Les notes de frais correspondent aux documents qui regroupent toutes les dépenses liées aux dépenses que le salarié a effectuées pour le compte de l’entreprise. Ce document de synthèse permet à l’employeur de garder une trace de tous les flux de trésorerie et sert aussi à justifier les dépenses effectuées par le salarié. Toutefois, pour que les notes de frais soient valables au regard de la loi, il faut que les dépenses effectuées concernent des secteurs bien précis et que les déductions fiscales se fassent dans les délais. Cet article vous donne un point détaillé à ce sujet.
[Sommaire]
Qu’est-ce qui concerne les notes de frais ?
Un salarié peut être emmené à effectuer des dépenses pour le compte de son employeur. Toutefois, pour que les dépenses soient légales au regard de la loi, les dépenses doivent concerner les frais de transport pour assurer des missions, des dépenses liées au kilométrage, au péage, aux frais d’hôtel et d’hébergement ou encore les dépenses de restauration et d’achat de matériel.
Une fois que les dépenses sont synthétisées sur la note de frais, le salarié doit suivre un processus bien précis pour être remboursé. Chaque entreprise a la liberté de décider de la procédure à suivre pour être remboursée des notes de frais. Le remboursement des notes de frais doit être fait de manière cohérente avec les règles établies par les autorités fiscales de sorte que l’entreprise ne soit soumise à des amendes.
Quel est le traitement fiscal en ce qui concerne les notes de frais au Maroc ?
Avant toute chose, il faut savoir que les notes de frais sont déduites de l’impôt sur le revenu que doit payer le salarié. En effet, l’article 571 du code général des impôts (CGI) stipule que tous les frais déboursés pour le compte de l’entreprise sont exonérés en ce qui concerne l’IR. Cette exonération concerne les notes de frais qui sont accordées sur une base forfaitaire ou les notes de frais qui font l’objet de justificatif. Plus encore, les notes de frais payés par l’employeur sont déductibles de l’IS sous certaines conditions.
L’exonération a lieu lorsque les dépenses sont directement engendrées par le salarié dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Il est important de bien mentionner les raisons des dépenses, car cela permet à la fois de déduire le montant de l’impôt sur le revenu et de favoriser donc une meilleure rémunération au salarié.
Un remboursement de notes de frais qui ne respecte pas la procédure fixée par les autorités peut faire l’objet de sanction en cas de contrôle fiscal. Au Maroc, l’administration a le droit de rejeter une indemnité et de refuser son exonération si celle-ci correspond à une autre dépense et non une dépense pour le compte de l’entreprise.
Quels sont les cas de rejet que l’administration fiscale peut effectuer ?
L’administration fiscale peut rejeter une indemnité de note de frais si les dépenses effectuées par le salarié ne correspondent pas à la nature de son poste. Par exemple, un agent designer n’aura pas besoin d’effectuer un quelconque déplacement pour une mission commerciale.
L’administration fiscale peut également rejeter l’indemnité s’il n’y a pas de relation entre les frais déboursés par le salarié et le montant que l’entreprise lui a remboursé. En bref, que le remboursement se fasse sur base d’un forfait ou en présentant des justificatifs, le salarié doit effectuer des frais réels, des frais qui correspondent à ses missions et à aux tâches qui lui sont confiées.
Pour éviter de tomber en faute contre les autorités fiscales, l’employeur doit avoir une procédure de remboursement bien précise. Ainsi, le remboursement des notes de frais ne peut se faire que par les deux moyens cités ci-dessous.
Quelles sont les méthodes de remboursement que l’employeur est autorisé à utiliser ?
La première méthode est le remboursement sur présentation de justificatif. La note de frais va synthétiser les montants des dépenses ainsi que les preuves d’achats et/ou de dépenses (factures, reçu), l’ordre de mission de l’employeur dans le cas d’un déplacement, la période à laquelle la dépense a eu lieu ainsi que la nature des frais.
La deuxième méthode consiste à donner un forfait au salarié pour effectuer ses dépenses. Le forfait doit répondre à un besoin régulier imposé par le poste du salarié bénéficiaire.
À quel moment la déduction fiscale est-elle possible ?
La déduction fiscale en termes d’IR est possible lorsque les éléments précités sont respectés pour justifier les flux de trésorerie. En plus, la note de frais peut aussi bénéficier de la déduction de l’IS s’il s’avère que les frais engagés concernent bien un besoin au sein de l’entreprise. En plus, il ne faut pas que le montant des notes de frais soit excessivement élevé.
Selon la circulaire 717 du code général des impôts, les frais de voyage et de déplacement ainsi que les frais de missions sont déductibles si le salarié et l’entreprise arrivent à justifier la nature ou l’importance du déplacement ou l’intérêt que l’entreprise en tire.