En entreprise, il peut arriver que le salarié soit emmené à effectuer des dépenses au nom de l’entreprise. A la fin de chaque mois, il revient au salarié de faire le point de toutes ses dépenses à son employeur afin d’être remboursé. C’est l’ensemble de cette synthétisation qui est connu sous le nom de notes de frais. Quels sont les caractéristiques des notes de frais et comment s’en occuper en entreprise ? Cet article vous fait le point.
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Qu’appelle-t-on note de frais ?
Les notes de frais sont des dépenses qu’un salarié engage pour le compte de l’entreprise dans l’exercice de ses fonctions. La note de frais peut concerner l’activité en elle-même ou des dépenses annexes liées à l’activité telles que le déplacement du salarié et des rendez-vous d’affaires. Toutefois, le remboursement de toutes ses dépenses ne se fait par simple présentation de reçu. Au contraire le salarié doit préparer des documents pour permettre à l’employeur de tracer et de justifier toutes les dépenses engagées.
Quelles peuvent être les composantes d’une note de frais ?
Les dépenses que le salarié effectue dans l’exercice de ses fonctions peuvent être de diverses natures. Il peut s’agir d’une utilisation de voiture personnelle pour des courses au nom de l’entreprise. Dans ce cas, le salarié peut se faire rembourser le prix du carburant ou le paiement des différents postes de péage. Les salariés peuvent aussi faire valoir des tickets de transport s’ils utilisent des transports en commun lors de missions exigées par l’entreprise. Ils peuvent ainsi se faire rembourser des billets d’avions ou des tickets de train.
Dans certains cas, il peut arriver que le salarié soit dans l’obligation de passer la nuit à l’hôtel ou de se déplacer en dehors de son lieu de domicile. Dans ce cas aussi, la note de frais peut couvrir les frais d’hôtel et/ou de restauration durant tout le séjour de l’employé pour la mission. De même, les commerciaux peuvent également se faire rembourser des factures au restaurant s’ils ont invité des clients pour des échanges au compte de l’entreprise. Enfin, une note de frais peut également être l’achat de moyens permettant d’effectuer convenablement le travail exigé (vêtement, matériel de travail, etc).
En bref, les notes de frais concernent toutes les dépenses que le salarié a effectuées au profit de l’entreprise.
Comment se faire rembourser des notes de frais ?
Pour permettre à l’entreprise d’avoir une bonne traçabilité de tous les flux de trésorerie, le remboursement des notes de frais doit se faire en suivant un processus bien précis. En général, les entreprises utilisent 3 méthodes pour le remboursement des notes de frais à leurs employés.
Le moyen le plus connu est le remboursement sur présentation de justificatifs réels. Dans ce cas, le salarié doit présenter les reçus et toutes les factures des dépenses qu’il a effectuées pour le compte de l’entreprise. Il ne suffit pas de mentionner tous les montants sur une feuille de synthèse. En plus de cela, il faut rajouter des pièces justificatives. L’inconvénient avec ce système est que l’employé doit conserver toutes les factures. Et, dans le cas où il perd une facture, cette note de frais peut ne pas être remboursée pour manque de pièce justificative.
Une autre méthode pour le remboursement est que l’entreprise peut verser un montant forfaitaire mensuel à son salarié. Ainsi, le salarié peut effectuer ses dépenses, et n’aura qu’à présenter en fin du mois une note de frais avec un montant fixe. L’avantage de cette méthode est qu’elle permet au salarié de ne pas utiliser ses fonds propres.
L’employeur peut aussi décider de mettre un forfait sur le bulletin de paie du salarié. Le salarié pourra ainsi effectuer les dépenses sans avoir à faire intervenir ses propres fonds.
Comment sont traitées les notes de frais en matière d’impôts ?
L’article 57-1 du CGI permet de déduire les notes de frais de l’impôt sur le revenu salarial. Ainsi, les notes de frais sont exonérées. Toutefois, cette exonération ne concerne pas les titulaires de revenus salariaux qui bénéficient déjà d’une déduction des frais qui rentrent dans le cadre de leur fonction.
En cas de contrôle fiscal, l’administration peut rejeter les indemnités qui n’ont pas été utilisés à leur juste titre. Tout employeur est tenu de faire correspondre toutes les indemnités à des frais réels.
Comment une entreprise peut-elle attribuer les indemnités à un salarié ?
Un employeur peut décider d’attribuer les indemnités sur justification. Pour que ce process soit légal, la note de frais doit comporter la nature des frais, la période à laquelle ils se rapportent, l’ordre de mission écrit délivré au salarié, les montants et les pièces (factures, notes, bons, …), ou encore que l’état de décompte lui-même (bulletin, mandat, pièce de caisse …).
Toutefois, si l’entreprise assure que le montant est donné mensuellement sur base d’un forfait, les dépenses du salarié doivent être régulières. Ce caractère régulier doit être assez pertinent pour soutenir les sorties de caisses en fonction du poste et des missions du salarié. La justification des notes de frais va concerner la durée des situations motivant les frais spéciaux, les critères retenus pour leur attribution ou encore la nature des frais.
Les notes de frais sont-elles déductibles dans le calcul de l’IS ?
Dans certains cas, les notes de frais peuvent être exonérées de l’IS. Toutefois, il faut pour cela que la note de frais remplit deux conditions principales. D’une part les frais déboursés doivent exclusivement être pour le compte de l’activité et non pour le compte de la personne du salarié. D’autre part, le montant déboursé doit être proportionnel à l’activité et non abusif. Selon la circulaire 717 du code général des impôts, les dépenses déductibles sont toutes les dépenses liées au transport des administrateurs, des gérants (associés) ainsi que le transport du personnel. Les frais de voyage et déplacement et les frais de missions et réceptions sont aussi déductible.
Selon la circulaire, pour bénéficier d’un quelconque remboursement, il faut justifier de l’engagement dans l’intérêt de la société et prouver la nature ou l’importance de l’exploitation.