Con la amplia variedad de opciones de software de RRHH disponibles, puede resultar difícil establecer prioridades. Los sistemas de seguimiento de solicitantes son uno de esos elementos tecnológicos de RRHH que pueden parecer no esenciales. Al menos, a priori. Esta guía pretende ofrecerle una visión completa de los sistemas de seguimiento de candidatos para que pueda determinar si su empresa se beneficiaría invirtiendo en alguno de ellos.
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¿Qué es un software de reclutamiento - ATS y cómo funciona?
En primer lugar, entendamos qué es un software ATS. También conocido como sistema de gestión del talento y a veces abreviado como "ATS", un sistema de seguimiento de candidatos es un software especializado de RRHH que se utiliza como herramienta de apoyo en el proceso de contratación.
Un ATS funciona almacenando de forma segura la información de los candidatos. Esto permite al empresario acceder fácilmente a la información de los candidatos y elegir a los mejores de ellos para los puestos vacantes.
Sin embargo, un software de reclutamiento es más que una ubicación central para almacenar información sobre los candidatos. Bien utilizado, un ATS puede convertirse en una poderosa herramienta que puede transformar el proceso de contratación de una empresa.
¿Qué hace un software ATS?
Cuando un candidato solicita un puesto de trabajo, añade su información de contacto, experiencia, cualificaciones, CV y carta de presentación en el software. Esta información se transmite a través del sistema de una etapa a otra a medida que el candidato avanza en el proceso de contratación.
La información cargada por el candidato está disponible para que el director de contratación la revise. Un ATS puede utilizarse para examinar la información de un candidato y evaluar si cumple los requisitos necesarios para ser considerado para un puesto.
Además de seleccionar a los candidatos, el sistema de seguimiento de candidatos se utiliza para realizar pruebas rutinarias, como evaluar las competencias lingüísticas o numéricas, organizar entrevistas y verificar la documentación. También puede utilizarse para consultar las referencias y comunicarse con los candidatos.
¿Qué aporta un software ATS a una empresa?
Es cierto que un sistema de seguimiento de candidatos no es estrictamente necesario para las empresas que contratan regularmente a nuevos empleados. Sin embargo, un ATS aporta una ventaja competitiva a una organización, especialmente si se utiliza junto con un enfoque estratégico de la contratación y la gestión del talento.
Un software de reclutamiento aporta mayor orden y organización al proceso de contratación. En lugar de tener la información de los solicitantes almacenada en diferentes ubicaciones a las que acceden varias personas, toda la información de los solicitantes se encuentra de forma segura en una sola ubicación. No solo eso, sino que un ATS puede ayudar a crear un enfoque más coherente para la contratación. Gracias al proceso de selección, solo los candidatos que cumplan los requisitos solicitados pasarán a la siguiente fase. Esto se traduce en un menor margen de error y en una reducción de la posibilidad de avances injustos entre los candidatos existentes.
Un software de reclutamiento también puede mejorar la reputación externa de una empresa, ya que repercutirá en la marca del empleador y hará que la empresa parezca más profesional, organizada y moderna. Esto puede ser atractivo para algunos candidatos potenciales.
¿Cuáles son las ventajas de un software ATS?
Como ya hemos comentado, un software ATS puede aportar mucho a una empresa. Sin embargo, para entender completamente los beneficios de un ATS, es mejor examinar la forma en que este software beneficia a los candidatos y al departamento de RRHH.
Ventajas de un software de reclutamiento para el departamento de RRHH
Agiliza el proceso
Dado que un ATS hace progresar a los candidatos a través del proceso de contratación, reduce la necesidad de que el departamento de RRHH se involucre en la administración básica que conlleva la contratación de nuevos empleados. En lugar de transferir la información de un archivo a otro —lo que lleva tiempo, puede provocar errores y puede suponer un riesgo para la seguridad—, todos los datos se guardan en un software seguro y de fácil acceso. Esto hace que la administración asociada a la contratación sea más fácil, rápida y eficiente.
Aumenta la eficacia de la contratación
Con un software de reclutamiento, no solo se mejora el proceso administrativo, sino que también se mejora el proceso de búsqueda de talento de calidad. Los profesionales de RRHH pueden consultar rápidamente qué canales presentan los mejores candidatos, como las referencias, la publicidad o los consultores de contratación. Esto puede influir en las decisiones futuras para un proceso más eficaz.
Reduce el coste por contratación
Gracias a una mayor eficiencia tanto en la administración como en la búsqueda de talentos, el coste por contratación también se reduce.
Mejora la comunicación interna
Un software ATS permite a todas las partes interesadas consultar fácilmente el estado de cada contratación. En lugar de esperar a recibir actualizaciones por correo electrónico o tener que llamar o enviar un mensaje al responsable de la contratación, los managers que deseen estar informados solo tienen que iniciar sesión en el ATS para consultar su lista de candidatos y conocer sus progresos.
Reduce los errores
Debido a que la información del software de reclutamiento se transfiere automáticamente de una etapa a la siguiente, hay una limitación de posibles errores en la introducción de datos. Esto significa que los datos de los empleados se muestran más limpios si los solicitantes son finalmente contratados.
Fomenta la diversidad
La selección inicial realizada por los sistemas de seguimiento de candidatos excluye el sesgo inconsciente que, de otro modo, podría introducirse en la decisión de contratación. Además, un software de reclutamiento puede utilizarse para segmentar a los solicitantes, lo que ayuda a identificar los grupos de candidatos infrarrepresentados. Esto puede ayudar a una empresa a analizar de dónde proceden esos solicitantes y a tratar de construir una reserva de talento más diversa utilizando métodos que ya han tenido éxito anteriormente.
Mejora la seguridad
La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos son altamente seguros, lo que significa que los datos de los empleados están a salvo de las filtraciones de datos que podrían ocurrir si se almacenasen en un archivo normal de la empresa. Esto reduce el riesgo para la empresa y mejora el atractivo de la organización para los posibles solicitantes.
Mejora la calidad de las contrataciones
Hay dos maneras en las que un ATS puede ayudar a mejorar la calidad de contratación. En primer lugar, la función de selección identifica más fácilmente a los candidatos de alto rendimiento y es más implacable, ya que garantiza que solo los candidatos que cumplan los criterios básicos pueden seguir adelante. En segundo lugar, debido a que el proceso es más rápido y racionalizado, se puede entrevistar y realizar ofertas a los mejores candidatos antes de que acepten otras posiciones. Además, ofrecer un proceso organizado es muy atractivo para los candidatos, que apreciarán la fluidez del proceso de entrevistas.
Asiste en el onboarding de los candidatos seleccionados
Si un candidato tiene éxito, la siguiente etapa será comenzar el onboarding de su nuevo empleado. Los sistemas de seguimiento de candidatos pueden utilizarse para el proceso de incorporación de los empleados. Al contener toda la información del empleado, se pueden utilizar para comunicarse con el empleado, realizar las primeras introducciones e incluso organizar la formación previa al inicio así como las llamadas para las instalaciones necesarias.
Se integra con el software interno de gestión del talento
Al integrar los sistemas de seguimiento de candidatos con el software de gestión del talento, una empresa puede conocer mejor la oferta integral de talentos. No solo se podrán considerar a los candidatos externos potencialmente apropiados para un puesto, sino que también se tendrán en cuenta a los candidatos internos que puedan encajar en los criterios solicitados. Esto puede mejorar la movilidad del talento interno, lo que a su vez fomentará el desarrollo, el compromiso y la retención de los empleados.
Ventajas de un software de reclutamiento para los candidatos
Ahorro de tiempo
La información que una organización pide que los candidatos envíen cuando solicitan un puesto de trabajo suele ser la misma para cada posición. Las personas que solicitan varios puestos en la misma empresa pueden cargar su información personal y luego seleccionar fácilmente los puestos a los que quieren optar.
Una experiencia más satisfactoria
El proceso de solicitud puede resultar frustrante para los candidatos, que a menudo no tienen noticias de la empresa a la que optan durante semanas. Al utilizar un software de reclutamiento, una empresa puede mantenerse en contacto con los candidatos con mayor frecuencia, lo que proporciona una experiencia menos estresante. Incluso tareas como las cartas de rechazo de solicitudes son fáciles de gestionar, para una mejor experiencia integral del candidato.
Mejor visibilidad de una gama más amplia de puestos de trabajo
Gracias a la forma en que los sistemas de seguimiento de candidatos pueden dirigirse a un público más amplio, personas que de otro modo no habrían visto el anuncio de oferta de empleo de una empresa tienen ahora visibilidad. Esto proporciona oportunidades adicionales y puede mejorar la diversidad.
La información de los candidatos se almacena para futuras oportunidades
Si un candidato no tiene éxito en el puesto para el que se presentó, pero sigue teniendo un talento y un potencial aprovechables, es fácil almacenar su información en el software ATS para futuras ofertas de trabajo. Al añadir a los candidatos a una reserva de talento reconocida, se mejora una vez más la experiencia del candidato y se aumentan sus posibilidades de conseguir un puesto en su empresa, aunque no sea el que solicitó inicialmente.
¿Por qué es esencial un software de reclutamiento para empresas de todos los tamaños?
Aunque los sistemas de seguimiento de candidatos han sido utilizados por grandes organizaciones durante muchos años, los nuevos sistemas basados en la nube permiten que las pequeñas y medianas empresas también pueden beneficiarse de ellos. La inversión en software basado en la nube es mucho menor que la de los sistemas locales y suele estar vinculada al tamaño de la empresa, lo que la convierte en una opción asequible para todas las empresas.
En pocas palabras, un software de reclutamiento puede potenciar el proceso de contratación de una empresa, independientemente de su tamaño. Las grandes empresas consiguen garantizar un proceso de contratación eficaz para asegurar una productividad óptima, mientras que las pymes pueden impulsar su crecimiento con candidatos de calidad y un proceso de contratación que no reste tiempo a la empresa.
En resumen, invertir en un software ATS puede suponer una enorme diferencia en la calidad de sus nuevas contrataciones y reducir la presión sobre sus empleados actuales. Gracias a las opciones flexibles basadas en la nube que están disponibles en la actualidad, un ATS es más asequible de lo que podría pensar, suponiendo una inversión que repercutirá en su éxito futuro.