Un salarié qui se déplace pour le compte de son entreprise doit être indemnisé. Que ce soit pour rejoindre son lieu de travail quotidien ou pour des missions ponctuelles, le salarié doit recevoir une indemnité de transport et déplacement qui n’a rien à voir avec son salaire mensuel. Quelles sont les différentes indemnités reconnues et dans quel cas l’employeur n’est pas tenu de donner une indemnité ?
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Comment reconnaitre une indemnité de transport et de déplacement en entreprise ?
Pour reconnaitre une indemnité de déplacement, il faut se référer au code général des impôts. On y trouve la liste de toutes les indemnités ainsi que la caractéristique de chaque indemnité. Le plafond est aussi fixé pour chaque type d’indemnité ainsi que les conditions et la nature pour justifier l’octroi des indemnités.
Quelles sont les différentes indemnités de déplacement et de transport reconnues au Maroc ?
Pour définir les différentes indemnités de déplacement et de transport, la CGI les classe en 5 grands groupes à savoir l’indemnité de déplacement et de frais de déplacement, l’indemnité kilométrique, l’indemnité de transport du domicile vers le lieu de travail, la voiture de fonction ou de service et la prime de tournée.
Indemnités de déplacement et de frais de déplacement : Cette indemnité concerne tous les salariés qui doivent se rendre à un lieu de travail autre que le lieu habituel. C’est une indemnité qui est aussi accordée si le nouveau lieu de travail se situe en dehors du périmètre urbain. L’indemnité prend en compte non seulement le transport, mais aussi les frais de nourriture et de logement en cas de besoin.
L’octroi de l’indemnité peut se faire sur base forfaitaire, avec une somme qui est donnée au salarié pour tous ses déplacements au courant du mois. Ainsi, dans le cas où ses dépenses réelles sont supérieures au forfait qu’il a reçu, le salarié peut toujours se faire rembourser en présentant le reçu des sommes excédentaires. Toutefois tout déplacement au compte de l’entreprise doit se faire sur présentation d’un ordre de mission. L’ordre de mission aura pour but de justifier tous les déplacements. Un autre moyen pour percevoir cette indemnité est de présenter tous les justificatifs (factures, reçu, notes de frais, etc).
L’indemnité de déplacement est évaluée de différentes manières. Les frais de transport par exemple sont calculés en se basant sur l’indemnité kilométrique si le salarié a son propre véhicule qu’il met au service de l’entreprise. Si ce dernier doit prendre le transport commun, l’indemnité est basée sur les tarifs du transport public.
L’indemnité est aussi accordée sur une base forfaitaire quand le salarié effectue des déplacements professionnels réguliers. En plus, le poste du salarié doit nécessiter des déplacements (pour un poste d’agent commercial terrain par exemple). Le plafond de cette indemnité forfaitaire est de 5000 dhs.
L’indemnité kilométrique : Cette indemnité concerne tous les salariés qui se servent de leur propre voiture pour exercer les fonctions professionnelles. Le salarié peut se servir de sa voiture pour aller sur des chantiers ou pour transporter du matériel qui appartient à l’entreprise. Dans de telles circonstances, l’entreprise paie une indemnité fixée à 3 dhs par kilomètre peu importe la puissance du véhicule. L’indemnité kilométrique est utile pour couvrir tous les frais d’entretien du véhicule ainsi que le carburant, les taxes et la dépréciation du véhicule.
Pour que ce type d’indemnité soit valide au regard de la CGI, il faut que les déplacements du salarié aient pour départ l’adresse principale de l’entreprise. Pour bénéficier du remboursement, il faut aussi que le véhicule appartienne au salarié et que ce dernier ait tous les justificatifs en ce qui concerne la date de son déplacement, le nombre de kilomètres effectués, le trajet parcouru ainsi que le lieu de destination et l’objet de son déplacement. Certaines de ces informations peuvent être décrites dans un ordre de mission.
L’indemnité de transport du domicile vers le lieu de travail : Cette indemnité est allouée aux salariés pour leurs déplacements urbains quotidiens. Actuellement, le montant de cette indemnité est fixé à 500 Dhs par mois pour les déplacements dans le périmètre urbain. Pour les trajets hors périmètre urbain, le montant s'élève à 750 Dhs par mois. Ainsi, les salariés qui résident au même endroit que le lieu de travail ne peuvent pas bénéficier de cette indemnité. Il y va de même pour les salariés qui bénéficient de transport assuré par l’employeur ou les employés qui disposent de voiture de fonction.
La voiture de fonction ou de service : En général, le véhicule de fonction est proposé aux cadres dirigeants afin de faciliter leurs déplacements pour se rendre au travail ou lors de leurs missions. Même si le véhicule est le plus souvent ramené par le salarié à son domicile, le principe voudrait que le véhicule soit ramené au lieu du travail à la fin de chaque journée.
Il faut noter que les frais de ces véhicules de fonction reviennent entièrement au compte de l’employeur. Ce dernier doit proposer cet avantage à juste titre à tous les salariés sans discrimination. Il faut seulement s’assurer que l’employé ait la position hiérarchique adéquate : cadres dirigeants, président directeur général, directeur général, directeur d'un département, etc. Les salariés bénéficiaires doivent assurer des fonctions effectives et avoir des pouvoirs décisionnels au sein de l’entreprise.
De même, les commerciaux, les agents terrain ou les apporteurs d’affaires peuvent aussi en bénéficier, surtout si leur poste nécessite des déplacements constants.
La prime de tournée : Comme son nom l’indique, cette prime permet d’effectuer plusieurs tournées ou déplacements pour le compte de l’entreprise. Le plafond prévu par la CGI est de 1500 dh/ mois. Il faut noter que cette prime n’a rien à voir avec la prime de rendement que le commercial perçoit lorsqu’il atteint le chiffre d’affaires qui lui a été demandé.
Lors des contrôles des services de la CGI, l’employeur peut justifier cette sortie en prouvant que les bénéficiaires sont appelés à se déplacer plusieurs fois par jour ou plusieurs fois par semaine pour des visites chez des clients, des partenaires ou des fournisseurs.