يزداد الطلب في سوق العمل على منسق فعاليات الذي يقوم بتنسيق وتنظيم الأنشطة والفعاليات والأحداث، فمن أهم المهام المسؤول عنها التخطيط للفعاليات باختلاف أنواعها ضمن حدود الميزانيات المحددة، وحجز القاعات أو الساحات المناسبة لكل فعالية.

تحتاج مهنة منسق فعاليات إلى شخص متخصص لتنظيم العمل وتنسيق الأحداث بكفاءة سواء كانت مهرجانات أو مؤتمرات أو معارض محلية ودولية، وإتمام العمل المكتبي والميداني، سنتناول في السطور الآتية أهم المعلومات عن مهنة منسق فعاليات.

 

مهام ومسؤوليات منسق فعاليات

 

تتعدد مهام منسق فعاليات أهمها إدارة الأنشطة والفعاليات والأحداث من البداية في مواقع العمل الداخلية أو الخارجية، والتعامل مع المتطلبات الخاصة بكل فعالية منها، وفهم الاحتياجات التنظيمية، وتنظيم الوقت.

سنستعرض فيما يلي مجموعة من مهام ومسؤوليات منسق فعاليات:

 

• تصميم الأماكن الخاصة بالفعاليات وإطلاقها في الوقت المحدد
• تنسيق وتنظيم الفعاليات وفقرات الأنشطة فيها
• التواصل مع العملاء بشكل مباشر للتعرف على احتياجاتهم وتلبية رغباتهم والتأكد من رضاهم
• تحديد مواعيد الفعاليات وإعداد الميزانيات
• الاهتمام بأدق التفاصيل في الفعاليات مثل الديكور
• إدارة كافة الإجراءات والموارد الخاصة بالفعاليات
• تقديم الاقتراحات المناسبة للعملاء
• تجهيز الدعوات وإرسالها إلى المدعوين
• الاتفاق مع الموردين كشركات الديكور والمطاعم
• التنسيق مع شركات أجهزة الصوتيات والتصوير
• التعامل مع الأعطال أو المشاكل التي تظهر أثناء الفعاليات بسرعة وكفاءة
• تقديم التقارير التي توضح مدى تحقيق الأهداف والصعوبات لتقييم نجاح الفعاليات
• الالتزام بقواعد الأمن والسلامة والقوانين
• التسويق الجيد للفعاليات
• التحضير الجيد قبل موعد الفعاليات ومراجعة كافة المعدات والأجهزة للتأكد من عملها بكفاءة
• تجهيز كافة المواد التسويقية والترويجية للفعاليات التي يقوم بتنظيمها

 

مهارات ومؤهلات منسق فعاليات

 

إذا كنت ترغب في التقدم للعمل بوظيفة منسق فعاليات، تأكد أولًا من امتلاك المهارات والمؤهلات التي تمكنك من النجاح في العمل وتأدية المهام الموكلة إليه في هذه الوظيفة.

تعرف معنا على أهم المهارات والمؤهلات المطلوبة في منسق فعاليات:

 

• الحصول على درجة بكالوريوس في مجال إدارة الأعمال أو غيرها من المجالات ذات الصلة
• امتلاك الخبرة العملية في وظيفة منسق فعاليات
• امتلاك القدرة على تنظيم المهام والمواعيد في العمل
• إجادة استخدام برامج المايكروسوفت اوفيس
• إجادة مهارات التواصل مع الغير والقدرة على التعامل مع الشخصيات المختلفة
• امتلاك مهارات التفاوض وتحديد الميزانيات الخاصة بكل فعالية
• التعامل بشكل جيد مع ضغوطات العمل وإيجاد الحلول المناسبة للمشكلات
• مهارات التسويق وإدارة المشاريع
• مهارات قيادية جيدة والقدرة على إنجاز الكثير من المهام في وقت واحد
• تحمل المسؤولية الكاملة من بداية العمل على الفعالية وحتى آخر لحظة فيها
• حسن التعامل مع كافة التفاصيل المرتبطة بالفعاليات التي يتم العمل على تنظيمها
• إجادة استخدام الحاسب الآلي لتنظيم العمل بشكل أفضل

 

التدرج الوظيفي لمنسق فعاليات

 

يتوقف النجاح في مجال العمل الخاص بمهنة منسق فعاليات على التعليم الأكاديمي، والعلاقات الواسعة، والتدريب الجيد، ولا ننسى الخبرة العملية التي تلعب دور كبير في المشوار الوظيفي لمنسق فعاليات، لأنها تمنحه الفرصة للحصول على ترقيات مميزة والتقدم في مستقبله الوظيفي.

تتنوع مجالات العمل المتاحة لمهنة منسق فعاليات فيتاح للشخص التدرج الوظيفي بين هذه المجالات وهي منظم حفلات، مساعد أو متدرب في إحدى الشركات المتخصصة في تنظيم فعاليات، مدير فعاليات ومناسبات، مدير مؤتمرات، منظم معارض ومؤتمرات تجارية.

في النهاية يمكن القول بأن منسق فعاليات هو الشخص المسؤول عن الموائمة بين أهداف الفعاليات والمؤتمرات واحتياجات الجمهور المستهدف، وتقديم اقتراحات مميزة لنجاح الفعاليات والتأكد من سير العمل وفقًا للتخطيط بدون مشاكل أو معوقات، وتقديم الحلول المناسبة لأي مشكلة تظهر أثناء العمل المكتبي والميداني.