qué es un SIRH?
SIRH es un acrónimo de Sistema de Información de Recursos Humanos. En su forma más simple, un SIRH es un tipo de software que ayuda a las organizaciones a gestionar sus empleados con mayor facilidad. Aunque hay muchos tipos de SIRH, todos tienen algo en común: cuentan con varias funciones que ayudan a los profesionales de RRHH en sus tareas. Estas pueden incluir:
- Almacenamiento de datos
- Nóminas
- Gestión de las vacaciones
- Gestión del rendimiento
- Gestión del ciclo de vida de los empleados
- Formación
Es posible que hay oído mencionar el SIRH como software de RRHH. El término SIRH se utiliza a veces indistintamente con SGRH, aunque hay ligeras diferencias entre ambos sistemas que puede consultar aquí.
¿Cuáles son los beneficios de un buen compromiso de los empleados?
El compromiso de los empleados puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso a largo plazo. Como dijo Doug Conant, antiguo director general de Campbells, ‘para ganar en el mercado, primero hay que ganar en el lugar de trabajo’.
Pero ¿cómo puede la participación de los empleados mejorar la competitividad de una organización?
Aumenta la productividad y el pensamiento innovador.
Los empleados comprometidos hacen algo más que presentarse en la oficina. Trabajan más y piensan más. Como dice un artículo de Forbes: ‘los empleados comprometidos se presentan cada día con pasión, propósitos, presencia y energía’.
Reducción de la rotación y de los costes de contratación.
Los empleados que no están comprometidos con su trabajo y con la empresa para la que trabajan tienen más probabilidades de marcharse a otra organización. Al aumentar el compromiso de los empleados, se comenzará a reducir la rotación. Esto, a su vez, reduce los costes asociados a la contratación y la incorporación.
Es más fácil atraer el talento gracias a una marca de empleado fuerte.
¡Sus empleados hablan! Plataformas como Glassdoor darán rápidamente a los candidatos potenciales una idea de la cultura de su lugar de trabajo. Los empleados comprometidos presentarán una imagen positiva de su plantilla, haciéndola más atractiva para los mejores talentos.
Una plantilla más sana con menores tasas de ausencias imprevistas.
El compromiso está fuertemente vinculado a la mejora del bienestar de los empleados y a la reducción de los niveles de estrés, lo que a su vez se traduce en menos bajas por enfermedad.
Mejora de la satisfacción del cliente.
Unos empleados más felices se traducen en un producto o servicio de mayor calidad para el cliente final.
¿Cómo puede un SIRH ayudar a impulsar el compromiso de los empleados?
Como ya hemos comentado, aparentemente, la relación entre un SIRH y el compromiso de los empleados no es obvia. Sin embargo, al incorporar un SIRH en su organización, descubrirá que podrá apoyar a los empleados y darles las herramientas que necesitan para hacer su trabajo más fácilmente. He aquí algunos ejemplos:
Mejor organización
Una buena organización es fundamental para una cultura tranquila, bien planificada e intencionada. Esto no solo facilita las relaciones con clientes y proveedores, sino que también favorece la satisfacción y el compromiso de los empleados. Hacer el esfuerzo de organizar los datos, simplificar los procesos y proporcionar comunicaciones más claras funciona, ya que facilita la vida de todos. Así, en lugar de quejas como ‘¿por qué no puedo obtener una respuesta directa sobre el periodo restante de mi permiso de paternidad?’ o ‘¡es la tercera vez que se envía un documento importante a la dirección equivocada!’, los empleados pueden centrarse en su trabajo. Esto significa que los directivos tienen menos problemas administrativos que resolver y que los empleados se sienten menos frustrados. ¿El resultado final? Una plantilla más feliz, productiva y comprometida.
Capacitar a los empleados
Uno de los beneficios más inmediatos de un SIRH para los empleados es la función de autoservicio. La tecnología está muy presente en nuestra vida diaria, lo que significa que los empleados de la generación Millennial y de la generación Z encuentran frustrante tener que comprobar los detalles con su responsable de RRHH y esperar una respuesta. No solo es lento, sino que parece anticuado e improductivo.
Al utilizar un sistema de gestión de recursos humanos, los empleados pueden comprobar detalles como sus días de vacaciones restantes y sus datos personales. También pueden reservar fechas de vacaciones o actualizar información como su dirección. Dado que la mayoría de los sistemas HRIS están basados en la nube, los empleados pueden acceder al sistema desde varios dispositivos, como su teléfono o su portátil. Esto significa que pueden encajar sus tareas administrativas en el tiempo que de otro modo se perdería, como durante un viaje o mientras esperan una reunión. También significa que los empleados que trabajan a distancia o que viajan con el trabajo pueden presentar gastos, solicitar permisos o cambiar sus datos bancarios independientemente de dónde estén trabajando.
Simplificar el proceso de contratación e incorporación
Un SIRH hace que la contratación y la incorporación sean mucho más sencillas. Esto no solo es mejor para los nuevos empleados, sino que también es positivo para los managers que participan en la contratación de nuevos miembros del equipo.
Para los nuevos empleados, el software de contratación e incorporación facilita la comprensión de las expectativas y proporciona información relevante. También crea la impresión de una organización más unida y que se preocupa por el trato que reciben los nuevos empleados.
Para los directivos, un sistema de información de recursos humanos les da visibilidad sobre el progreso del proceso de contratación. También les ayuda a gestionar el proceso de incorporación con mayor facilidad, ofreciéndoles recordatorios sobre lo que deben hacer para dar una bienvenida más fluida a su nuevo miembro del equipo. Esto no solo significa que el nuevo miembro de su equipo será más productivo en un menor periodo de tiempo, sino que también facilitará su trabajo, ya que la administración asociada a la incorporación de un nuevo empleado puede gestionarse mucho más fácilmente.
Crear un proceso de gestión del rendimiento más coherente
El software de gestión del rendimiento es una parte integral de muchos sistemas HRIS. Un proceso de gestión del rendimiento bien integrado es esencial para el compromiso de los empleados. Con unas expectativas claras, un proceso de recompensa y reconocimiento definido y con visibilidad del progreso, tanto los directivos como los miembros del equipo aprecian la claridad que proporciona un SIRH.
Con los objetivos de la organización claramente visibles en el software del SIRH, es más fácil que los empleados comprendan la forma en que pueden contribuir al éxito de la empresa. El software también puede servir de base para las reuniones individuales de los empleados, recordándoles los objetivos y facilitando el seguimiento de los mismos.
La coherencia de un sistema transparente de gestión del rendimiento también puede reducir la posibilidad de conflictos en torno a las revisiones del rendimiento. Dado que es más fácil seguir el progreso de los empleados en relación con sus objetivos, habrá menos sorpresas repentinas y más oportunidades para que los directivos preparen a los empleados o recomienden programas de formación que les ayuden a alcanzar sus objetivos.
Ganar tiempo en tareas administrativas y repetitivas
La vida de un directivo puede resultar difícil a veces. Sin embargo, con un sistema de gestión de recursos humanos, las tareas que de otro modo podrían resultar tediosas o fáciles de olvidar son más sencillas. Las solicitudes de permisos de los empleados, las notificaciones de ausencias no planificadas y el progreso de la formación se pueden seguir y registrar utilizando un SIRH. Se pueden utilizar alertas automáticas para recordar al gestor o al empleado que debe completar ciertas tareas siempre que sea necesario.
Todo ello ahorra a los directivos el seguimiento de los empleados para pedirles que completen sus tareas. También significa que la administración de las personas queda reunida en una única ubicación, no hay necesidad de buscar archivos y guardarlos en nuevas ubicaciones. Esto puede facilitar el trabajo de los directivos y darles más tiempo para trabajar con sus empleados, apoyándoles en su desarrollo y entrenándoles para que trabajen de forma más eficiente. El trabajo de un manager se vuelve más satisfactorio y el compromiso de los empleados mejora, ya que los empleados pueden percibir que su manager está interesado en ellos como individuos.
Aumentar la transparencia para fortalecer la cultura de la empresa
Un SIRH puede tener enormes beneficios para la transparencia empresarial, algo que puede fomentar una cultura organizativa positiva y el compromiso de los empleados. Al permitir que una organización publique los planes de negocio, las políticas, las actualizaciones y las notificaciones de forma centralizada, un SIRH ofrece a los empleados un fácil acceso a las últimas versiones de estos archivos.
Esta mayor facilidad de acceso puede ayudar de varias maneras. En primer lugar, muestra a los empleados que la organización no tiene nada que ocultar a sus empleados. También puede reducir la desinformación. En lugar de que los empleados cotilleen y reciban una información errónea, pueden contrastar fácilmente sus datos consultando la política o la actualización correspondiente. Incluso pueden enviar un enlace a sus compañeros de trabajo para reducir las preocupaciones.
Por último, esta mayor transparencia puede ayudar a inspirar a los empleados. Si una organización proporciona acceso a su plan de marketing o desarrollo de productos, puede dar a los empleados la motivación para apoyar estas iniciativas. Incluso puede animar a los empleados más jóvenes a realizar más sesiones de formación y desarrollo para ser considerados como candidatos a futuros roles en estos departamentos.
Apoyar la estrategia de digitalización de una organización
La implementación de un SIRH puede ser un elemento central de la estrategia de digitalización de una organización. La digitalización puede agilizar los procesos en el lugar de trabajo y contribuir al ahorro económico, pero también puede mejorar el compromiso de los empleados.
Al igual que ocurre con otras formas de digitalización, un SIRH puede mejorar la colaboración entre los departamentos y las personas, reforzar la comunicación, capacitar a los directivos y a los empleados y fomentar la mejora del sistema de recompensas y reconocimientos. Estos factores pueden ayudar a aumentar la satisfacción de los empleados, fortalecer las relaciones en el lugar de trabajo y mejorar los resultados de los proyectos, todo ello contribuirá a una cultura empresarial más atractiva.
Conclusión
Como ocurre con muchas iniciativas empresariales, es el elemento humano de un SIRH el que puede tener el impacto más positivo. Al utilizar la tecnología para aumentar la transparencia, ofrecer coherencia y capacitar a los empleados, una organización observará rápidamente los beneficios en términos de compromiso de sus empleados.