نظام الورديات

اشترك في رسائلنا الإخبارية

نظام الورديات

 

مع نمو الاقتصاد العالمي وتزايد الطلب على إمكانية الحصول على السلع والخدمات على مدار الساعة طوال الأسبوع، أصبحت الجدولة الفعالة للموظفين ذات أهمية متزايدة. لم يعد العملاء راضين عن جدولة حياتهم وفقا للجدول الزمني للمؤسسة؛ بل يريدون الأشياء بشروطهم الخاصة.

للقيام بذلك، يجب على الشركات توفير ساعات عمل وأوقات خدمة أطول - مما يجعل جدولة ورديات )مناوبات( الموظفين ضرورية لنجاح المؤسسة.

 

[Sommaire]

 

ما هو نظام الورديات؟

 

نظام الورديات هي عملية تعيين المزيج المناسب من الموظفين حسب جدول مناوبات. وهذا بدوره يسمح للمؤسسة بإدارة طلبات العملاء بشكل أكثر فعالية. جدولة الورديات أو المناوبات هي مهارة أساسية في الشركات حيث هناك حاجة للموظفين على مدار الساعة. تشمل مجالات الأعمال والصناعات التي تعتبر فيها إدارة الورديات مهمة بشكل خاص ما يلي:

  • الضيافة
  • خدمة الزبناء
  • الرعاية الصحية
  • اللوجستيك والنقل
  • البيع بالتقسيط
  • التصنيع.

 

ما هي فوائد نظام الورديات؟

 

تساعد الإدارة الجيدة لنظام الورديات أرباب العمل على الاستفادة القصوى من توافر الموظفين من خلال جدولة المناوبات لتناسب طلب العملاء. يتيح لهم ذلك تحقيق أقصى استفادة من مرونة الموظف، وضمان إنتاج على مدار الساعة، والمساعدة في زيادة الكفاءة إلى أقصى حد.

 

الاستفادة القصوى من مرونة الموظف

من خلال توفير ورديات مختلفة، يمكن لأرباب العمل جذب مجموعات من الموظفين الذين قد يكونون غير قادرين أو غير راغبين في العمل على نمط تقليدي من الثامنة صباحا إلى الخامسة مساءا، من الاثنين إلى الجمعة. ويمكن أن يكون العمل بنظام الورديات جذابا بشكل خاص للموظفين الاباء اللذين يتقاسمون مسؤوليات الرعاية بينما يدفع لهم أجر عادل ويتلقون جميع استحقاقات ساعات العمل العادية. ويمكن أيضا أن يسمح لبعض الموظفين بالعمل بوظائف متعددة، لا سيما إذا كانوا يعملون بعقود بدون ساعات.

 

ضمان الإنتاجية على مدار الساعة

في بعض الصناعات، الطلب مرتفع لدرجة أنه من الضروري توفير عملية على مدار 24 ساعة. في حالات أخرى، تكون تكاليف بدء تشغيل خط المصنع وإغلاقه باهظة، مما يجعل تشغيل الإنتاج المستمر أكثر فعالية من حيث التكلفة. في هذه الحالة، يمكن أن يؤدي إنشاء جدول يقسم الموظفين عبر مجموعة من الورديات إلى توفير تغطية طوال اليوم والليل، مما يضمن استمرار الإنتاج.

 

زيادة الكفاءة إلى أقصى حد

بعض الصناعات، مثل خدمات المطاعم والتقسيط، تشهد ارتفاعات وانخفاضات يومية عند الطلب. استخدام ورديات الموظفين لتحقيق التوازن بين أعداد الموظفين والطلب يعني خدمة عملاء ونتائج أفضل. كما أنه يقلل من التكاليف لأن الشركات لا تدفع للموظفين للعمل عندما لا تكون هناك حاجة.

 

كيف يمكن لأداة إدارة نظام الورديات أن تجعل جدولة دوام الموظفين أسهل؟

 

هناك مجموعة واسعة من خيارات برامج الجدولة المتاحة، ولكن كيف يمكن للتكنولوجيا تحسين عملية جدولة الموظفين؟

لنلقي نظرة على الصعوبات المرتبطة بجدولة دوام الموظف. تستغرق وقتا طويلا، محبطة ومتكررة، فلا عجب أن أصحاب المؤسسة الصغيرة والمديرين التنفيذيين ومديري الموارد البشرية يعانون. وهناك عوامل مثل طلبات الإجازة وتفضيلات مناوبة الموظفين، التي تتصاعد بسرعة لإنشاء مهمة تشكل تحديا كبيرا. بالإضافة الى عوامل مثل الحاجة إلى إيجاد بدائل في اخر لحظة وتشريعات التوظيف المتعلقة بفترات الراحة والإجازات بين المناوبات، وسرعان ما تتضح مدى صعوبة هذه المهمة. حتى بالنسبة للشركات الصغيرة التي لا تضم سوى عدد قليل من العمال، يمكن أن تصبح جدولة الورديات بسرعة مهمة شاملة.

 

برنامج ادارة نظام الورديات الأساسي

يمكن أن يقود استخدام أداة لإدارة نظام الورديات إلى تبسيط عملية جدولة الورديات عن طريق أتمتة العملية أو توفير خيارات تسهل على المديرين إنشاء جداول لجميع القوى العاملة. على عكس استخدام البرامج العادية مثل Microsoft Excel أو تنسيق ورقي، فإن جدولة البرامج تجمع مجموعة من الميزات وتقدمها في واجهة واحدة سهلة الاستخدام. يتضمن هذا النطاق من الميزات عادة:

  • قاعدة بيانات للموظفين تحتوي على معلومات مثل تفاصيل الاتصال ومستوى التأهيل والتدريب وتفضيل المناوبة والتوافر.
  • قائمة بالأدوار والمناصب المتاحة لملئها.
  • عنصر جدولة يسمح للمديرين بإنشاء جداول القوى العاملة التي تناسب احتياجات مؤسسهم.

 

برنامج جدولة الموظف المتطور

بالإضافة إلى وظائف الجدولة الأساسية، تتضمن العديد من أدوات نظام الورديات المتاحة ميزات مثل إشعارات المناوبة الآلية للموظفين، وأدوات تسجيل الدخول والخروج، وخيارات تبديل الورديات. تتضمن بعض خيارات البرامج تطبيقا للجوال، مما يسهل كثيرا على الموظفين والمديرين عرض الورديات وطلب إجازة وإضافة أنماط الورديات إلى تقويم Google (أو ما شابه ذلك).

بالإضافة إلى وظائف الجدولة هذه، تتضمن بعض خيارات البرامج تقديم التقارير وامكانية استخراج بيانات الموظفين والورديات. وهذا يوفر مصدرا إضافيا لبيانات الموظفين التي يمكن استخدامها في تحليل القوى العاملة في المستقبل.

 

Shift management

 

سبع نصائح لإدارة نظام الورديات بشكل أفضل

 

حتى مع وجود برنامج جدولة الموظفين، يمكن أن يكون نظام الورديات تحديا. ومع ذلك، هناك طرق لجعل أعمال التخطيط واستخدام جداول المناوبات أسهل، وأقل تطلبًا للمديرين وأكثر إرضاءً للعمال.

 

استخدام تخطيط القوى العاملة لتحديد احتياجات المؤسسة

قبل أي شيء آخر، من الضروري تحديد ما تحتاجه المؤسسة من مناوباتها. تخطيط القوى العاملة هو خطوة حاسمة في المساعدة على تحديد أين ومتى تكون هناك حاجة إلى الأشخاص. ويتعين على القادة، من أجل القيام بذلك، أن يضعوا الأهداف التي تحتاجها الشركة في مجال الخدمات والإنتاج لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. كما سيساعد تخطيط القوى العاملة في تحديد المزيج الصحيح من العمال لكل نوبة عمل. وسيكفل ذلك التغطية المناسبة ومستوى الخبرة اللازمين للعمل بأمان وقانونية وإنتاجية. إن استخدام هذه المعلومات لإنشاء نماذج ورديات للسنة أو الربع المقبل سيجعل من السهل إدارة الورديات على أساس يومي وضمان أن جداول المناوبات الموضوعة ستدعم أهداف العمل.

 

تخطيط الجداول مقدما

باستخدام تخطيط القوى العاملة، يمكن للمديرين بعدها تخطيط جداول الورديات مسبقا. يساعد ذلك في تجنب تضارب المواعيد ويضمن توافر الموظفين لملء الورديات المحددة. ليس هذا فحسب، بل يساهم أيضا في تحسين مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم.

 

تجنب الورديات الدورية وفكر في القيود القانونية

قد يكون من المغري اعتماد ورديات دورية لضمان حصول جميع الموظفين على خيار العمل في ورديات مختلفة. ومع ذلك، يجب أن نكون على وعي بأن الثبات على مبدإ الورديات هو أفضل حل لتعزيز مشاركة الموظفين ورفاههم، وبالتالي حلا أفضل للمؤسسة ككل. على سبيل المثال، يعد تناوب الموظفين من الوردية النهارية إلى المناوبة الليلية أمرًا سيئًا لصحتهم وحياتهم الشخصية مما قد يساهم في ارتفاع مستويات الغياب والاحتفاظ بهم.

 

استخدام التشغيل التلقائي لتحسين امتثال الموظفين

توفر العديد من تطبيقات جدولة مناوبات الموظفين الفرصة لأتمتة تحديثات الموظفين والذكيرات لتحسين الامتثال. كما يمكن استخدامه للسماح للموظفين باختيار وردياتهم الخاصة - يمكن لأصحاب العمل إضافة ورديات عمل مفتوحة ومن ثم يمكن للموظفين بناء وردياتهم الخاصة. بالإضافة إلى المساعدة على الامتثال، يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة رضا الموظفين المناوبين، مما سيساعد على تحسين الإنتاج والجودة وخدمة العملاء.

 

تتبع ساعات دخول وخروج الموظفين

يمكن أن يساعد تتبع وقت بدء الموظفين في مناوباتهم وإنهائها في البقاء على اطلاع دائم بحضور الموظفين والمساعدة في وظائف كشوف الرواتب، مما يحمي أصحاب العمل من النزاعات المحتملة. تسمح العديد من تطبيقات الجدولة للموظفين بتسجيل الدخول والخروج على هواتفهم، مما يوفر تحديثا لنظام البطاقات القديمة من تسجيل الدخول والخروج.

 

المرونة في غيابات اخر لحظة

يفضل السماح للموظفين بمبادلة المناوبة حتى اللحظة الأخيرة بدلا من الحصول على منصب غير مشغل. لذلك فإن المرونة في السماح للموظفين بمبادلة الورديات أرخص وأسهل. ومع ذلك، من المهم أن يكون لديك خطة احتياطية لاستخدامها في حالة طلب إجازة في اللحظة الأخيرة بسبب مرض أو حالة طارئة.

 

التحليل من أجل النجاح المستمر

إعداد جدول مناوبة جديد أو اعتماد بعض البرامج الجديدة ومن ثم الانتقال إلى الخطوات التالية لن يحقق أفضل النتائج. بدلا من ذلك، بدلاً من ذلك، خصص وقتًا لمراجعة كيفية جدولة ورديات مؤسستك للأهداف. للحصول على صورة حقيقية عن نجاح أنماط المناوبة لديك، من المهم الحصول على:

  • ردود فعل نوعية من الموظفين، مثل الاستطلاع الذي يستجيب له جميع موظفيك
  • ردود فعل رضا العملاء
  • تحليل بيانات الموظف
  • تحليل ضد الأهداف العامة.

يجب أن تتضمن ردود فعل الموظفين تفاصيل مثل عدد الأشخاص الذين يجدون واجهة المستخدم بسيطة وما إذا كان برنامج الجدولة الجديد موفرا للوقت والجهد.

تشمل العوامل التي يجب أخدها بعين الاعتبار عند مراجعة بيانات الموظف وبيانات الغياب، أي من الورديات كان أفضل مواظبة؟ وأي نوع من المناوبات كان له أفضل حضور؟

وينبغي أن يشمل التحليل مقارنة بالأهداف العامة الإنتاجية وما إذا كانت الساعات والموارد والنظم القائمة كافية لدعم أهداف الشركات.

 

خلاصة

 

يمكن لجدولة الموظفين، إذا استخدمت بشكل جيد، أن تدعم الشركة لتحقيق أهدافها من خلال تحقيق التوازن بين ساعات عمل الموظفين وموارد العمل في الوقت المتاح. وفي حين أن العمل بنظام الورديات العمل غير مناسب لكل المؤسسات، إلا أنه يمكن أن يكون خيارا جذابا للشركات والعمال على حد سواء. وذلك لأنه يمكن الشركات من ملء جداول الورديات بالموظفين الذين قد يكونون غير قادرين على العمل بنمط تقليدي.

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

تعرف على نظام الورديات كحل فريد لادارة الإنتاجية وتعزيزها !

هل أنت مستعد لتسهيل عمليات الموارد البشرية
و تكنلوجيا المعلومات داخل شركتك ؟

اكتشف MintHR