الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل

من أهم ركائز قسم الموارد البشرية تحسين جودة حياة الموظفين، حياة الموظفين الوظيفية تبدأ من أولى خطواتهم داخل الشركة، بداية من مرحلة الاختبارات والمقابلة الشخصية حتى مرحلة الترحيب والإعداد للعمل، كل هذه المراحل يجب أن تعكس ثقافة الشركة بشكل مهني محترم مٌنظم جيدًا يٌشعر الموظفين بقيمتهم وأهمية الدور الذي يتم تهيئتهم للقيام به دون إفراط أو تفريط.

[Sommaire]

من هنا يمكننا الاستدلال على...

أهمية الترحيب

الترحيب بالموظفين يكسر الحاجز الجليدي بينهم وبين محيطهم الجديد في العمل، يٌتيح لهم التعرف على بيئة العمل في جو مليء بالتفاهم والود والسعي لإيصال الصورة كاملة لهم دون تضليل أو تعمية أو استعجال لنتائج تستهلك من الوقت الكثير بدون عملية الاستقبال المنهجية.

الترحيب يمكن أن يتم تصميمه لكل مٌوظف جديد على حدى إذا كانت إمكانيات الشركة تسمح بذلك وطبيعة المنصب تستدعي ذلك -أيًا منهما-، أما في الأحوال العادية يمكن تقسيم الترحيب إلى قسمين الأول خاص بالموظفين العاملين لأول مرة، وفيه يجب شرح طبيعة العمل بشكل مستفيض أكثر، وكذلك دمجهم في برنامج تدريب مهني إذا اقتضى الأمر، الثاني خاص بالموظفين الذين سبق لهم العمل في نفس المجال، وفيه يجب التركيز على طبيعة العمل بالشركة، وأن تكون الأمور أكثر تحديدًا خاصة فيما يخص الجوانب الإدارية والقانونية واللوائح الداخلية بالشركة.

الترحيب أساس علاقة سوية بين الشركة وموظفيها، علاقة تقدير ودعم متبادل، الترحيب يجب أن يكون مادي ومعنوي، أما المادي فصندوق هدايا تذكارية يحتوي على كوب قهوة، ملابس خاصة بالعمل، أدوات مكتبية، كتاب يشرح تاريخ الشركة والهيكل الوظيفي ويحتوي فصل خاص بكل وظيفة، مفكرة، نتيجة، وبعض الهدايا اللطيفة التي تتضمن شعار الشركة، كلها أمور صغيرة لكن أثرها عظيم على الموظفين، أما الجانب المعنوي يمكن تخصيص موظف مخضرم من القسم يتولى الموظف الجديد في أيامه الأولى، يأخذه في جولة بين أقسام الشركة، يٌعرفه أماكن القهوة والاستراحات والأنشطة الترفيهية، يساعده في فهم طبيعة عمله وطبيعة المهام الموكلة إليه، ويساعده في تخطي عقبات الأيام الأولى، هذه الدرجة من التفاهم والاحتواء ربما تبدو مبالغ بها في البداية لكنها تؤتي ثمارها على المدى الطويل، ثمار ستعرفها في وصول الموظف لمستويات أداء قياسية في أقل وقت ممكن وبأقل نسبة خلافات وصراعات.

أما عن طرق الترحيب فتبدأ ب..

رسالة الترحيب

رسالة تصل الموظف على البريد الإلكتروني الخاص به، تسرد له قصة انضمامه للشركة وآراء موظفي قسم الموارد البشرية وقسمه به، وأسباب اختيارهم له على وجه الخصوص، إذا أشعرت موظفيك بالثقة والتقدير سيعطونك أفضل مما تتخيل، المهم ألا تفلت زمام الأمور منك وتتحول لضغط غير محسوس، ما يؤثر سلبًا على أداء الموظفين؛ كونهم أصبحوا أسرى توقعاتك عنهم والخطأ والتقصير -البشري- يجب ألا يكونوا في قواميسهم، العكس هو المطلوب، ثقة مع تقدير وتفهم وتسامح ومعاونة على إخراج الأفضل من الجميع على اختلاف قدراتهم وطبائع المهام المٌوكلة إليهم.

الرسالة يمكن تحديثها سنويًا بحيث تٌصبح ذكرى انضمام الموظف للشركة من ضمن أعياده السنوية، ربما تصحبها بعد عبارات التقدير والثناء -إن كان مٌستحق-، وهدية تذكارية تحمل معني (سعداء بوجودك معنا).

يوجد صيغ كثيرة للرسالة لكن أجملها ما تتم صياغته خصيصًا للموقف المستخدم، الإشعار بالتفرد لا يقدر بأموال الدنيا ولا بأشد العبارات عذوبة.

يجب أن تتضمن الرسالة مهام الموظف الأساسية مع توصيات باستشارة المختصين عند وقوع أي تعثر أو مشكلة، ربما الإشارة إلى الرئيس المباشر في حال مشاكل العمل البسيطة، أو رئيس القسم في مشاكل التنسيق بين الزملاء وعند تعثر الوصول للمدير المباشر أو في حال الاحتياج للتواصل مع الأقسام الأخرى، أو مسئول الموارد البشرية فيما يخص الحضور والغياب والإجازات ومشاكل التأقلم مع العمل.

من أهم أسباب الاهتمام بالترحيب بالموظفين الجدد هي فكرة إعدادهم للعمل بما يتفق مع ظروف الشركة وأولوياتها..

التهيئة للعمل

إذا أردت الحصول على أقصى استفادة ممكنة من موظفيك؛ كل ما عليك هو الاجتهاد في تهيئتهم للعمل، وتذليل أغلب الصعاب التي من المحتمل أن تواجههم ثم عليك انتظار النتائج منهم في آناة وصبر، من أهم وسائل التهيئة للعمل:

• الندوات التعريفية.
• الجولات الاستكشافية في محيط الشركة.
• التدريب المهني على يد الأكفاء ذوي الخبرة بما يتناسب مع مستوى خبرة كل موظف وطبيعة عمله، يمكننا سرد برامج التأهيل للعمل بعد تقسيمها إلى ثلاث مراحل، ألا وهي:

تاريخ الشركة

المرحلة الأولى في علاقة الموظف بشركته الجديدة، تاريخ نشأة الشركة وأول القائمين عليها، مسيرة تقدمها والنجاحات التي حققتها والتكريمات التي حازتها سواء على المستوى المحلي أو الدولي، الاعتمادات وبرامج الجودة المعتمدة، ثقافة الشركة وهويتها وتطور فكرها المؤسسي على مدار السنوات، كلها أمور تقرب للموظف الجديد من عمله، المهم ألا يتم إظهار الصورة على إنها مثالية، ذكر العيوب ونقاط الضعف وما يمكن أن يراه الموظف من مصاعب وضغوط مهم ويجعل التوقعات في إطار يمكن التعاطي معه، ولا يٌعرض الموظف لخيبات أمل كثيرة قد تؤثر بالسلب على أدائه الوظيفي، الرؤية الشفافة المحايدة المتوازنة من وجهات نظر متعددة هي الأفضل وقت التهيئة للعمل، ويجب أن تكون لغة الحوار إيجابية لا سلبية، أي تٌظهر العيوب والمشاكل في صورة تحديات، تحديات تخص الموظف، رؤساء الأقسام أو حتى مجلس إدارة الشركة ومديرها التنفيذي.

قوانين الشركة

الجزء الأهم والذي إذا سٌرد على أتم وجه سيحمي الموظف والشركة من مخاطر كثيرة، الأمر مهم لدرجة أن نجاح الموظف أو فشله مهنيًا داخل الشركة قد يترتب عليه، يجب التدرج فيه من الأعلى للأسفل، بداية مع القوانين العامة للدولة ثم للقطاع الذي تندرج تحته الشركة ثم القوانين واللوائح الداخلية العامة ثم المٌختصة بالقسم الذي يتبع له الموظف، ويجب أن يكون الشرح واضح بسيط مٌوجز، ويا حبذا لو تم إرفاقه بكتيب لوائح مٌبسط يحتوي ما لا يسع الموظف جهله.

أما الجزء الثالث والأخير..

عمل الموظف

هنا يجب تصميم التدريب فيما يخص الموظف ذاته، أو قسمه الأساسي أو على الأقل يتم تجميع المهن المتقاربة جنبًا إلى جنب، يمكن أن يساهم الموظفين الأكبر سنًا والأكثر خبرة في إرشاد الموظفين الجُدد -كما ذكرنا آنفًا-، وذلك بعد نهاية الدور الأساسي لخبراء وموظفي قسم الموارد البشرية، شرح عمل الموظف يجب أن يتضمن:

• مهمات القسم بشكل عام.
• الهيكل التنظيمي للقسم وموقعه فيه بالضبط.
• المهام الموكلة إليه شخصيًا.
• صلاحياته ومستوى التداخل المسموح به بينه وبين العاملين بالأقسام الأخرى.
• تدرج القرارات في القسم.
• إمكانية طلب إجراء الاجتماعات من عدمها وطبيعة تنظيمها ودواعيها الممكنة.

كل هذه الخطوات تٌسهل على الموظف الاندماج في بيئة عمله، لاسيما إن تم تقديمها في جو من التفاهم والألفة والرغبة الحقيقية في المساعدة على النجاح وتذليل الصعاب من أجل الصالح العام، يمكن إرفاقها في البريد الإلكتروني الخاص بالموظف أو طباعتها له لتسهيل التعامل وللتذكير بأهيمة الإطلاع عليها؛ لتقليل الخلافات والتصادم في بيئة العمل.

من هنا يمكننا أن نودع فقرة الترحيب والتهيئة؛ لنبدأ المرحلة الأهم ألا وهي العمل والإنتاج.