وظيفة سكرتير من الوظائف الهامة التي تحتاج إليها المؤسسات بأشكالها المختلفة، يتمحور الدور الأساسي لوظيفة سكرتير حول توفير الدعم الكامل لأقسام المؤسسة، وترتيب الأعمال الإدارية المتعلقة بالأقسام الإدارية والتنفيذية في المؤسسة.

إذا كنت تسعى إلى الحصول على مهنة سكرتير، لا تخرج قبل قراءة مقالنا لليوم لاحتوائه على وابل من المعلومات الهامة عن مهنة سكرتير.

 

مهام ومسؤوليات سكرتير

 

إلام يشير مصطلح سكرتير؟ سؤال يتبادر في أذهان الكثيرين، يطلق مصطلح سكرتير على الشخص الذي يقدم المساعدة والدعم لكل قسم في المؤسسة، فتعيين سكرتير في المؤسسات الكبيرة أو الصغيرة أمر ضروري لتنظيم العمل.

الوظيفة الأساسية للسكرتير هي التأكد من سير العمل بشكل جيد في الأقسام المختلفة للمؤسسة، حيث يختص بأداء مجموعة من المهام أهمها:

 

• إدخال البيانات وصيانتها وحفظ المستندات
• ترتيب وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات
• إعداد التقارير وتقديمها إلى الإدارة
• متابعة الأدوات المكتبية ومراقبة حركتها لطلب كميات جديدة
• إرسال البريد الإلكتروني والفاكسات إلى الجهات المختصة
• حجز تذاكر السفر
• توجيه المكالمات سواء الداخلية أو الخارجية إلى الأقسام المعنية
• كتابة وتنسيق التقارير المختلفة قبل تقديمها للجهة المختصة
• التواصل الجيد مع العملاء وتوفير سبل الراحة لهم لإرضائهم
• التجهيز الجيد للمؤتمرات والاجتماعات وتنظيم القاعات المناسبة لهذه الأحداث
• الاشراف على تنفيذ المهام والتوصيات المتضمنة في الاجتماعات
• تنظيم العمل وإعداد التقارير باستخدام الحاسب الآلي لنتيجة أفضل
• تقديم كافة البيانات والمعلومات التي يحتاج إليها المدراء في العمل
• التأكد من صحة ودقة البيانات والمعلومات لضمان سير العمل بشكل مثالي
• التواصل مع أقسام المؤسسة لتنسيق العمل بين كافة الأقسام
• الالتزام باللوائح والقوانين الخاصة بالعمل في المؤسسة والتأكد من عدم مخالفتها

 

مهارات ومؤهلات سكرتير

 

يعتقد البعض أن مهنة سكرتير من المهن البسيطة التي يمكن العمل بها دون الحاجة إلى مهارات معينة أو مؤهلات خاصة، ولكن هذا الاعتقاد غير صحيح، حيث يتطلب العمل كسكرتير إلى بعض المهارات والمؤهلات أبرزها ما يلي:

 

• الحصول على شهادة بكالوريوس في مجال إدارة الأعمال أو أي مجال ذات الصلة
• إجادة اللغة العربية واللغة الإنجليزية
• القدرة على العمل الجماعي ضمن فريق العمل بكفاءة
• إتقان استعمال الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت لتأدية مهام العمل
• القدرة على كتابة التقارير المطلوبة
• مهارات بحثية للوصول إلى البيانات والمعلومات المطلوبة في العمل
• التطور المستمر ومتابعة المستجدات في عالم التكنولوجيا لإجادة التعامل مع الإلكترونيات الحديثة
• مهارات تنظيمية لإدارة العمل وتنظيمه بكفاءة
• مهارات التواصل لمباشرة العمل والتعامل الجيد مع العملاء
• مهارات إدارية جيدة
• القدرة على التفاوض مع الغير
• المرونة في العمل لمواكبة التغيرات المختلفة التي تواجه ظروف العمل
• مهارات التخطيط لضمان تنفيذ المهام، وترتيب الأولويات، وتقييم الأداء في النهاية
• امتلاك القدرة على حل المشاكل التي تعيق العمل بثبات وفعالية
• القدرة على العمل تحت الضغط لتحمل الضغوطات التي تظهر خلال العمل
• امتلاك شخصية قوية ومظهر أنيق يناسب العمل
• الاتصاف بالأمانة للحفاظ على سرية المعلومات والبيانات المتعلقة بالعمل

 

التدرج الوظيفي لسكرتير

 

التقدم في الحياة المهنية يحتاج إلى العمل الجاد والتدريب المستمر للوصول إلى مناصب مرموقة، وعند الحديث عن التدرج الوظيفي لمهنة سكرتير نجد أن الحصول على ترقيات يتطلب صقل المهارات والخبرات في مجال إدارة الأعمال، حيث تعتمد الترقية في هذه الوظيفة على عامل الوقت والخبرة في مجال العمل كسكرتير.

إذا كنت تفكر في مستقبل وظيفي متميز كسكرتير، لا تتردد في الحصول على التدريب الجيد الذي يضمن لك التطور لتكون شخص كفء قادر على الوصول إلى مناصب إدارية أعلى.

في نهاية المقال نود الإشارة إلى إلزامية توظيف سكرتير في كل مؤسسة كجزء أساسي من الفريق الإداري في المؤسسة، وذلك لتفادي المشاكل المحتمل حدوثها داخل أي مؤسسة، وتنظيم العمل في الأقسام الإدارية لتحقيق الأهداف الموضوعة.