نظام تتبع المتقدمين (ATS) : هل يستحق الاستثمار فيه ؟

اشترك في رسائلنا الإخبارية

نظام تتبع المتقدمين (ATS) : هل يستحق الاستثمار فيه ؟

 

مع مجموعة من برامج الموارد البشرية المتاحة، قد يكون من الصعب تحديد الأولويات. تعد أنظمة تتبع المتقدمين أحد عناصر تطبيقات الموارد البشرية التي قد لا تبدو ضرورية. يهدف هذا الدليل إلى إعطائك مراجعة كاملة لأنظمة تتبع المتقدمين حتى تتمكن من تحديد ما إذا كانت شركتك ستستفيد من الاستثمار في واحد منها.

 

[Sommaire]

 

ما هو نظام تتبع المتقدمين وكيف يعمل؟

 

أولا، دعونا نفهم ما هو نظام تتبع المتقدمين. المعروف أيضا باسم نظام إدارة المواهب واختصارها في بعض الأحيان إلى ATS، نظام تتبع المتقدمين هو جزء من برامج الموارد البشرية التي تستخدم لدعم عملية التوظيف.

يعمل نظام تتبع المتقدمين عن طريق تخزين معلومات المرشح بشكل آمن. وهذا يسمح لصاحب العمل بالوصول إلى معلومات المرشح بسهولة واختيار أفضل المرشحين للمناصب الشاغرة.

ومع ذلك، فإن نظام تتبع المتقدمين هو أكثر من موقع مركزي لتخزين معلومات المرشح. اذا استخدم بشكل جيد يمكن أن يصبح نظام تتبع المتقدمين أداة قوية يمكنها تحويل عملية التوظيف في الشركة.

 

ماذا يفعل نظام تتبع المتقدمين؟

 

عندما يتقدم طالب وظيفة بطلبه، فانه يضيف معلومات للاتصال به، والخبرة، والمؤهلات، والسيرة الذاتية ورسالة التحفيز على البرنامج. ثم يتم نقل ذلك عبر النظام من مرحلة إلى أخرى مع تقدم الطلب خلال عملية التوظيف.

المعلومات التي تم تحميلها من قبل مقدم الطلب متاحة بسهولة لمسؤول التوظيف لمراجعتها. يمكن استخدام نظام تتبع المتقدمين لفحص معلومات مقدم الطلب لتقييم ما إذا كانت لديهم المؤهلات اللازمة التي يجب مراعاتها في الأدوار المتاحة.

بالإضافة إلى فحص المرشحين، يتم استخدام نظام تتبع المتقدمين لإجراء اختبارات روتينية مثل اللغة أو الكفاءة، وترتيب المقابلات والتحقق من الأوراق. يمكن استخدامه أيضًا للتحقق من المراجع والتواصل مع المتقدمين.

 

ما الذي يجلبه نظام تتبع المتقدمين إلى الشركة؟

 

صحيح أن نظام تتبع المتقدمين ليس ضروريا تماما للشركات التي توظف موظفين جددا بانتظام. ولكن نظام تتبع المتقدمين لا تجلب ميزة تنافسية للشركة، وخاصة إذا استخدمت جنبا إلى جنب مع نهج استراتيجي للتوظيف وإدارة المواهب.  

نظام تتبع المتقدمين يجلب المزيد من النظام والتنظيم لعملية التوظيف. فبدلا من تخزين معلومات مقدم الطلب في مواقع مختلفة والوصول إليها من قبل أفراد مختلفين، يتم تحديد موقع جميع معلومات مقدم الطلب بشكل آمن في مكان واحد. ليس ذلك فحسب، ولكن يمكن أن يساعد نظام تتبع المتقدمين على خلق نهج أكثر اتساقا للتوظيف. وبفضل عملية الفحص،  لن يتقدم إلى المرحلة التالية سوى المتقدمين الذين يتمتعون بمؤهلات صحيحة. هذا يعني أن هناك فرصة أقل للخطأ وفرصة أقل للتقدم غير العادل حيث قد توجد العلاقات قائمة.

يمكن لنظام تتبع المتقدمين أيضا تحسين سمعة الشركة الخارجية. وهذا سيؤثر على العلامة التجارية لصاحب العمل ويجعل الشركة تبدو أكثر مهنية وتنظيما وحداثة. وهذا يمكن أن يكون جذابا لبعض المرشحين المحتملين.

 

ATS

 

ما هي فوائد نظام تتبع المتقدمين؟

 

كما تطرقنا بالفعل، يمكن لنظام تتبع المتقدمين جلب الكثير إلى الشركة. ومع ذلك، لفهم فوائد نظام تتبع المتقدمين بشكل كامل، من الأفضل دراسة الطريقة التي يفيد بها هذا البرنامج المرشحين وقسم الموارد البشرية.

 

مزايا نظام تتبع المتقدمين لقسم الموارد البشرية

  1. عملية أكثر انسيابية. نظرا لأن نظام تتبع المتقدمين يقدم طالبي العمل من خلال عملية التوظيف، فإنه يقلل من الحاجة إلى مشاركة الموارد البشرية في الإدارة الأساسية التي تأتي مع تعيين موظفين جدد. بدلاً من نقل المعلومات من ملف إلى آخر - الأمر الذي يستغرق وقتًا، يمكن أن يتسبب في أخطاء وقد يمثل خطرًا أمنيًا - يتم الاحتفاظ بجميع البيانات في برنامج واحد آمن يسهل الوصول إليه. هذا يجعل المسؤول المرتبط بالتوظيف أسهل وأسرع وأكثر كفاءة.
  2. تحسين فعالية التوظيف. ليس فقط هو تحسين عملية المشرف، ولكن يتم تحسين عملية العثور على المواهب مع نظام تتبع المتقدمين. يمكن لمسؤولي الموارد البشرية رؤية القنوات التي تقدم أفضل المتقدمين بسرعة، مثل الإحالات أو الإعلان أو مستشاري التوظيف. وهذا يمكن أن يرشد القرارات المستقبلية إلى عملية أكثر فعالية.
  3. تحسين التكلفة لكل توظيف. بفضل زيادة الكفاءة في كل من البحث عن المشرف والمواهب، يتم تقليل تكلفة كل توظيف أيضا.
  4. تحسين الاتصال الداخلي. يسمح نظام تتبع المتقدمين لجميع الجهات المعنية بعرض حالة التوظيف بسهولة. بدلا من انتظار التحديثات عبر البريد الإلكتروني أو الحاجة إلى الاتصال أو إرسال رسالة إلى العميل المتوقع للتوظيف، يمكن للمديرين ببساطة تسجيل الدخول إلى نظام تتبع المتقدمين لرؤية قائمة المتقدمين ومعرفة التقدم.
  5. أخطاء أقل. نظرًا لأن المعلومات الموجودة على نظام تتبع مقدم الطلب يتم نقلها تلقائيًا من مرحلة إلى أخرى، فهناك فرص محدودة لحصول الأخطاء في إدخال البيانات. هذا يعني بيانات الموظف الأكثر نظافة إذا تم تعيين المتقدمين.
  6. دعم التنوع. الفحص الأولي الذي تقوم به أنظمة تتبع المتقدمين يستبعد التحيز اللاواعي الذي قد يتسلل إلى قرار التوظيف. إضافة إلى ذلك، يمكن استخدام نظام تتبع المتقدمين لتقسيم المتقدمين ، مما يساعد على تحديد مجموعات المتقدمين الممثلة تمثيلاً ناقصًا. يمكن أن يساعد ذلك الشركة في تحليل المكان الذي تقدم منه هؤلاء المتقدمون والسعي لجذب مجموعة مواهب أكثر تنوعًا باستخدام الأساليب الناجحة سابقًا.
  7. تحسين الأمان. معظم أنظمة تتبع المتقدمين آمنة للغاية مما يعني أن بيانات الموظفين آمنة من خروقات البيانات التي يمكن أن تحدث إذا تم تخزينها في ملف الشركة العادي. وهذا يقلل من المخاطر التي تتعرض لها الشركة ويحسن جاذبية المؤسسة للمتقدمين المحتملين.
  8. تحسين جودة توظيفك. هناك طريقتان يمكن أن تساعد في تحسين نوعية التوظيف الخاص بك. أولا، تعمل وظيفة الفرز على تحديد المرشحين ذوي الأداء العالي بسهولة أكبر، كما أنها أكثر قوة في التأكد من عدم الاستمرار إلا في المرشحين الذين يستوفون المعايير الأساسية. ثانيًا، نظرًا للعملية الأسرع والأكثر انسيابية، يمكن إجراء مقابلات مع المرشحين ذوي الجودة العالية وعرضهم قبل قبولهم لأدوار في مكان آخر. علاوة على ذلك، فإن العملية المنظمة تجذب المرشحين الذين سيقدرون عملية المقابلة السلسة.
  9. تعزيز استقبال للمرشحين الناجحين. إذا نجح المرشح، فإن المرحلة التالية هي البدء في إلحاق الموظف الجديد. يمكن استخدام أنظمة تتبع مقدم الطلب في اعداد الموظفين. يمكن استخدام أنظمة تتبع المتقدمين لاستقبالهم كموظفين جدد. نظرا لاحتوائها على جميع معلومات الموظفين، فيمكن استخدامها للتواصل مع الموظف، وإعداد الاستقراءات الأولية، وحتى الترتيب للتدريب قبل بدء العمل وتسوية المكالمات.
  10. يتكامل مع برامج إدارة المواهب الداخلية. من خلال دمج أنظمة تتبع المتقدمين مع برامج إدارة المواهب، يمكن للشركة أن تفهم بشكل أفضل النطاق الكامل للمواهب المعروضة. لا يمكنهم فقط النظر في المرشحين الخارجيين الذين قد يكونون مناسبين لدور ما، ولكن يمكنهم أيضًا مراجعة المرشحين الداخليين الذين قد يتناسبون مع المعايير المطلوبة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين حركة المواهب الداخلية، والتي بدورها يمكن أن تدعم تطوير الموظفين واشراكهم والاحتفاظ بهم.

 

مزايا نظام تتبع المتقدمين للمرشحين

  1. توفير الوقت. المعلومات التي تطلب المؤسسة من الموظفين إرسالها عند التقدم بطلب للحصول على وظيفة هي نفسها في كل مرة. يمكن للأفراد الذين يتقدمون لوظائف متعددة في نفس الشركة تحميل معلوماتهم الشخصية ثم اختيار الأدوار التي يريدون التقدم لها بسهولة.
  2. تجربة أكثر إرضاء. قد تبدو عملية التقديم أكثر إحباطا بالنسبة للمرشحين الذين غالبًا لا يسمعون أي شيء لأسابيع من الشركة التي يتقدمون إليها. باستخدام نظام تتبع المتقدمين، يمكن للشركة البقاء على اتصال بالمرشحين بشكل متكرر مما يوفر تجربة أقل إرهاقًا. حتى المهام مثل رسائل الرفض يسهل ترتيبها للحصول على تجربة مرشح أفضل من جميع النواحي.
  3. رؤية أفضل لمجموعة أوسع من الوظائف. بفضل الطريقة التي يمكن بها لأنظمة تتبع المتقدمين استهداف جمهور أوسع، يتم الآن كشف الأفراد الذين لولا ذلك لما شاهدوا إعلان وظيفة الشركة. وهذا يوفر فرصا إضافية ويمكن أن يحسن التنوع أيضا.
  4. يتم تخزين معلومات المرشح للفرص المستقبلية. إذا لم ينجح المرشح في الوظيفة التي تقدم له، ولكن لا يزال لديه موهبة وإمكانات رائعة، فمن السهل تخزين معلوماته على نظام تتبع المتقدم للوظائف الشاغرة في المستقبل. من خلال إضافة المرشحين إلى مجموعة المواهب المعترف بها، يمكنك مرة أخرى تحسين تجربة المرشح وتحسين فرصهم في الحصول على دور في شركتك، حتى لو لم يكن الدور الذي تقدموا له في البداية.

 

لماذا يعتبر  نظام تتبع المتقدمين ضروريا للشركات من جميع الأحجام؟

 

على الرغم من أن أنظمة تتبع المتقدمين قد استخدمت من قبل المؤسسات الكبيرة لسنوات عديدة، إلا أن الأنظمة الجديدة السحابية تعني أن الشركات الصغيرة والمتوسطة يمكن أن تستفيد أيضا. الاستثمار في البرمجيات السحابية هو أقل بكثير من النظم المحلية وغالبا ما ترتبط بحجم المؤسسة، مما يجعلها خيارا بأسعار معقولة لجميع الشركات.

ببساطة، يمكن لنظام تتبع المتقدمين شحن عملية التوظيف في الشركة، بغض النظر عن حجمها. يتعين على الشركات الكبيرة ضمان عملية توظيف فعالة لضمان الإنتاجية المثلى، بينما يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تدفع نموها من خلال المتقدمين المتميزين وعملية التوظيف التي لا تستنزف العمل للوقت.

باختصار، الاستثمار في نظام تتبع المتقدمين يمكن أن يحدث فرقا مهما في جودة التوظيف الجديد والحد من الضغط على الموظفين الحاليين. بفضل الخيارات المرنة السحابية المتوفرة الآن، قد يكون نظام تتبع المتقدمين ميسور التكلفة أكثر مما تعتقد، مما يخلق استثمارًا مفيدًا في نجاحك المستقبلي.

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

حان الوقت لتغيير أنماط عملنا !

قم بتحديث عمليات الموارد البشرية بفضل أحدث التكنولوجيات

اكتشف حلول MintHR