استقبال الموظف الجديد (Onboarding): ما هي أكبر 10 تحديات؟

اشترك في رسائلنا الإخبارية

استقبال الموظف الجديد (Onboarding): ما هي أكبر 10 تحديات؟

 

عند قبول مرشحك واستعداده للانضمام إلى شركتك، ما هي الخطوة التالية؟ الشركات الذكية تستخدم عملية الاستقبال لجلب موظفين جدد بسرعة. تابع القراءة لمعرفة سبب أهمية الاستقبال الجيد لاستقبال الموظف الجديد وكيفية التعامل مع بعض أكبر التحديات خلال هذه العملية الأساسية.

 

لماذا يعتبر استقبال الموظف الجديد مهما جدا للشركة؟

 

أكثر من مجرد تعريف، استقبال الموظف الجديد هو جزء مهم من دورة حياته داخل الشركة. فهو يؤكد اختيار الموظف للانضمام إلى شركتك وهو جزء مهم من تجربة الموظف. يدل على ثقافة شركتك ويساعدهم على الشعور كما لو كانوا جزءا من الفريق، حتى قبل انضمامهم رسميا.

الأهم، عملية الاستقبال ترفع مؤشرات الاحتفاظ بالجدد. مع الدراسات التي تبين أن دوران الموظفين يمكن أن يصل إلى 50٪ في الأشهر ال 18 الأولى من العمل، فمن الواضح أن الاستقبال الفعال هو أداة أساسية للنجاح الشركة.

 

كيف تؤثر عملية استقبال الموظف الجديد على أداء الموظفين؟

 

تبين البحوث أن الموظف قد يستغرق ما يصل إلى سنتين للوصول إلى الإنتاجية الكاملة. هل تستطيع شركتك تحمل ذلك؟ عملية الاستقبال الناجحة تخفض مقدار الوقت الذي يستغرقه الموظف للوصول إلى الإنتاجية وذلك لأن:

  • استقبال الموظف الجديد يساعد على بناء علاقات مهمة بسرعة أكبر. وهذا يحسن العمل الجماعي ونقل المعرفة بين الموظفين.
  • يضمن الاستقبال الجيد للموظفين الجدد تعلم التكنولوجيا والعمليات الرئيسية، مما يمكنهم من أن يكونوا أكثر إنتاجية بسرعة أكبر.
  • عملية ادماج قوية تعني أن الموظف فهم المطلوب منه. وبهذه الطريقة يمكنهم البدء في العمل من أجل تحقيق أهدافهم دون انتظار أن يطلب منهم ذلك.
  • ومن الواضح أن عملية الاستقبال المقننة بشكل جيد تخبر الموظف بمعايير ثقافة الشركة والتوقعات. مما يسمح للموظفين بالاستقرار وفهم كيفية التصرف. وهذا يساعدهم على الشعور بالراحة في المساهمة بسرعة أكبر.

 

10 من أكبر تحديات استقبال الموظف الجديد وكيفية التغلب عليها

 

وبدون دعم، يمكن أن يبدو الاستقبال وكأنه حقل ألغام. فيما يلي بعض من أكبر التحديات التي يواجهها المسؤولون عند إشراك مبتدئين جدد وكيفية التعامل مع هذه المشاكل.

 

الترحيب بموظفك الجديد.

في "الأيام الخوالي" الترحيب بموظفك الجديد يعني تحيتهم في مكتب الاستقبال ومن ثم عرضهم على مكتبهم حيث يمكنهم بعد ذلك أن يتوقعوا أن يتم تقديمهم إلى بقية فريقهم. ولكن من الأفضل أن تبدأ عملية الاستقبال قبل اليوم الأول للموظف. وبهذه الطريقة، بدلا من أعصاب اليوم الأول، يشعر المبتدئون الجدد بالحماس الحقيقي لبدء وظائفهم الجديدة. الطرق التي يمكنك من خلالها الترحيب بالموظف الجديد بشكل أكثر فعالية تتمثل في توفير مجموعة أدوات خاصة بالموظفين الجدد في الأيام التي تسبق بدء وظائفهم الجديدة أو إرسال بطاقة "تهنئة" أو هدية لهم، مما يساعد على الاحتفال بوصولهم داخل فريقك.

 

اكتشاف مكان العمل الجديد.

بدلا من مجرد إعطاء المبتدئين الجدد الخريطة ونتوقع منهم التنقل في مكان العمل وحدهم، مساعدة المبتدئين الجدد للتعرف على مكان عملهم يمنحهم بداية الشعور بالراحة والتخلص من "الموظف الجديد" أو "فتاة جديدة". يمكن إنشاء فيلم عن مكان عملك لإضافتها ضمن طقم الموظف الجديد أو منحهم جولة في المبنى كجزء من التعريف بهم. من خلال اضافة القصص في جولتك أو الفيديو، يمكنك البدء في تأسيس ثقافة الشركة ومساعدة المبتدئين الجدد على فهم مكان عملك بسرعة أكبر.

 

لقاء فريق العمل

لقاء زملاء العمل هو صفقة كبيرة، وربما يبدو ساحقا لبعض المبتدئين الجدد. مرة أخرى، اضافة صور وأسماء جهات الاتصال الرئيسية في حزمة البداية الجديدة يمكن أن تساعد حقا في ذلك. لمسة أخرى أنيقة هي وضع video bios في موقع مركزي – ربما باستخدام برامج الموارد البشرية – حتى يتمكن للمبتدئين من الشعور بشخصية كل موظف. إذا كان لدى الموظفين محطات عمل دائمة، فإن تضمين لوحات الأسماء هو طريقة سهلة لمساعدة المبتدئين الجدد على التعرف على الجميع.

وكجزء من ذلك، قد يكون من الضروري قيادة الموظفين الذين فاتتهم الترقية إلى المهمة التي أخدها الموظف الجديد. هذا هو جزء مهم من عملية الانتساب وسيساعد على ضمان بداية جديدة لا على ترحيب بارد.

 

فهم ثقافتك

قد يفهم المبتدئون الجدد قليلا عن ثقافة شركتك من خلال عملية المقابلة ومما سمعوه من الموظفين الآخرين. ولكن عملية الاستقبال الخاصة بك توفر فرصة لا مثيل لها لتوصيل قيمك ورسالتك وأهدافك الثقافية. قد لا تكون جلسة "الثقافة" المنفصلة ضرورية دائما. بدلا من ذلك، تأكد من انعكاس ثقافتك في كل جزء من اتصالاتك - بدءا من حزم الاستقبال إلى الاجتماعات التي يعقدها المبتدئون الجدد مع أصدقائهم.

 

توقعات عالية

قد يكون لدى العديد من الموظفين، وخاصة أولئك الأصغر سنا، توقعات كبيرة من مكان عملهم الجديد. هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه الاستقبال المنظم في إدارة التوقعات للحد من النزاعات المحتملة وخيبة الأمل. أن تكون في توقعاتك من موظفيك واضح يمكن أن تساعد في بعض الأحيان كما يمكن لحصة صدق مع الموظفين على مستويات مماثلة في الشركة لموظفك الجديد. وهنا، يمكن للمبتدئين الجدد طرح أسئلة صريحة يجيب عليها نظراؤهم  للحصول على توقعات أكثر واقعية.

 

Onboarding

 

التحديات التي تواجه التعاون بين الإدارات

قد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين استقرار الموظف في فريقه الجديد والتعرف على الفرق الأخرى أيضا. طريقة واحدة للقيام بذلك هو تعيين بداية مع رفيق من قسم آخر. بهذه الطريقة يبدأ موظفك الجديد بمعرفة المزيد من الناس من جميع أنحاء المؤسسة، ويمكن البدء في بناء علاقات مهمة من شأنها أن تغذي النجاح في المستقبل.

 

التصرف بشكل قانوني

بالنسبة للموظفين الذين ينضمون إلى مصنع جديد أو يعملون في دولة أو بلد جديد، قد تكون هناك اختلافات في الجوانب القانونية لممارسة الأعمال. لمنع الأنشطة غير المشروعة والعقوبات المرتبطة بها من المهم تدريب مبتدئين جدد في أسرع وقت ممكن. ويمكن القيام ببعض من هذا قبل الانضمام أو في يوم خاص بالاستقبال. نظام إدارة التعلم LMS سيكون أداة ممتازة للمساعدة في ذلك.

 

الشعور بالعزلة

قد يكون من الصعب على المبتدئين الجدد العثور على شخص يعرفون أنه سيكون قادرا على المساعدة أو الاستماع إلى المشاكل. يمكن أن يساعد توفير أرقام الاتصال للموظفين الجدد على تسهيل تجربة الاستقبال. هذا لا يحتاج إلى شخص واحد. قد يكون مسؤول المكتب أفضل شخص للمساعدة في الدعم العملي، في حين أن الموظف الجديد قد يكون الدعم المثالي لمشاركة الأفكار. لا تفترض أن المسؤول كاف – قد يشعر بعض الموظفين بأنهم يمنعون من طرح أسئلتهم على المسؤول خوفا من الظهور بمظهر غير كاف.

 

معرفة ما هو متوقع

إن تزويد الموظفين الجدد بتوقعات واضحة يساعدهم على فهم ما هو منتظر منهم. ويشمل ذلك رؤية الشركة والمعايير الثقافية والأهداف الفردية. هذا يشمل رؤية الشركة، مقاييس الثقافة والأهداف الفردية. وهذا يوفر للموظفين إرشادات مستمرة حول ما هو متوقع منهم.

 

فهم سياسة الشركة

تمكين المبتدئين الجدد من الوصول بسهولة إلى جميع سياسات الموارد البشرية كجزء من حزمة الترحيب بهم. وهناك لمسة ألطف هي أن يقوم شريكهم في الموارد البشرية بإجراء مكالمة قبل موعد البدء بقليل للتأكد من فهمهم لأبرز ملامح سياسة الشركة مثل قانون الملابس وساعات العمل والفوائد الرئيسية. وبهذه الطريقة لن يفهم الموظفون السياسات بسرعة أكبر فحسب، بل سيشعرون أيضا بمزيد من التكامل بسبب التفاعل الإضافي.

 

استقبال الموظف الجديد الناجح

 

لا يحدث الاستقبال الناجح عن طريق الصدفة. ثلاثة إجراءات رئيسية لضمان نجاح برنامجك هي:

  1. إنشاء عملية ادماج رسمية لجميع مسؤولي الموارد البشرية والمسؤولين الاخرين لمتابعتها.
  2. ترشيح مسؤول مخصص لدعم المسؤولين وأعضاء فريقهم الجدد.
  3. استخدام تكنولوجيا الموارد البشرية المتخصصة للحد من العبء الإداري للإدماج.

 

كيف يمكنك معرفة ما إذا كانت عملية استقبال الموظف الجديد ناجحة؟

 

مراقبة نجاح برنامج التدريب أمر ضروري لضمان نجاح الموظفين الجدد وأن استثمارك في الموظف يتم إنفاقه بشكل جيد. لهذا السبب، من المهم استخدام مجموعة متنوعة من مصادر المعلومات لتقييم نجاح برنامج الاستقبال الخاص بك:

  • اطلب من الموظفين ملاحظاتهم على إدماجهم. استخدم استبيانا بسيطا عبر الإنترنت لجمع مدخلاتها بعد 3 و6 و12 شهرا لفهم كيف كانت العملية من جانبهم.
  • راجع مؤشرات الأداء الرئيسية الجديدة مثل معدل الاحتفاظ بالموظفين والغياب والفعالية. وهذا سوف يعطيك مؤشرا أوسع لنجاح البرنامج الخاص بك.
  • راجع المراحل التي اكتملت من قبل المبتدئين الجدد. هل يكملون جميع المراحل في البرنامج؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فمن المهم أن نتعمق في أسباب ذلك.
  • تقييم أداء المبتدئين الجدد لفهم إنتاجيتهم. هل هم على الخط مع التوقعات أم متأخرين؟
  • اطلب من المسؤولين إبداء ملاحظاتهم. المسؤولين هم أطراف حاسمون في عملية الاستقبال. من المهم الحصول على مدخلاتهم حول نجاح البرنامج وفهم ما إذا كان لديهم ردود فعل يمكن أن تحسن العملية.

 

ماذا يحدث إذا لم تقم بعملية استقبال الموظف الجديد على أحسن ما يرام؟

 

وبدون عملية ادماج متطورة، يمكن للشركات أن تتوقع أن ترى اتساقا أقل في نجاح المبتدئين الجدد بسبب التنوع في الخبرات الفردية في الانضمام إلى الشركة. قد يكون بعض الموظفين على ما يرام، في حين أن البعض الآخر لا. بشكل عام، فإنه يقلل من فرص الأداء الجيد من جميع الموظفين وقد يؤدي إلى تطوير ثقافة الشركة بطريقة لا تتماشى مع أهدافك.

عواقب أخرى مثل الانتهاكات المحتملة لسياسة الشركة أو النشاط غير القانوني يمكن أن يعرض سمعة شركتك وبقائها للخطر.

 

في الختام

 

على الرغم من أنه يتم تجاهلها غالبا، فإن عملية الاستقبال هي عنصر حاسم في ضمان نجاح الموظف والشركة. مع التخطيط والأدوات المناسبة، يمكن أن يصبح الاستقبال أداة قوية في خلق ثقافة متسقة وتجربة موظف قوية.

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

هل سبق و قمت بعملية استقبال الموظفين من قبل؟

قم بالتحضير لعملية استقبال الموظفين الجدد
كاملة ورسمية مع MintHR !

اكتشف الخطوات مع MintHR