برنامج التوظيف يمكن الشركات من نشر وظائفها للجمهور وجذب أفضل المواهب لشغل الوظائف، فهو لا يستهلك المزيد من الوقت التي كانت تستغرقه الطرق اليدوية، كما أنه يركز على جذب أفضل المرشحين المناسبين للعمل.
لذا يجب على أي مؤسسة أياً كان حجمها استخدام تلك البرامج للاستفادة من المميزات التي توفرها وتعيين أفضل المواهب المتاحة.
دعونا نتعرف على ما هو برنامج التوظيف وكيف يمكن للشركات استخدامه والاستفادة منه؟
[Sommaire]
ما هو برنامج التوظيف؟
هو نظام يعمل على أتمتة عملية التوظيف بداية من نشر الوظائف الخاصة بالشركة إلى بدء التعامل مع الموظفين الجدد، حيث يمكن من خلاله تتبع المرشحين أياً كان حجمهم بالإضافة إلى إدارتهم والتواصل معهم.
فهو يساعد المؤسسة على تحسين عملية التوظيف داخلها، حيث يقوم بالعديد من المهام بكل دقة وسرعة كالبحث عن أفضل المرشحين وإدارتهم وفحص المعلومات الخاصة لهم والبقاء على اتصال بهم طوال عملية التوظيف.
وتتضمن برامج التعيين ما يلي:
- البحث على مواقع التواصل الاجتماعي عن أفضل المرشحين.
- البحث على شبكات الإنترنت العنكبوتية عن أفضل السير الذاتية التي تتناسب مع الوظائف بمكان العمل.
- تخزين السير الذاتية للمرشحين واقتراحها للوظائف الحالية وأيضاً المستقبلية.
- تتبع مقدم الطلب وإدارة وإجراء المقابلات.
بمعنى آخر يمكننا القول بأن برامج التوظيف تهدف إلى تحسين جهود التوظيف وليس المقصود منها القيام بعمل مدير التوظيف وإنما مساعدتهم على العمل بشكل أكثر فعالية من خلال التخلص من كافة المهام اليدوية التي تأخذ الكثير من الوقت والجهد.
فوائد استخدام برامج التوظيف للشركات
يمكن لأي شركة الاستفادة من برنامج التوظيف وتعيين أفضل المهارات المناسبة مع ثقافة الشركة وقيمها، حيث يمكن للشركات الاستفادة من الآتي:
التسهيل من عملية البحث عن أفضل المرشحين: حيث تمكن تلك البرامج مديري التوظيف من التعرف بشكل أفضل على شخصية كل مرشح ومعرفة خبراته وإنجازاته، الأمر الذي يسهل من اجتذاب أفضل المرشحين بكل سهولة.
القدرة على تصفية المرشحين: حيث تسهل تلك البرامج من عملية التواصل بين أصحاب الأعمال والمرشحين للوظائف وتقييم مهاراتهم وخبراتهم بشكل أفضل باستخدام منصات التواصل المهني والتي تمكن المؤسسة من الإطلاع على أنشطة المتقدمين على الشبكات الاجتماعية للتعرف على المواضيع التي تجذبهم.
توفير المال والوقت: فهذه البرامج توفر العديد من الأدوات الفعالة في عملية التوظيف والتي توفر الوقت والمال التي تأمل به أي شركة، حيث يمكن لإدارة الموارد البشرية من خلال برنامج التوظيف الإطلاع على ملايين السير الذاتية واختيار أفضل المرشحين بكل سهولة وسرعة.
تسويق المؤسسة بشكل أفضل: تساعد برامج التعيين الشركات في تعزيز وجودها المهني على شبكات الإنترنت من خلال إنشاء صفحات خاصة بها دون الاكتفاء بالموقع الإلكتروني الخاص بها، فأغلب المرشحين يرغبون في التعرف على قيم الشركة وثقافتها ومجالاتها قبل التقدم للوظيفة.
كيف تعرف ما إذا كانت مؤسستك تحتاج إلى برنامج توظيف أم لا؟
قد تحتاج مؤسستك بشكل أساسي إلى برنامج توظيف إذا توفرت بها النقاط التالية:
- لا تعرف كيفية جذب المرشحين.
- الرغبة في جذب أفضل المرشحين.
- إذا كنت تقضي الكثير من الوقت أثناء عملية التعيين.
- إنفاق الكثير من المال.
- تلقي الشكاوى من المرشحين حول الطريقة التي يجب عليهم استخدامها للتقديم أو التواصل.
إذا توفرت في مؤسستك واحدة أو أكثر من تلك العلامات فاعلم أنك تهدر في الوقت والمال والموارد البشرية وتحتاج إلى استخدام برنامج التوظيف لمساعدتك في التغلب إدارة عمليات التوظيف بفاعلية.
كيف يمكن للمؤسسات اختيار برنامج التعيين الأفضل لها؟
توجد مجموعة من الأدوات الأساسية التي يجب أن تتوافر في أي برنامج حتى تستفيد منه المؤسسة أقصى استفادة والتعزيز من عملية تعيين أفضل المواهب الممكنة، ومن أفضل الأدوات التي تحقق ذلك ما يلي:
أولاً: نظام تتبع المتقدمين ATS
نظام تتبع المتقدمين يعد من العناصر المهمة في إدارة المرشحين، حيث تساعد المؤسسة على جمع كافة المعلومات الخاصة بكل مرشح وتخزينها، فعملية التوظيف من خلالها تتم على منصة واحدة تمكن المؤسسة من تتبع المرشحين للوظيفة بالإضافة إلى تحسين التعاون بين الإدارات الخاصة بالتوظيف داخل المؤسسة الأمر الذي يقلل من الوقت والجهد أثناء مشاركة تلك التحديثات على مستوى المؤسسة.
ثانياُ: الذكاء الاصطناعي
يساعد الذكاء الصناعي في برنامج التوظيف على توفير الوقت والجهد أثناء عملية التوظيف حيث يمكن من خلالها فرز وفحص النتائج الخاصة بالمرشحين والنجاح في اختيار أفضل المواهب التي تتناسب مع طبيعة العمل داخل المؤسسة، كما أنه يعد من أقوى الوسائل التي تمنع عملية التحيز أثناء عملية الاختيار.
ثالثاً: نظام CRMs لإدارة علاقات المرشحين
يساعد هذا النظام الشركات على إنشاء قاعدة مواهب مشتركة لكافة الوظائف الشاغرة وذلك عن طريق مراجعة التطبيقات التاريخية بالإضافة إلى التعرف على كافة المهارات التي يمتلكها مختلف المرشحين وإنشاء مجموعة من المواهب التي يمكن توظيفها عند وجود وظائف شاغرة.
رابعاً: برامج المقابلات
يساعد هذا البرنامج المؤسسات على إجراء المقابلات قبل عملية فحص المرشحين، فهي تقلل من التكاليف كما أنها تحسن من كفاءة عملية الاختيار وتحسين قرار التوظيف.
كيف يمكن للشركات استخدام برامج التوظيف والاستفادة منها؟
يجب عليك أولاً وقبل أي شيء تحديد الأهداف الخاصة بعملية التوظيف لديك والتعرف على أسباب استخدامك لتلك البرامج، هل بسبب حاجتك إلى تقليل وقت التعيين؟ أو رغبتك في جذب أفضل المرشحين أم تقليل معدل دوران الموظفين أم أي سبب آخر.
فتحديد الهدف يعد من الأمور المهمة التي تساعدك في تحديد نوع برنامج التوظيف الذي تحتاج إليه مؤسستك والاستفادة من المزايا التي سيقدمها لك، فيمكنك إنشاء استراتيجيتك للكلمات الرئيسية التي ستستخدمها في البحث عن أفضل المرشحين بناء على ثقافة شركتك وأهدافك التي حددتها.
يجب التأكد من أنك قمت بإعداد البرنامج بشكل صحيح حيث إنه سيقوم باختيار المرشحين أو رفضهم بناء على المواصفات التي قمت بتحديدها، لذا يمكنك اختبار البرنامج للتعرف على ما إذا كان يستجيب لمتطلباتك أم يحتاج إلى تحسين.
ومن أجل الاستفادة بشكل أكبر من البرامج الخاصة بالتوظيف يمكنك القيام بالخطوات التالية:
- أنشئ إعلانات وظائف وصفحة وظائف تظهر العلامة التجارية لمؤسستك لتتمكن من فحص المرشحين بنفسك.
- قم بإنشاء عملية توظيف تتناسب مع احتياجات مؤسستك وقم بتحديد عدد المقابلات وكيفية إجرائها.
- أعثر على أفضل الكلمات الرئيسية التي تمكنك من العثور على أفضل المواهب والكفاءات التي تحتاج إليها شركتك.
- قم بتقييم استراتيجيتك باستمرار والعمل على تحسينها إذا تطلب الأمر ذلك.
وأخيراً يمكننا أن نقول بأن برنامج التوظيف يمكن أي مؤسسة أياً كان حجمها من العثور على الموظف المناسب من بين مجموعة المواهب الضخمة في وقت أقل، الأمر الذي يمنح أي شركة عائد استثمار أفضل، ولكن يجب على صاحب العمل قبل تحديد برامج التوظيف من التفكير أولاً في حجم شركته والوظائف التي يرغب في إدارة تلك العملية فيها، فالتعرف على تلك العناصر سيمكن الشركات من العثور على البرنامج المناسب وبالمميزات المطلوبة بأقل تكلفة.