يُعرف مدخل البيانات بأسماء متعددة مثل أخصائي إدخال بيانات، مشغل إدخال بيانات، أو عامل معالجة معلومات. يتولى مدخل البيانات مسؤولية تعبئة قواعد بيانات الشركة بالمعلومات وتنظيمها بالاعتماد على مصادر مختلفة. يقوم بعد ذلك بإدخال البيانات في أنظمة الحاسوب لمعالجتها وإدارتها. بالإضافة إلى ذلك، يُطلب من مدخل البيانات تحديث المعلومات بانتظام والتأكد من دقتها وصحتها للحفاظ على كفاءة وسرية البيانات.

 

مهام ومسئوليات مدخل بيانات

 

يتم تكليف مدخل البيانات بعدة مهام ومسؤوليات يجب عليه إنجازها بدقة وكفاءة، وهذه المهام والمسئوليات هي:

 

• العمل على جمع المعلومات وفحصها للتأكد من دقتها.
• إدخال مدخل البيانات للبيانات والحسابات الخاصة بالعملاء من الوثائق، والانتهاء من هذه العملية في الموعد المحدد سابقاً.
• الحرص على عدم ارتكاب أية أخطاء أو حدوث تقصير أو وجود تعارض في العملية الخاصة بإدخال البيانات، بالإضافة إلى التأكد أيضاً من صحة ما تم الحصول عليه من نتائج.
• جمع وفرز المصادر الخاصة بالبيانات وذلك من أجل تحضير وتجهيز هذه المصادر، لتنفيذ مهمة إدخالها لجهاز الحاسب.
• إجراء التحديثات بصورة مستمرة على المعلومات الخاصة بالعملاء.
• يحدد مدخل البيانات البيانات والمعلومات التي يكون لها أولوية الإدخال.
• استعراض البيانات والمعلومات أو إجراء عملية تصحيح أو حذف أو إعادة إصدار لها، وذلك للتأكد من مدى دقة هذه البيانات والمعلومات.
• إجراء معالجة للوثائق الغير مكتملة بالإضافة إلى إزالة الإزدواجية بالبيانات من خلال تنقية الملفات.
• مهمة إدخال البيانات والمعلومات باستخدام لوحة المفاتيح، لإدخالها بتنسيق الترتيب الأبجدي أو الرقمي.
• إجراء مدخل البيانات لعملية المسح الضوئي على ما تم جمعه من بيانات ومعلومات.
• الحرص على الالتزام بالتقنيات والإجراءات الخاصة ببرنامج إدخال البيانات.
• إعداد وتوفير نسخ احتياطية كاملة خاصة بالبيانات.
• نيل ثقة العملاء والحفاظ عليها من خلال ضمان عامل السرية، وذلك للحفاظ على أمان وسرية المعلومات الخاصة بهم.

 

مهارات ومؤهلات مدخل بيانات

 

أهم متطلبات وظيفة مدخل البيانات تتمثل في الحصول على مؤهلات دراسية معينة، بالإضافة للتمتع بمهارات عدة والتي نتعرف على أبرزها عبر الآتي:

 

المؤهلات الدراسية

الحصول على شهادة الثانوية العامة أو نيل درجة البكالوريوس.

 

• لابد من أن يكون لدى الشخص الذي يريد العمل بهذه الوظيفة، خبرة تصل مدتها عامين أو امتلاك الخبرة المكتبية ذات الصلة.
• يُؤهل الشخص للعمل كمدخل بيانات من خلال تلقي تدريب معتمد خاص بعمليات إدخال البيانات.
• التحلي بالمهارات الحاسوبية التي تتميز بقوتها، وأن يكون لديه دراية بالبرامج المختلفة للكمبيوتر.

 

المهارات

 

• القدرة على جمع المعلومات وإمكانية التعامل معها وإدارة هذه المعلومات.
• التحلي بمهارة التخطيط والتنظيم تعتبر من أهم المهارات الرئيسية لمدخل البيانات.
• مهارة حل المشكلات وقدرة مدخل البيانات على اتخاذ القرارات المختلفة.
• تحلي مدخل البيانات بالمهارات الخاصة بالتواصل.
• الحرص على الحفاظ على عامل السرية لضمان سرية بيانات ومعلومات العملاء.
• إنجاز مدخل البيانات للمهام المكلف بها في الموعد المحدد والمطلوب سابقاً.
• استطاعة مدخل البيانات العمل وإنجاز مهامه تحت الضغط.
• قوة الملاحظة والانتباه لأدق التفاصيل بالإضافة للإلمام بعلامات الترقيم والمعرفة الجيدة للقواعد.
• السرعة والدقة في إدخال البيانات في جهاز الكمبيوتر، إلى جانب وجود مهارة التفكير التحليلي لدى مدخل البيانات.

 

من الضروري لمدخل البيانات أن يتمتع بمهارات استخدام البرمجيات المكتبية مثل Microsoft Excel وGoogle Sheets. هذه الأدوات تساعد في تحليل البيانات وتنظيمها بطرق أكثر كفاءة. يجب على مدخل البيانات أيضاً تعلم استخدام برمجيات إدارة قواعد البيانات مثل SQL، مما يمكنه من التعامل مع كميات كبيرة من البيانات بشكل فعال.

 

التدرج الوظيفي مدخل البيانات

 

يُتاح لمدخل البيانات العمل الحر أو العمل من المنزل، ويشمل التدرج الوظيفي الخاص بمدخل البيانات الآتي:

 

1. مدخل البيانات أو مشغل البيانات ونحو ذلك.
2. مدخل بيانات محترف والتي تتشابه إلى حد كبير من ناحية مهامها، بوظيفة التقني ذو الخبرة الواسعة في المجال الخاص بإدخال البيانات.
3. تطوير المهارات الحاسوبية بالإضافة للتدريب على كيفية التعامل مع مختلف الأنظمة الإلكترونية من خلال الحصول على الدورات التدريبية.

 

تعرفنا على وظيفة مدخل بيانات وأبرز المهام التي تقع على عاتق العاملين بهذه الوظيفة، والتي تتمثل في جمع وفرز وتنظيم وإدخال البيانات بأجهزة الكمبيوتر.