برنامج إدارة الحضور والغياب يمّكن أي شركة من معرفة كيفية استخدام موظفيها لأوقاتهم داخل مكان العمل وتتبع الغياب ليكون لديها نظرة ثاقبة حول كيفية عمل الشركة وتحسين أداء الموظفين الذين قد يحتاجون إلى دعم.
فيمكنك من خلال هذه البرامج التعرف على كافة المشاكل المتعلقة بالتغيب بالإضافة إلى معرفة الموظفين الذين يقضون ساعات إضافية في العمل أو العاملين المتهربين من مسؤولياتهم أو الذين يحتاجون إلى دعم.
لذلك سنتعرف من خلال هذا المقال على كل ما يخص برنامج إدارة الحضور والغياب وكيف تستخدمه الشركة في تحسين أدائها وتحقيق النجاح المطلوب.
ما هو برنامج إدارة الحضور والغياب؟
هو عملية تتبع الموظفين أثناء العمل حيث يتم حساب عدد ساعات العمل والأيام التي يعمل بها موظفوك ومقدار بدل الإجازات المتراكم، أيضاً يتم من خلالها تعقب الغياب وتحليله بشكل صحيح وتتبع حالات التغيب فور حدوثها واكتشاف سبب ذلك الأمر الذي يمكن المؤسسة من منع حالات الغياب المماثلة في المستقبل.
بمعنى آخر يمكننا أن نقول بأن إدارة الحضور تهتم بشكل أساسي بالحاضر بينما تهتم إدارة الغياب بالمستقبل حيث تقوم بتحليل الماضي والحاضر والاستفادة منه في أداء المهام بشكل أفضل مستقبلاً.
أهمية تطبيق برامج إدارة الغياب والحضور في الشركات
تعد تلك البرامج جزءاً أساسياً من نظام إدارة الموارد البشرية فهو مهم لأي شركة ترغب في تحقيق النجاح حيث يجعلها تركز على الحضور والغياب سوياً، فنجد العديد من المؤسسات تركز على الحضور أو الغياب فقط دون أي شيء آخر.
حيث يمكن للمؤسسات من خلال برنامج إدارة الحضور والغياب من تتبع مواردها البشرية وإدارة حالات الغياب بطريقة أكثر كفاءة، كما توجد العديد من الفوائد الأخرى يمكن تلخيصها فيما يلي:
تحقيق الالتزام داخل المؤسسة: فوضع نظام يحدد نظام الحضور والتغيب داخل المؤسسة سيجعل موظفيك يمتثلون تلقائياً أمام هذا النظام وبالتالي تحقيق الالتزام.
برنامج عادل لجميع الموظفين: فهو يوفر للعاملين العديد من المميزات التي تحقق لهم العدالة، حيث سيتمكنون من الحصول على رواتبهم دون أخطاء والتمتع بأجور إضافية عن أي عمل إضافي يقومون به، كما سيكون هناك عدالة بالنسبة لإجازات الراحة التي يحصلون عليها، الأمر الذي يوفر لهم نظام حضور وغياب عادل يتمتع به كافة الموظفين.
تحري الدقة والحد من الاحتيال: تحقق تلك البرامج لأي مؤسسة الدقة في تتبع الموظفين، كما تساعد إدارة الموارد البشرية في الحد من الاحتيال الذي قد يقوم به بعض الموظفين كأخذ فترات راحة أطول من المدة المحددة أو الحضور متأخراً والغياب وهكذا.
كيف يحقق برنامج إدارة الحضور والغياب النجاح في شركتك؟
الحفاظ على الحضور المنتظم والحد من التغيب يعد أمراً بالغ الأهمية لأي شركة ترغب في تحقيق النجاح، حيث إن فهم أهمية الحضور يعد حجر الأساس للحياة المهنية الناجحة، لذا يجب على أي مؤسسة وضع برامج مميزة يمكن من خلالها تشجيع الحضور في مكان العمل وتجنب التغيب المستمر.
فيمكنك من خلال تلك البرامج عمل الخطوات التالية وستلاحظ تحقيق الالتزام داخل بيئة العمل وتعزيز أداء موظفيك وبالتالي تحقيق النجاح في الشركة:
الخطوة الأولى: إنشاء سياسة حضور للموارد البشرية
برنامج إدارة الحضور سيمكن المؤسسات من وضع القواعد والإجراءات الخاصة بحضور الموظفين وتحفيز العاملين على الالتزام بالعمل وتتبع حضورهم بواسطة برامج التتبع التي تراقب أداء العاملين وتبين ساعات العمل الفعلية لكل موظف وتحسين مشاركتهم في العمل عند الحاجة إلى ذلك.
الخطوة الثانية: تحديد أنواع الغياب داخل بيئة العمل
فيجب على قسم الموارد البشرية في أي مؤسسة تحديد أنواع الغياب داخل العمل بوضوح، كتحديد الإجازات المرضية والغياب دون عذر أو التأخر أو الإجازات الطبية أو عدم الحضور إلى العمل دون إبلاغ الإدارة بذلك.
فهذا سيساعدك على تحقيق الالتزام داخل شركتك وتحديد الإجراءات التأديبية عن أي تغيب مفرط.
الخطوة الثالثة: ضع إجراءات تأديبية عن أي تغيب أو تأخير
برنامج إدارة الحضور والغياب يساعد المؤسسات في تحديد الجزاءات التأديبية والعقوبات التي تطبق على الموظفين عند وجود أي مشكلة تتعلق بالحضور، كما توفر مكافآت ومزايا لكافة العاملين الملتزمين.
الخطوة الرابعة: تواصل مع موظفيك لتحقيق إدارة حضور ناجحة
فمن أجل جعل البرنامج يحقق النجاح لمؤسستك يجب على إدارة الموارد البشرية إعلام الموظفين بهذه البرامج أو إرفاقها في دليل الموظف حيث يكون الجميع على دراية كاملة بسياسات الحضور والغياب داخل مكان العمل.
الخطوة الخامسة: استخدام برامج خاصة بتتبع الوقت والحضور
يمكنك من خلال إدارة الحضور تتبع ساعات العمل الفعلية بالإضافة إلى حساب العمل الإضافي من أجل تتبع العاملين بطريقة عادلة وإدارة الأداء وإنشاء كشوفات المرتبات بسهولة الأمر الذي سيحسن من إنتاجية الشركة.
كيفية بناء برنامج إدارة الغياب والحضور ناجح يسهم في نجاح شركتك؟
إذا كنت ترغب في بناء برنامج إدارة الحضور والغياب في مؤسستك يضمن لك الالتزام في العمل وتحقيق النجاح المطلوب، فإننا سنقدم لك بعض الاستراتيجيات الفعالة لبناء برامج إدارة ناجحة وفعالة في مؤسستك.
قم باستخدام برنامج آلي لتتبع الحضور
إذا كنت تأمل في ضبط الوقت داخل مكان العمل فعليك استخدام نظام آلي لتتبع الحضور داخل مؤسستك، حتى تتمكن من التسجيل السريع لبيانات الحضور ومعالجة كشوفات المرتبات بدقة ودون أي تأخير.
اعتمد نظام قائم على الويب
البرامج المرتبطة بالويب تمكن إدارة الموارد البشرية من التخلص من جداول البيانات والملفات الورقية، حيث سيتم تخزين كافة السجلات والبيانات الخاصة بحضور وغياب الموظفين على برنامج إدارة الحضور والغياب الموجود على السحابة الأمر الذي سيوفر للمؤسسة دقة أفضل وضمان سلامة البيانات بالإضافة إلى تخفيض التكاليف الإدارية العامة.
توفير الخدمة الذاتية للموظف
يمكنك من خلال برامج الحضور والغياب توفير الخدمة الذاتية للموارد البشرية حيث يمكنهم تسجيل الدخول إلى العمل باستخدام تطبيق مخصص لذلك دون الحاجة إلى توفير مكتب مختص بتسجيل الحضور الذي يسبب تعطيل سير العمل داخل الشركة، كما يمكنهم أيضاً من خلال هذا التطبيق إجراء طلبات الإجازات دون حاجة إلى تدخل إدارة الموارد البشرية الأمر الذي يعزز من سير العمل.
أفضل النصائح التي تفيد أي شركة في الحفاظ على الحضور داخلها
توجد بعض الطرق التي تمكن أي مؤسسة من معالجة كافة المشاكل التي تتعلق بالحضور كالتالي:
- يجب على صاحب العمل توفير برنامج يساعد الموظفين في تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
- يمكنك الاعتماد على تحديد ساعات مرنة أو تطبيق سياسة العمل عن بعد إذا كانت طبيعة الوظائف تسمح بذلك.
- تأكد من أن سياسة حضور وغياب الموظفين التي تعتمدها في مؤسستك تتوافق مع قانون العمل حتى لا تحدث أي مشكلة في عملك.
في الأخير يمكننا القول بأن برنامج إدارة الحضور والغياب يمكن المؤسسات من تتبع موظفيها وتجنب التغيب الذي يؤثر على إنتاجية المؤسسة، كما أنه يساعدها على الدخول في أعماق الموظفين حيث يتمكنون من خلال تلك البرامج من التعرف على ما إذا كان الموظف المتواجد بالمؤسسة حاضراً عقلياً وعاطفياً أم أنه مجرد حضور بالجسد فقط، فالبرنامج الناجح هو الذي يساعد المؤسسات على إدارة الحضور بشكل أفضل ليزيد من الإنتاجية ويحقق النجاح المطلوب.