برنامج ادارة الحضور والغياب: كيف يمكن له أن يساعد في نجاح شركتك ؟

اشترك في رسائلنا الإخبارية

برنامج ادارة الحضور والغياب: كيف يمكن له أن يساعد في نجاح شركتك ؟

 

هل يمكن أن يكون برنامج ادارة الحضور والغياب هو سر نجاح الشركة؟ تحتاج الشركات التي تسعى للنمو إلى فريق موثوق به و معرفة لمن هو متاح ومتى. وبدون فهم مدى التوافر وما يبدو عليه الفريق أو الإدارة أو الموقع، ستعاني الشركة بسرعة .

يؤدي سوء إدارة الغياب بسرعة إلى انخفاض الإنتاجية وعدم رضا العملاء. كما أنه يؤثر سلبا على تجربة الموظف. إذا كان هناك جزء فقط من فريقك حاضر، فإن الحاضرين يتعاملون مع ضغط إضافي. وحتى لو لم يشعروا بالاستياء تجاه زملائهم الغائبين، فإنهم سرعان ما يصبحون منهكين أو متوترين. النتيجة فريق أقل إنتاجية، غير صحي وغير سعيد. إنه محرك مهم وراء ثقافة الشركة الضعيفة.

وجود سلسلة من سياسات الغياب القوية التي تغطي الإجازة، والغياب المخطط له مثل إجازة الأمومة، والإجازات المرضية غير المخطط لها، والغياب غير المأذون به، يساعد المديرين على التحكم في فرقهم. ومن خلال منح المديرين والموظفين إمكانية الوصول إلى برامج إدارة الغياب، تسهل المؤسسة دعم هذه السياسات وتعزيزها.

 

[Sommaire]

 

ما هو برنامج ادارة الحضور والغياب وكيف يعمل؟

 

برنامج ادارة الحضور والغياب هو برنامج الموارد البشرية المتخصص الذي يتيح للشركات تتبع وإدارة حالات غياب الموظفين. بالإضافة إلى المساعدة في تخطيط القوى العاملة، فإنه يساعد على تحديد أنماط الغياب، مما يمنح المهنيين في مجال الموارد البشرية الفرصة للحد من التغيب.

هناك مجموعة من برامج إدارة الغياب، وهي تعمل جميعا بشكل مختلف قليلا. ومع ذلك، معظم برامج إدارة الغياب:

  • تسمح للموظفين بتقديم طلبات الإجازات للمديرين للموافقة عليها
  • تسمح للموظفين ومديريهم بتقديم إشعارات الإجازات غير المخطط لها، مثل الإجازات المرضية أو إجازة خاصة
  • توفير مجموعة متنوعة من خيارات الإجازات
  • تسمح للمديرين وفرقهم بعرض جميع حالات الغياب المخطط لها في وقت واحد، لدعم تخطيط القوى العاملة وطلبات الإجازات في اللحظة الأخيرة
  • تسمح للمديرين والمتخصصين في الموارد البشرية بعرض أنماط الغياب في جميع أنحاء الأعمال
  • إعطاء المديرين ومهني الموارد البشرية رؤية للموظفين الذين لم يأخذوا استحقاق إجازتهم.

فمن الممكن أن تفعل كل هذه الأشياء دون برامج إدارة الغياب. أدار مديرو الموارد البشرية بشكل فعال حالات الغياب بدون تكنولوجيا مخصصة لسنوات. من جداول البيانات إلى اليوميات ومخططات الحائط، يمكن التعامل مع إدارة الغياب بأساليب منخفضة الفعالية طالما أن الشركة لديها الموارد والالتزام للقيام بذلك.

ومع ذلك، غالبًا ما تحدث المشكلات عند استخدام نهج منخفض التقنية لإدارة الغياب. المشكلة الرئيسية هي عدم الاتساق بسبب الاختلافات الفردية في أسلوب الإدارة. هناك مشكلة أخرى وهي أن تتبع حالات الغياب وطلبات المغادرة يدويًا يستغرق وقتًا طويلاً للمديرين وفريق الموارد البشرية. يمكن استخدام ساعات العمل في المؤسسة بشكل أفضل في المهام ذات القيمة المضافة المتوافقة مع الأهداف الإستراتيجية.

 

كيف يمكن لبرنامج ادارة الحضور والغياب أن يفيد الشركة؟

 

برامج إدارة الغياب هي أداة فريدة في دعم سياسات الغياب في المؤسسة. يأخذ الموظفون إجازتهم مهما تعددت الأسباب، وتطور إدارة الموارد البشرية سياسات لتعكس ذلك. ومع ذلك، من الضروري أن تكون الشركة قادرة على تتبع وفهم غياب الموظفين. وبهذه الطريقة، يمكن أن يفيد برنامج ادارة الحضور والغياب الشركة من خلال تعزيز إدارة الغياب الداخلي ودعم إدارة الغياب المنظم.

 

تعزيز إدارة الغياب الداخلي

يساعد استخدام برنامج إدارة الغياب في تسهيل إدارة الغياب الداخلي لمتخصصي الموارد البشرية. من السهل على الموظفين تقديم طلبات الإجازة وطلب الإجازة القانونية وتسجيل الغياب غير المصرح به. كما يُعلم الموظفين بعملية حجز الغياب، ويتيح لهم معرفة مقدار الإجازات المعلقة لديهم ويمنعهم من حجز الإجازة خلال فترات الذروة. تساعد هذه الميزات الصغيرة أيضًا في تسهيل إدارة الغياب على المديرين. سيكون لديهم عدد أقل من الموظفين الذين يطلبون إجازة لا يمكن الموافقة عليها وسيكونون قادرين على معرفة عدد الموظفين الذين سيغادرون في أي وقت، مما يمنحهم الفرصة لإدارة إنتاجية الفريق بشكل أفضل.

 

دعم الإدارة المنظمة للتغيبات

يساعد برنامج ادارة الحضور والغياب على دعم نهج منظم لإدارة الغياب من خلال تعزيز السياسات التي وضعتها الموارد البشرية. باستخدام برامج إدارة الغياب، لم يعد العبء يقع على عاتق المدير أو فريق الموارد البشرية لتسجيل حالات الغياب. وهذا يزيل عبء تسجيل حالات الغياب عن المديرين ويضمن تحسين الامتثال وحفظ السجلات.

 

absence management software

 

ما هو تأثير برنامج ادارة الحضور والغياب على رفاهية الموظفين؟

 

إذا كنت ترغب في تقليل حالات غياب الموظفين، فستحتاج إلى تحسين رفاهية الموظف. يترتب على ذلك أيضًا أنه إذا كنت ترغب في تحسين رفاهية الموظف، فإن إيلاء المزيد من الاهتمام للطريقة التي تتبع بها حالات الغياب - على سبيل المثال باستخدام برنامج إدارة الغياب - سيساعدك على القيام بذلك.

إليك كيف يمكن لبرنامج ادارة الحضور والغياب دعم رفاهية الموظف:

 

سهولة حجز إجازة

علاقة الموظف / المدير مختلفة لكل فرد. باستخدام برامج إدارة الغياب، يتمتع جميع الموظفين بفرصة متساوية لحجز الإجازة. هذا يعني أنه من الأسهل حجز نصف يوم إجازة في غضون مهلة قصيرة نسبيًا، أو حجز طلبات عطلة دون الشعور بالحاجة إلى شرح وتبرير طلبات الإجازة.

 

السماح للموظفين بتسجيل الإجازة بأقل قدر من المشاركة.

تحدث الإجازة الطارئة لأسباب مختلفة. وقد يكون ذلك بسبب فشل ترتيبات رعاية الطفل، أو مرض الموظف، أو بسبب حالة طوارئ منزلية. شرح هذا لمدير يمكن أن يكون محرجا لموظف. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى مشاعر التوتر والقلق، وخاصة إذا كانت المشكلة شخصية. يسمح استخدام برنامج ادارة الحضور والغياب بتسجيل إجازة الطوارئ النادرة على أساس "عدم طرح الأسئلة"، مما يمكن أن يساعد في المساهمة في راحة الموظف.

 

امكانية مراقبة مسؤولي الموارد البشرية للأنماط (والتدخل إذا احتاجوا إلى ذلك).

فائدة كبيرة من برامج إدارة الغياب هي الطريقة التي تسمح لمسؤولي الموارد البشرية بمراجعة وجمع البيانات. ربما تكتشف قسما لديه إجازة مرضية أكثر من الأقسام الأخرى؟ في هذه الحالة يمكنك التحقيق لماذا قد يكون ذلك – ربما الإجهاد في الفريق أو ربما شيء اخر يمكنك أيضا مراجعة الموظفين الذين لا يأخذون إجازتهم. في هذه الحالة يمكنك أن تطلب منهم استخدام إجازتهم وشرح أهمية القيام بذلك - للمساعدة في الرفاهية، وتحسين الإنتاجية، وتقديم مثال لمزيد من الموظفين المبتدئين.

 

تقليل الإجازات غير المصرح بها.

عند وجود برنامج لإدارة الغياب، ترسل الشركة رسالة واضحة بأنها على دراية بحالات الإجازة غير المصرح بها. وعلى الرغم من أنه لا يمكن تجنب بعض حالات الإجازة غير المأذون بها، فإن هناك دائما مرتكبين متكررين. ومن خلال مطالبة الموظفين بتسجيل تلك الإجازة وإظهار أنهم يخضعون للمراقبة، فمن الممكن لهم إعادة تقييم أسباب حدوث ذلك. من خلال القيام بذلك، يمكنك تقليل الإجهاد وعبء العمل الإضافي الذي يتعرض له بقية فريقهم ومديريهم.

 

مزايا استخدام برنامج ادارة الحضور والغياب

 

باختصار، هناك العديد من المزايا لاستخدام برامج إدارة الغياب. أفضل خمس مزايا هي:

 

تحسين كفاءة الموارد البشرية

يقلل برنامج ادارة الحضور والغياب من مقدار الوقت الذي يجب أن يقضيه قسم الموارد البشرية في دعم سياسات الغياب. هناك عدد أقل من الأسئلة التي يجب على الموارد البشرية الإجابة عليها، وتدخلات أقل بفضل شفافية النظام وانخفاض المشاركة في الحجز ومتابعة الإجازة المخطط لها. والأكثر من ذلك، يمكن لقسم الموارد البشرية تحليل بيانات الغياب بسهولة أكبر، مما يتيح لهم المزيد من الوقت لتنفيذ المزيد من المهام الاستراتيجية.

 

تسهيل حياة الموظفين

ولأن معظم برامج إدارة الغياب تتضمن خاصية الخدمة الذاتية، يمكن للموظفين حجز إجازة بأنفسهم وتسجيل إجازتهم المرضية إذا لزم الأمر. هذا أفضل للمديرين والموظفين بسبب الطريقة التي يعمل بها كدليل الوصول السهل إلى إدارة الغياب. وهذا بدوره يعني تقليل الضغط وتقليل الصراع وتحسين الإنتاجية - وهي نتيجة رائعة للموظفين والشركات على حد سواء

 

تسهيل التعامل مع الغيابات غير المخطط لها

بدون برامج إدارة الغياب، يمكن أن تؤدي حالات الغياب غير المخطط لها إلى وضع خطط الشركة في حالة من الفوضى. ولكن مع برامج إدارة الغياب، يمكن للشركة التأكد من وجود تغطية كافية لمنع الغياب غير المخطط له مما يخلق انقطاعا في الخدمة أو الإنتاج. يساعد وضع حدود لعدد الأشخاص الذين يأخذون إجازة في وقت واحد على تسهيل ضمان الإنتاجية المثلى.

 

امكانية المساعدة على تقليل حالات الغياب غير المصرح بها

بفضل الطريقة التي يعمل بها برنامج ادارة الحضور والغياب، سيتضح لك أي الموظفين يأخذون إجازة غير مصرح بها بانتظام. وهذا يعني أنه سيتم تشجيع هؤلاء الموظفين على تقليل الإجازات غير المصرح بها. وهذا يعني أيضا أن الموارد البشرية والمديرين يمكنهم اكتشاف المشاكل المحتملة ومساعدة الموظفين الذين يأخذون إجازة غير مصرح بها نتيجة للإجهاد أو العمل الزائد.

 

فهم أفضل لصحة العمل

برنامج ادارة الحضور والغياب يعطي مهني الموارد البشرية أداة إضافية تمكن من تحليل الأشخاص. المؤسسة الصحية لديها موظفين أصحاء – إذا كانت مستويات الغياب مرتفعة، فقد يشير ذلك إلى مشاكل في ثقافة الشركة. بمعرفة ذلك، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية اتخاذ خطوات لفهم الأسباب والبدء في تحسين صحة الأعمال.

 

هل يمكن لبرنامج ادارة الحضور والغياب أن يساعد في نجاح الشركة؟

 

بالنسبة لمؤسسة حديثة تركز على موظفيها، فإن إدارة الغياب الناجحة هي مفتاح النجاح. فهي لا تساهم فقط في تحقيق الإنتاجية المثلى ورضا العملاء، ولكنها أيضا أداة أساسية في تحسين اشراك الموظفين. باستخدام برامج إدارة الغياب لدعم وتعزيز سياسات الغياب الحالية، تتخذ الشركة خطوة واضحة نحو ضمان النجاح على المدى الطويل.

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

أتعبك ادخال البيانات يدويا وبتقنيات قديمة ؟

حان الوقت لتجربة أحدث تكنولوجيا الموارد البشرية !

جرب أحدث التقنيات