كيف يمكن لبرنامج الموارد البشرية تعزيز مشاركة الموظفين؟

اشترك في رسائلنا الإخبارية

كيف يمكن لبرنامج الموارد البشرية تعزيز مشاركة الموظفين؟

 

التكنولوجيا وإشراك الموظفين يبدوان كرفقاء غير محتملين. بل عكس ذلك في حالة العمل عن بعد. بالنظر عن قرب سيبدو من الواضح أن التكنولوجيا مثل تطبيقات الموارد البشرية يمكن أن تلعب دورا مهما في جعل الحياة أبسط لموظفي الشركة، بغض النظر عمن هم. هذا لأنه ليس فقط فريق الموارد البشرية من يستفيد من مزايا برامج الموارد البشرية.

 

 

ما هو برنامج الموارد البشرية؟

 

برنامج الموارد البشرية هو نوع من البرامج التي تساعد الشركات على إدارة شؤون موظفيها بسهولة أكبر. على الرغم من أن هناك أنواع كثيرة من برامج الموارد البشرية، لديهم جميعا شيء واحد مشترك – لها عدة وظائف تساعد مسؤولي الموارد البشرية في مهامهم. وقد يشمل ذلك ما يلي:

  • تخزين البيانات
  • كشوف الرواتب
  • رصد الإجازات
  • تدبير الكفاءات
  • إدارة دورة حياة الموظف
  • تدريب.

قد تسمع بنظام الموارد البشرية HRIS يشار إليه باسم برنامج الموارد البشرية. يستخدم مصطلح برنامج الموارد البشرية في بعض الأحيان بالتبادل مع نظام تسيير الموارد البشرية، على الرغم من وجود اختلافات طفيفة بين الاثنين يمكنك7

 

 

ما هي مزايا التزام الموظفين؟

 

يمكن أن يكون التزام الموظفين هو الفرق بين النجاح والفشل على المدى الطويل. كما قال Doug Conant, الرئيس التنفيذي السابق لشركة Campbells الشهيرة، 'للفوز في السوق، يجب أن تفوز أولا في مكان العمل'.

ولكن كيف يمكن لإشراك الموظفين تحسين القدرة التنافسية للشركة؟

 

زيادة الإنتاجية والابتكار.

الموظفون الملتزمون يفعلون أكثر من مجرد حضورهم في المكتب. إنهم يعملون بجد ويفكرون بجد أكبر. كما يقول مقال Forbes :  "يظهر الموظفون المشاركون كل يوم بشغف وهدف وحضور وطاقة".

 

انخفاض معدل تغير الموظفين وانخفاض تكاليف التوظيف.

ومن المرجح أن الموظفين غير الملتزمين في عملهم في الشركة التي يعملون فيها أن يتركوها لأجل شركة أخرى. من خلال زيادة اشراك الموظفين، ستبدأ في تقليل معدل مغادرتهم الشركة. وهذا بدوره يقلل من التكاليف المرتبطة بالتوظيف والادماج.

 

جذب المواهب بسهولة بسبب العلامة التجارية للموظف القوي.

موظفوك يتحدثون! منصات مثل Glassdoor تعطي بسرعة المرشحين المحتملين نظرة حوله ثقافة مكان عملك. سيقدم الموظفون الملتزمين صورة إيجابية عن القوى العاملة الخاصة بك، مما يجعلها أكثر جاذبية لأفضل المواهب.

 

قوة عاملة أكثر صحة مع معدلات أقل من الغياب غير المخطط له.

ويرتبط اشراك الموظفين ارتباطا وثيقا بتحسين ر الموظفين  وانخفاض مستويات الإجهاد مما يؤدي بدوره إلى تقليس الإجازات مرضية.

 

تحسين رضا العملاء.

الموظفون الأكثر سعادة تعني منتجا أو خدمة ذات جودة أفضل للعميل النهائي.

 

HRIS 

كيف يمكن أن تساعد برنامج الموارد البشرية في تعزيز مشاركة الموظفين؟

 

كما تطرقنا اليه بالفعل، الرابط بين برنامج الموارد البشرية والتزام الموظفين لا تظهر على الفور. ومع ذلك، من خلال تنزيل برنامج الموارد البشرية في شركتك، ستجد أنه من الأسهل دعم الموظفين ومنحهم الأدوات التي يحتاجونها للقيام بعملهم بسهولة أكبر. وفيما يلي بعض الأمثلة:

 

تنظيم أفضل

التنظيم الجيد هو محور ثقافة هادئة ومخططة جيدا ومتعمدة. ليس فقط خلق علاقات بعملاء وموردين بسهولة، بل هي تدعم رضا الموظفين ومشاركتهم. جعل الجهد المبذول لتنظيم البيانات وتبسيط العمليات وتوفير اتصالات أكثر وضوحا يجعل حياة الجميع   أسهل. لذا بدلا من التذمر 'لماذا لا أستطيع الحصول على إجابة مباشرة عن إجازة الأمومة المتبقية؟ ' و ‘هذه هي المرة الثالثة التي يتم فيها نشر وثيقة مهمة على العنوان الخطأ!’، يمكن للموظفين التركيز على عملهم. وهذا يعني أن المسؤولين لديهم عدد أقل من المشاكل المتعلقة بالإدارة للتعامل معها ويضمن شعور الموظفين بإحباط أقل. النتيجة الصافية؟ قوة عاملة أكثر سعادة وإنتاجية وانخراطا.

 

تمكين الموظفين

واحدة من الفوائد المباشرة لبرنامج الموارد البشرية هو أنها توفر الخدمة الذاتية. التكنولوجيا منتشرة جدا في حياتنا اليومية مما يعني أن موظفي الألفية وجيل Z (Gen-Z) يجدون أنه من المحبط أن يقوموا بالتحقق من التفاصيل مع مدير الموارد البشرية الخاصة بهم والانتظار للحصول على استجابة. ليس فقط لأنها بطيئة، ولكن تبدو قديمة وغير منتجة.

باستخدام برنامج الموارد البشرية، يتم تمكين الموظفين من التحقق من تفاصيل مثل استحقاق الإجازة المتبقية والتفاصيل الشخصية. كما يمكنهم   حجز تواريخ الإجازة أو تحديث المعلومات مثل عنوان منزلهم وما الى غير ذلك. نظرا لأن معظم تطبيقات الموارد البشرية تعتمد على نظام السحابة cloud، يمكن للموظفين الوصول إلى النظام من عدة أجهزة مثل هواتفهم أو أجهزة الحاسوب المحمولة. وهذا يعني أنه يمكنهم أن يجعلوا مهام الإدارة الخاصة تتناسب مع الوقت الذي يفترض ان يكون ضائعا مثلا أثناء السفر أو أثناء انتظار اجتماع. وهذا يعني أيضا أن الموظفين الذين يعملون عن بعد أو الذين يسافرون مع العمل يمكنهم تقديم النفقات أو طلب إجازة أو تغيير تفاصيلهم المصرفية بغض النظر عن مكان عملهم.

 

تبسيط عمليتي التوظيف والادماج

برنامج الموارد البشرية جعلت التوظيف والادماج أبسط بكثير. هذا ليس أفضل للموظفين الجدد فحسب، بل إنه إيجابي أيضا للمسؤولين المكلفين بتوظيف أعضاء جدد في الفريق.

بالنسبة للموظفين الجدد، فإن برامج التوظيف والادماج تسهل عليهم فهم التوقعات وتقديم المعلومات ذات الصلة. كما أنه يخلق انطباعا بأن الشركة تهتم بطريقة معاملة الموظفين الجدد.

بالنسبة للمسؤولين، فإن تطبيق الموارد البشرية تمنحهم رؤية شاملة عن تقدم عملية التوظيف. كما أنه يساعدهم على إدارة عملية ادماج الموظفين أكبر، مما يعطيهم تذكيرات حول ما يحتاجون إلى القيام به ليكون الترحيب بالعضو الجدي أكثر سلاسة. وهذا لا يعني فقط أن عضو فريقهم سيكون أكثر إنتاجية بسرعة أكبر، ولكنه يجعل أيضا وظائفهم أسهل لأن القسم المسؤول عن ادماج الموظفين الجدد يمكن أن يتم اعداده بسهولة أكبر.

 

إنشاء عملية تدبير الكفاءات أكثر اتساقا

برنامج تدبير الكفاءات هو جزء لا يتجزأ من العديد من أنظمة برامج الموارد البشرية. اذ تعتبر عملية تدبير الكفاءات المتكاملة أمرا ضروريا لالتزام الموظفين. بتوقعات واضحة، المكافأة والتقدير وابراز التقدم، المسؤولون وأعضاء الفريق على حد سواء يقدرون وضوح برامج الموارد البشرية.

مع أهداف الشركة الواضحة للعيان داخل برنامج الموارد البشرية، فإنه من السهل على الموظفين فهم الطريقة التي يمكن أن يساهموا بها في نجاح الشركة. يمكن للبرنامج أيضا توفير أساس للموظفين من فرد إلى آخر، وتوفير تذكير للأهداف وتسهيل البقاء على المسار الصحيح.

كما أن اتساق نظام تدبير الكفاءات الذي يتميز بالشفافية يمكن أن يقلل من فرصة حدوث صراع حول مراجع, الفعالية. لأنه من الأسهل تتبع التقدم المحرز ضد أهداف الموظفين، سيكون هناك عدد أقل من المفاجآت والمزيد من الفرص للمسؤولين لتدريب الموظفين أو اقتراح برامج تدريب التي ستساعد الموظفين على تحقيق أهدافهم.

 

كسب الوقت في المهام الإدارية والمتكررة

الحياة كمسير صعبة في بعض الأحيان. ولكن مع وجود برامج الموارد البشرية، فإن المهام التي قد تكون مملة أو تنسى بسهولة تصبح بسيطة. يمكن تتبع طلبات إجازة الموظف وإشعارات الغياب غير المخطط له وتقدم التداريب وتسجيلها باستخدام برنامج الموارد البشرية.  يمكن استخدام التنبيهات التلقائية لتذكير المسؤول أو الموظف بإكمال المهام حسب الحاجة.

وهذا يلغي متابعة الموظفين للمسؤولين، لأجل طلب إكمال المهام. وهذا يعني أيضا أن الأشخاص المسؤولين من السهل العثور عليهم في موقع واحد؛ ولا حاجة للبحث عن الملفات وحفظها في مواقع جديدة. وهذا يمكن أن يجعل مهمة المدير أسهل ويعطيه المزيد من الوقت للعمل مع موظفيه، ودعمهم في تطويرهم وتدريبهم على العمل بشكل أكثر ذكاء.  تصبح وظيفة المدير أكثر إرضاء وتحسن مشاركة الموظف لأن الموظفين يمكنهم رؤية أن مديرهم مهتم بهم كفرد.

 

زيادة الشفافية من أجل ثقافة أقوى للشركة

يمكن لبرنامج الموارد البشرية أن يكون له فوائد هائلة لأجل شفافية الأعمال، الأمر الذي يمكن أن يدعم ثقافة تنظيمية إيجابية والتزام الموظف. من خلال السماح للشركة بنشر خطط العمل والسياسات والتحديثات والإشعارات سيمكن برنامج الموارد البشرية الموظفين من الوصول إلى أحدث إصدارات هذه الملفات.

سهولة الدخول يمكن أن تساعد بعدة طرق. أولا، يظهر للموظفين أن الشركة ليس لديها ما تخفيه عن موظفيها. كما يمكن أن يقلل من المعلومات المضللة. بدلا من أن يثرثر الموظفون ويصدقوا المعلومات الخاطئة، يمكنهم بسهولة تأكيد فهمهم من خلال الإشارة إلى السياسة أو التحديث ذي الصلة. بل يمكنهم إرسال رابط إلى زملائهم في العمل للحد من المخاوف.

وأخيرا، يمكن أن تساعد هذه الشفافية في إلهام الموظفين. إذا كانت الشركة تمنح الوصول إلى خطة التسويق الخاصة بهم أو تطوير المنتجات، هذا يمكن أن يعطي الموظفين الدافع لدعم هذه المبادرات. بل إنه قد يشجع المزيد من صغار الموظفين على القيام بمزيد من التدريب والتطوير للنظر في أدوارهم في المستقبل في هذه الأقسام.

 

دعم استراتيجية الرقمنة في الشركة

يمكن أن يكون وضع برنامج الموارد البشرية عنصرا أساسيا في استراتيجية الرقمنة في الشركة. وبقدر ما يمكن للرقمنة تبسيط مكان العمل والمساعدة في خلق فرص حفظ المال، فإنه يمكن أيضا تحسين مشاركة الموظفين.

وكما هو الحال مع الأشكال الأخرى للرقمنة، يمكن أن تحسن برنامج الموارد البشرية التعاون بين الأقسام والأفراد، وتعزز التواصل وتمكين المسؤولين والموظفين، وتدعم المكافأة والاعتراف بالمجهودات. ويمكن لهذه العوامل أن تساعد على زيادة رضا الموظفين، وتعزيز العلاقات في مكان العمل، وتحسين نتائج المشاريع، وكلها ستسهم في تعزيز ثقافة الشركة.

 

في الختام

وكما هو الحال مع العديد من مبادرات الأعمال، فإن العنصر البشري في برنامج الموارد البشرية هو الذي يمكن أن يكون له التأثير الأكثر إيجابية. باستخدام التكنولوجيا لزيادة الشفافية، وخلق الاتساق وتمكين الموظفين، سترى الشركة بسرعة فوائد مشاركة الموظفين المتطورة.

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

هل تسعى لتعزيز مشاركة موظفيك؟

قم بذلك بفضل حلول MintHR !

اكتشف المزيد