نظام الموارد البشرية: ما هي فوائده الخفية؟

اشترك في رسائلنا الإخبارية

نظام الموارد البشرية: ما هي فوائده الخفية؟

 

ماذا فعلت أنظمة الموارد البشرية للمؤسسات؟ الرد الأكثر شيوعا من بائعي أنظمة الموارد البشرية هو أنه يوفر الوقت لقسم الموارد البشرية، مما يجعلها أكثر كفاءة. من خلال استيعاب العمل الشاق الذي تقوم به الموارد البشرية لفترة طويلة، يمكن للشركة اختيار تقليل عدد موظفي الموارد البشرية، واستثمار وقت فريقهم في عمل أكثر استراتيجية أو مزيج من الاثنين.

ولكن النظر إلى نظام الموارد البشرية على أنه قديم العهد يفقد الفوائد الأخرى التي يمكن أن يجلبها نظام الموارد البشرية. الفوائد الأخرى لنظام الموارد البشرية ليست واضحة حتى الآن غير الحد من عبء العمل لقسم واحد.

 

ما هو نظام الموارد البشرية؟

 

نظام الموارد البشرية هو أداة متخصصة يستخدمها فريق الموارد البشرية للحد من عبء الاشراف على الموارد البشرية. هناك مجموعة متنوعة من الإصدارات المتاحة في سوق البرمجيات، ولكن نظام الموارد البشرية عادة (ولكن ليس دائما) ما يكون سحابيا ومعروفا بعدة أسماء مختلفة. ويمكن أن يشار إليه باسم برنامج إدارة رأس المال البشري أو نظام معلومات الموارد البشرية  أو نظام إدارة الموارد البشرية.

بالإضافة إلى تقليل العبء على المشرف، تخزن نظام الموارد البشرية بيانات الموظفين وتحافظ على جميع المعلومات في مكان واحد يسهل الوصول إليه. نظرا لأنه سحابي، فإن نظام الموارد البشرية يمنح قسم الموارد البشرية والموظفين إمكانية الولوج من أي مكان، مما يجعله مفيدا بشكل خاص للشركات التي لديها عمل عن بعد أو موظفين متنقلين أو متعددة المواقع.

 

كيف يمكن أن ينفع نظام الموارد البشرية الشركة؟

 

كما ذكر في بداية هذا المقال، فإن فوائد نظام الموارد البشرية تتجاوز الحد من عبء الاشراف. تدعم أنظمة الموارد البشرية عمليات الموارد البشرية لصالح الشركة بأكملها. فيما يلي بعض أكبر الفوائد التي تعود على شركة تستثمر في حل برمجيات الموارد البشرية:

 

القيمة المضافة للموارد البشرية

يحرر نظام الموارد البشرية فريق الموارد البشرية من المهام الروتينية للتركيز على المهام ذات القيمة المضافة. من إدارة شكاوى الموظفين إلى دعم رفاهية الفريق، يمكن لفريق الموارد البشرية بذل جهودهم ومهاراتهم للمساعدة في تطوير القوى العاملة.

 

زيادة الأمان

على عكس المستندات الورقية أو البيانات المخزنة على محركات الأقراص الصلبة للحاسوب، تساعد أنظمة الموارد البشرية الشركة على الحفاظ على بيانات الموظف أكثر أمانا. يحرص بائعو أنظمة الموارد البشرية على تعزيز كيفية تقليل فرص خرق البيانات والحفاظ على سرية المعلومات.

 

تحسين تجربة الموظفين

يعني جانب الخدمة الذاتية في نظام الموارد البشرية أن الموظفين يمكنهم التحكم في المهام البسيطة مثل طلبات الإجازات وإدارة استحقاقات الموظفين والدورات التدريبية. بالإضافة إلى ذلك، فإن الطريقة التي يتم بها تحرير الموارد البشرية من المهام المتعلقة بالإدارة تعني أن هناك المزيد من الطاقة للتركيز على تجربة الموظفين.

 

تحسين الوصول إلى البيانات وتحليلها

نظام الموارد البشرية على الانترنت يعطي إدارة الموارد البشرية وبقية المؤسسة سهولة الوصول إلى بيانات الموظفين. وهذا يجعل من السهل مراجعة الاتجاهات وتقييم الأعلام الحمراء المحتملة.

 

دعم مشاركة الموظفين

نظام الموارد البشرية هو أداة قوية في دعم المشاركة في العمل. إذا استخدم بشكل جيد، فانه يمكن الموظفين من تولي مسؤولية مسيرتهم وتطورها. كما يمكن أن يحسن التواصل مع الموظفين ويسهل مراجعة ودعم رفاهية الموظف.

 

دعم التوظيف

تتضمن العديد من أنظمة الموارد البشرية أدوات التوظيف لدعم عملية التوظيف. يمكن استخدام هذا بطرق عديدة - من تتبع مقدمي الطلب  إلى الاستغناء عن قرارات التوظيف.

 

دعم إدارة دورة حياة الموظف

قد تكون إدارة دورة حياة الموظف صعبة على مديري الموارد البشرية إذا لم تكن لديهم الأدوات المناسبة. بسبب الطريقة التي يحمل بها نظام الموارد البشرية الكثير من بيانات الموارد البشرية، فإنه يجعل مهمة دعم دورة حياة الموظف أسهل بكثير.

 

 

كيف يمكن لنظام الموارد البشرية تحسين العلامة التجارية لصاحب العمل؟

 

قد لا تكون العلامة التجارية لصاحب العمل وأنظمة الموارد البشرية أفضل الشركاء. ومع ذلك، إذا نظرت عن كثب، فهناك بعض مزايا العلامة التجارية المميزة لصاحب العمل التي تأتي من الاستثمار في برامج الموارد البشرية.

تعمل نظام الموارد البشرية على تحسين عملية التوظيف لصاحب العمل والمرشح. مع نظام الموارد البشرية المعنية، اصبحت الاتصالات أفضل والجداول الزمنية أقصر. حتى أن هناك فرصة لضمان تحسين إعلانات الوظائف، مما يجعلها أكثر شمولاً. توفر عملية اكتساب المواهب تجربة إيجابية للمرشحين، حتى أولئك الذين لم ينجحوا. وهذا بدوره يمكن أن يدعم العلامات التجارية لصاحب العمل ويساعد على جذب المرشحين في المستقبل.

نظرا لأن إدارة الموارد البشرية لديها مهام يدوية أقل للتعامل معها، فيمكنها التعامل مع استفسارات الموظفين وطلباتهم بسرعة أكبر. وهذا يعني تجربة أكثر إرضاء للموظفين ويدعم العلامة التجارية لصاحب العمل.

يوفر نظام الموارد البشرية موقعا مركزيا لسجلات الموظفين وسياساتهم وعقودهم مما يسهل على الموظفين والمديرين الوصول إلى المعلومات المهمة. هذه الرؤية وسهولة الوصول يحسن تجربة الموظف ويدل على أن المؤسسة تثق بالموظفين.

أفضل نظام الموارد البشرية يجعل من السهل على إدارة الموارد البشرية تطوير تجارب أكثر تخصيصا للموظفين باستخدام أدوات إدارة دورة الحياة. وهذا يدعم الموظفين طوال فترة عملهم وما بعدها. يمكن أن تدعم مبادرات مثل جمعيات الخريجين التي ستحافظ على قوة العلامة التجارية لصاحب العمل حتى بين الموظفين السابقين.

 

كيف يمكن للشركات تحسين مشاركة الموظفين باستخدام نظام الموارد البشرية؟

 

هناك طريقتان رئيسيتان يمكن لإدارة الموارد البشرية استخدامهما لتشجيع مشاركة الموظفين.

 

نظام الموارد البشرية يعزز تميكن الموظفين

يساعد منح الموظفين إمكانية الوصول إلى أدوات الخدمة الذاتية مثل طلبات الإجازات أو إدارة مزايا الموظفين على زيادة رضا الموظفين. كما يمكن لإدارة الموارد البشرية أن تمنح الموظفين الفرصة للتحكم في تطورهم الوظيفي باستخدام نظام الموارد البشرية. ويمكن للموظفين أن يطلعوا إلى التقدم الذي يحرزونه مقارنة بالأهداف، وأن يطلعوا على درجات إدارة أدائهم الحالية، وخيارات التدريب والتطوير، بل يمكنهم أن يطلعوا إلى الوظائف الشاغرة الداخلية. ويفيد هذا التمكين الموظفين ويدعم عمليات الموارد البشرية مثل إدارة دورة الحياة وإدارة المواهب. كما أنها تدعم بشكل مباشر ثقافة الشركة من خلال إظهار الموظفين أن الشركة تريد دعم نجاحها.

 

نظام الموارد البشرية يسهل التواصل مع الموظفين

بدلا من حصر التواصل عبر المحادثات وجها لوجه والمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، يفتح نظام الموارد البشرية عالما من الفرص للموظفين. يمكن لإدارة الموارد البشرية استخدام أنظمة الموارد البشرية لضمان حصول الموظفين على تذكيرات حول المهام الرئيسية مثل تحديث الأهداف أو إجراء تدريب إلزامي. كما يسهل نظام الموارد البشرية المستند إلى السحابة على الموظفين الذين يعملون ساعات مرنة أو من موقع بعيد الحصول على تذكيرات بنفس تكرار الموظفين في الموقع. بعض تطبيقات نظام الموارد البشرية لديها وظائف الدردشة، مما يسمح للموظفين في الشركات الكبيرة أو المتوسطة الحجم للوصول إلى المشورة الموارد البشرية، حتى عندما لا تكون في نفس الموقع مثل فرق إدارة الموارد البشرية.

 

ما هي أكثر احتياجات الشركة؟

 

كل شركة مختلفة مع مجموعة واسعة من الاحتياجات. ومع ذلك، بعض مهام الموارد البشرية التي يمكن أن يدعمها نظام الموارد البشرية كما يلي:

 

إدارة الأداء

على عكس أنظمة إدارة الأداء القديمة، توفر أنظمة إدارة الأداء السحابية طريقة شفافة وسهلة الوصول لدعم الموظفين لتحقيق أفضل ما لديهم. نظرًا لأن إدارة الأداء جزء لا يتجزأ من نجاح الشركة على المدى الطويل، فإن استخدام أدوات إدارة الأداء يمكن أن يساعد الشركة على رؤية تغيير تدريجي في الطريقة التي تدير بها أداء الموظف. من تسجيل الملاحظات إلى تحديد المهارات، تجعل أدوات إدارة الأداء الحياة أسهل للمديرين والموارد البشرية. وقد يبدو الأمر واضحا، ولكن الموظفين يحبون وضوح هذا النوع من تكنولوجيا الموارد البشرية وإمكانية الوصول إليه أيضا، مما يساعد على تحسين تجربة الموظفين.

 

التوظيف

التوظيف هو عملية أخرى للموارد البشرية يمكن تحويلها من خلال نظام الموارد البشرية. يمكن لبرامج التوظيف الذي يتضمن تتبع المتقدمين أن يجعل جلب المواهب أسرع وأكثر فعالية من حيث التكلفة، مع تحسين تجربة المرشح أيضًا.

بالإضافة إلى الاستفادة من العلامة التجارية لصاحب العمل، يمكن أن يؤدي الاستثمار في برامج التوظيف إلى زيادة جهود إدارة الموارد البشرية التي تنطوي عليها عملية تعيين موظفين جدد. حتى قبل بدء عملية التوظيف النشطة، يمكن لمدير التوظيف استخدام برامج التوظيف لتحسين الإعلانات عن فرص العمل الجديدة. كما يمكنهم استخدام التحليل التاريخي لوضع الإعلانات في أنجح القنوات لتحسين فرص النجاح. بمجرد بدء التوظيف، يمكن لمديري التوظيف استخدام وظيفة تتبع مقدم الطلب للبقاء على اتصال مع كيفية أداء كل مرشح. يساعد برنامج التوظيف الموارد البشرية عن طريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل تلقائيا إلى المرشحين الناجحين أو غير الناجحين. تعمل وظيفة تتبع مقدم الطلب أيضا عن طريق أتمتة المهام اليدوية مثل نقل معلومات المرشح من مرحلة في عملية التوظيف إلى المرحلة التالية.

 

إدارة دورة الحياة

يمكن أن تبدو إدارة دورة الحياة  مهمة صعبة على مسؤولي الموارد البشرية أن يديروها بشكل جيد. على الأقل، هذا إذا لم يكن لديهم برنامج الإدارة الصحيح. يتيح استخدام حل برنامج الموارد البشرية عالي الجودة لمتخصصي الموارد البشرية إدارة معلومات الموظف الأساسية وتحديد مكان الموظفين في رحلة دورة حياتهم عبر المؤسسة. وهذا لا يجعل تجربة الموظف أفضل للموظفين فحسب، بل يساعد أيضا على الحد من الاستنزاف، مما يعني زيادة الإنتاجية.

 

إدارة المواهب

واستكمالا للعناصر الأخرى في نطاق الموارد البشرية، تعتبر إدارة المواهب الناجحة أمرا حاسما لنجاح المؤسسة. يمكن لإدارة المواهب الاستفادة من العديد من الأدوات المتاحة في برامج الموارد البشرية الجيدة. بالإضافة إلى الوصول بسهولة إلى بيانات أداء الموظف لتحديد المواهب، يمكن لمسؤولي الموارد البشرية استخدام أدوات التوظيف لوضع فرص عمل في أكثر القنوات فعالية، واستخدام نظام تتبع المتقدمين لضمان عملية تقديم مرضية للمرشحين وتطوير برامج تأهيل قوية لإيصال المواهب إلى قمة مسارهم في أقرب وقت ممكن.

يمكن أن تكون برامج الموارد البشرية أيضًا حاسمة في المساعدة في عنصر الاحتفاظ بإدارة المواهب. بالإضافة إلى ضمان المشاركة الفردية والجماعية القوية، يمكن لأقسام الموارد البشرية أن تراقب عن كثب إدارة دورة حياة الموظف للمواهب الرئيسية. وهذا بدوره يضمن حصولهم على فرص التطوير والتقدم الوظيفي الصحيحة لإبقائهم في الشركة.

 

بيانات الرواتب

يمكن دمج تطبيق برنامج الموارد البشرية البسيط نسبيًا هذا في حل برمجيات الموارد البشرية الأوسع، مما يتيح رؤية شاملة لما يحدث داخل الشركة. يسمح أفضل برنامج للموارد البشرية بزيادة الرواتب تلقائيًا استجابةً لنتائج أداء الموظف القوية ويمكن ربطها بمراجعات الأداء للحصول على طريقة سلسة لمكافأة الموظفين.

فيما يتعلق بكشوف المرتبات فبرامج الموارد البشرية هي الطريقة التي يمكن أن تدعم بها إدارة الفوائد. من خلال السماح للموظفين باختيار مزاياهم الخاصة، يمكن للشركة أن تتوقع رؤية مشاركة أفضل. هذا النوع من إدارة المزايا يجعل اختيار مزايا الموظفين أسهل للموظفين الحاليين والجدد ويساعد أيضًا في تقليل العبء على فريق الموارد البشرية.

 

التعلم والتطوير

يمكن دمج أنظمة إدارة التعلم وبرامج التدريب في معظم برامج الموارد البشرية. باستخدام الأنظمة التي تربط التعلم والتطوير بإدارة الأداء، من الممكن إنشاء جداول زمنية متماسكة ومنطقية للموظفين لدعم تطوير المهارات. يمكن تحديد فجوات مهارات الموظفين باستخدام أدوات إدارة الأداء ومن ثم معالجتها باستخدام عنصر LMS لأنظمة الموارد البشرية. يمكن بعد ذلك تقييم فعالية التدريب من خلال مراجعات الأداء المستقبلية أو الاجتماعات الفردية المستمرة، مما يساعد على توفير نظرة شاملة لتطوير الموظفين.

 

تتبع الاجازات

يمكن أن تكون معالجة طلبات الإجازات مهمة تستغرق وقتًا طويلاً بشكل كبير بالنسبة لمهني ومديري الموارد البشرية. لذلك، فإن امتلاك أداة تبسيط الإجازات تفيد الإدارة وكذلك الموظفين.

لا يقتصر تتبع الإجازات على طلبات الإجازات. إنه عنصر حاسم في إدارة الحضور. يتضمن أفضل برامج الموارد البشرية برنامج الحضور، مما يساعد المسؤولين في الموارد البشرية على فهم الأنماط المحتملة في حالة الغياب والتي قد تحتاج إلى الاهتمام. ليس هذا فقط، ولكن برنامج تتبع الإجازات الناجح يجعل إدارة القوى العاملة أكثر بساطة، مما يساعد على ضمان الإنتاجية في جميع أنحاء الأعمال.

 

كيف يمكن لنظام الموارد البشرية زيادة إيراداتك؟

 

كوظيفة دعم، من النادر أن تدعي الموارد البشرية أنها تؤثر بشكل مباشر على إيرادات المؤسسة. ومع ذلك، إذا تم اختيارها بشكل جيد واستعمالها بشكل جيد، يمكن لنظام الموارد البشرية التأثير بشكل مباشر على الإيرادات نحو الأفضل.

واحدة من أكثر الطرق وضوحا التي يمكن للموارد البشرية القيام بذلك هو باستخدام نظام الموارد البشرية لضمان إدارة المواهب الناجحة. يساعد هذا في ثلاث طرق:

  1. نظام الموارد البشرية ضرورية في التوظيف الناجح للموظفين الجيدين. ومن خلال توظيف موظفين منتجين وموهوبين، تساعد الموارد البشرية على زيادة إمكانية زيادة الإيرادات.
  2. من خلال استخدام نظام الموارد البشرية لإدارة دورات حياة الموظفين من أفضل المواهب، والموارد البشرية تحسينه أن مهارات المواهب والإنتاجية وإمكانات الابتكار -- وكلها عوامل مهمة لزيادة الإيرادات.
  3. كما يمكن لفريق الموارد البشرية استخدام نظام الموارد البشرية للحد من الاستنزاف، مما يساعد على الحفاظ على إنتاجية القوى العاملة عند مستوى مقبول لإيرادات أقوى.

 

هناك طريقة أخرى يمكن من خلالها لتطبيقات الموارد البشرية دعم نمو الإيرادات. لأن أفضل نظام الموارد البشرية، إذا استخدمت بشكل جيد، تؤثر بشكل مباشر على مشاركة الموظفين، وتظهر النتائج في إنتاجية الموظفين ورضا الزبناء. وهذا ارتباط أقل واقعية، ولكنه لا يزال مهما. بعد كل شيء، الموظفون السعداء يساهمون في انشاء أعمال صحيحة. وإذا كان من الممكن استخدام نظام الموارد البشرية لتحسين سعادة الموظفين، فإن ذلك يمكن أن يكون له تأثير مباشر على الإيرادات على المدى الطويل والبعيد.

 

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

تعتمد التطورات في التكنولوجيا على جعلها ملائمة
بحيث لدرجة لايمكن فعلاً ملاحظتها،
بحيث تكون جزءاً من الحياة اليومية.
-بيل غيتس

هل أنت مستعد لتسهيل عمليات الموارد البشرية
و تكنلوجيا المعلومات داخل شركتك ?

اطلب نسخة تجريبية