نظام تتبع المتقدمين تعد من الأدوات القوية التي يمكن للشركات استثمارها في مواكبة وتيرة التغيير والطلب في الموارد البشرية، فإذا كنت ترغب في جذب أفضل المواهب وتوظيفها والاحتفاظ بها، وفي نفس الوقت تواجه العديد من التحديات في مرحلة عملية التوظيف أو التأهيل، فيمكنك الاعتماد على هذه الأنظمة من أجل الحصول على أفضل المرشحين.
لذا سنقدم إليكم كل ما يخص نظام تتبع المتقدمين مع عرض كافة الأسباب التي تدفع أي شركة إلى استخدام هذا النظام للتسهيل من عملية التوظيف.
ما هو نظام تتبع المتقدمين؟
هو نظام يبسط من عملية التوظيف من خلال استخدامه للذكاء الآلي لفحص كافة المرشحين وفرز الأفضل والأكثر تأهيلاً، الأمر الذي يوفر على المؤسسات ومديري التوظيف الوقت اللازم في فرز المتقدمين يدوياً واستبعاد غير المؤهلين.
بمعنى آخر تسهل برامج التتبع من عملية التوظيف في أي مؤسسة حيث تقلل من الضغط الكبير الذي يقع على مسؤولي التوظيف بفضل الإضافات الرائعة التي تستخدمها للتسهيل من عملية التوظيف.
كيف تعمل أنظمة تتبع المتقدمين؟
تسمح تلك الأنظمة للمتقدمين التقدم بكل سهولة للوظيفة الأمر الذي يمكن الشركات التي تستخدم تلك الأنظمة من الحصول على أكبر عدد من المتقدمين، بالإضافة إلى تصنيفهم بناء على مهاراتهم وخبراتهم بطريقة تلقائية.
حيث يعتمد نظام تتبع المتقدمين في أدائه على أحدث التقنيات وأنظمة الذكاء الاصطناعي والتي تمكنها من فحص السير الذاتية لكل مرشح بالإضافة إلى البحث عن الكلمات الرئيسية المطابقة وتحليل البيانات باستخدام بعض الخوارزميات التي توفرها.
لماذا من المهم على أي مؤسسة استخدام أنظمة التتبع؟
ترغب أي مؤسسة في جذب أفضل المواهب والكفاءات لتوظيفها، ولكن ذلك الأمر يمثل تحدياً كبيراً لكافة الشركات وخاصة بالنسبة للمؤسسات التي توظف عاملين بشكل منتظم، حيث يستهلك الأمر منها الكثير من الوقت والجهد والمال دون تحقيق النتيجة المرجوة.
لذا تلجأ أغلب الشركات إلى استخدام تلك الأنظمة حيث إنها تساعدهم على:
أولاً: إمكانية جذب المرشحين المؤهلين بكل سهولة
بعض المؤسسات ليس لديها قدرة التواصل مع أفضل الباحثين عن عمل أو تفتقر إلى إنشاء شبكة واسعة لجذب أكبر عدد ممكن من المؤهلين، ولكن يساعد هذا النظام المؤسسات على معالجة تلك التحديات من خلال أنظمة الذكاء الاصطناعي التي تمكنه من استهداف الباحثين عن عمل وفقاً للمهارات والخبرات التي تحتاجها الشركة وفهم سلوك كل مرشح بشكل أفضل.
ثانياً: تعزيز الاحتفاظ بأمهر المرشحين
فتعد مرحلة الاتصال الأولي بالمرشح إلى حين البدء في العمل من المراحل الصعبة والتي يمكن أن تفقد المؤسسة خلالها أفضل المرشحين وذلك حال كانت استجابة المؤسسة لطلبات التقدم بطيئة أو ضعف التواصل مع المتقدمين.
ولكن يساعد نظام تتبع المتقدمين المؤسسات على بناء رؤية أكبر لدورة حياة مقدمي الطلب للاحتفاظ بهم.
ثالثاً: تحسين عملية التوظيف وخفض التكاليف
تساعد تلك الأنظمة المؤسسات على خفض تكاليفها التي كانت تقع على عاتقها أثناء اعتمادها على عمليات التوظف اليدوية غير الفعالة، والتي تؤدي إلى ارتفاع نسبة تكلفة التوظيف، حيث تخلق أفضل الفرص لأتمتة العمليات اليدوية، بالإضافة إلى تحسين رؤية فريق الموارد البشرية لدورة التوظيف، وزيادة فرص التواصل مع أفضل المرشحين طوال رحلتهم الوظيفية.
رابعاً: تحسين فرصة المنافسة
حيث تستطيع المؤسسات من خلال أنظمة التتبع من تعزيز العلامة التجارية الخاصة بها والعمل على انتشارها من خلال إمكانية الوصول السريع إلى أفضل المرشحين التي تحتاجهم.
خامساً: التحسين من عملية الأداء
أنظمة تتبع المتقدمين الصحيحة تمكن أي مؤسسة من ضمان حصولها على المرشحين المناسبين، الأمر الذي يؤدي إلى زيادة إنتاجية المؤسسة وقدرتها على الاحتفاظ بموظفيها.
أفضل النصائح التي تمكن أي مؤسسة من اختيار النظام الأنسب لها
يجب على أي مؤسسة قبل اختيارها نظام تتبع المتقدمين تقييم بعض العوامل من أجل تحديد أفضل الأدوات التي تعينها على القيام بعمليات التوظيف، ويمكن تلخيص تلك العوامل في الآتي:
أولاً: يجب على المؤسسة فهم المشكلة التي تحتاج إلى حل
فيجب على أي مؤسسة فهم مشكلتها من أجل تحديد النظام الذي يتناسب معها على سبيل المثال إذا كانت المنظمة تواجه تحدياً أمام تحديد وتوظيف أفضل المواهب فيحب عليها البحث عن نظام التقدم الذي ينشئ توصيف وظيفي بالإضافة إلى أتمتة تقييمات مهارات كل مرشح قبل عملية المقابلة حيث إنها تقوم باستخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء ملفات تعريف قوية للمهارات.
أما إذا كانت الشركة تواجه تحدياً في التواصل مع المرشحين ومشاركتهم خلال عملية التوظيف فيمكنها اختيار النظام الذي يوفر المزيد من نقاط الاتصال ومعايير التقدم طوال رحلة المرشح.
ثانياً: تطابق الاستثمار مع قدرات المؤسسة التنظيمية
يجب على أي مؤسسة قبل اختيار النظام أن تبدأ أولاً بفهم قدرات المؤسسة والاستعداد إلى التغيير واستخدام أدوات جديدة، كما يجب تحديد الميزانية الخاصة باعتماد نظام تتبع المتقدمين وتوقع العائد على هذا الاستثمار من حيث الوقت والتكلفة.
ثالثاً: فهم البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في مؤسستك
يجب أن تعرف أي مؤسسة أن نظام التتبع ليس حلاً جاهزاً بل يتطلب الأمر منها التأكد من أن لديها من الوقت وموارد تكنولوجيا المعلومات ما يؤهلها لاعتماد تلك العملية، حيث قد تحتاج تلك البرامج إلى التفاعل مع البرامج الخارجية والتي تكون بالغة الأهمية بالنسبة لعمليات التوظيف ولكنها غير مدرجة في الأنظمة الخاصة بالتتبع على سبيل المثال فحوصات المخدرات قبل التوظيف وغيرها.
5 أسباب تدفع أي شركة لاستخدام نظام التتبع
تعد أنظمة التتبع من أقوى الأدوات التي تساعد المؤسسات على الحصول على عملية توظيف أفضل وذلك للأسباب الآتية:
أولاً: القدرة على التكيف السريع
احتياجات القوى العاملة متغيرة باستمرار وفي سبيل ذلك توفر تلك الأنظمة المرونة والقابلية للتكيف على تلبية تلك التوقعات، حيث تساعد أفضل المرشحين على التفاعل السلس كما يوفر الدعم المباشر من خلال استخدام الروبوتات لمعالجة كافة الأسئلة الشائعة وتلبية الاحتياجات الجديدة التي تطرأ أثناء عمليات التوظيف.
ثانياً: التعزيز من تجربة المستخدم
يساعد نظام تتبع المتقدمين على تعزيز رحلة المرشحين وتحسينها والقدرة على فرز المعلومات من السير الذاتية بطريقة تلقائية، مما سيسهل الأمر على مسؤولي التوظيف للحصول على تجربة أكثر سهولة بداية من نشر الوظائف وحتى إدارة المهام وتعيين أفضل المرشحين.
ثالثاً: تعزيز الاستفادة من المنصات الاجتماعية
في الوقت الحالي أصبحت منصات التواصل الاجتماعي ضرورية لعملية التوظيف وهذا ما تهتم به أنظمة التتبع بحيث تعد أكثر ترابطاً بتلك الشبكات، حيث تقوم من خلالها بتحديد أفضل المرشحين بالإضافة إلى مساعدة المنظمات على بناء علامة تجارية قوية.
رابعاً: تحقق نظام بيئي متكامل قائم على السحابة
يعتمد النظام على السحابة الأمر الذي يلغي حاجة المؤسسات إلى الصيانة أو الإدارة في مكان العمل، مما يمكنها من قابلية التوسع وتحقيق الأمان بشكل أكبر، وتمكين المؤسسات من القدرة على فهم أفضل الطرق التي تعزز عمليات التوظيف داخلها.
خامساً: تحسين التنوع والشمول داخل الشركة
حيث تلك الأنظمة لديها من الأدوات وأنماط التوظيف ما يؤهلها إلى تحديد أي تحيز أثناء عملية التوظيف والقضاء عليه الأمر الذي سيعز من التنوع والشمولية داخل أي مؤسسة.
هذا كان كافة ما يخص نظام تتبع المتقدمين الذي يجب على أي مؤسسة أياً كان حجمها استخدامه للاستفادة من مزاياه والحصول على عملية توظيف أفضل والحصول على المواهب والكفاءات التي تحتاجها والاحتفاظ بهم.