سكرتير قانوني هو شخص متخصص في تقديم الدعم الإداري وأيضا الكتابي للمحامين، حيث يعمل عادة في مكاتب المحاماة والإدارات القانونية الخاصة بالشركات الخاصة أو القطاعات الحكومية.

وتشمل الواجبات الأساسية للسكرتير تقديم المساعدة للمحامين وجدولة المواعيد الخاصة بهم وطباعة كافة المستندات القانونية والاحتفاظ بها، بالإضافة إلى العديد من المهام الأخرى التي تضمن سير العمل في المكتب القانوني.

 

مهام ومسؤوليات سكرتير قانوني

 

يقوم السكرتير بمجموعة من المهام والمسؤوليات الإدارية والكتابية المتنوعة التي تضمن سير العمل المكتبي، وهي كالتالي:

 

• التعامل المباشر مع العملاء، من خلال استقبالهم في المكتب والترحيب بهم وتنظيم دخولهم للمحامي.
• كتابة وتصحيح المستندات القانونية، مثل المذكرات والقضايا وغيرها على جهاز الحاسوب والاحتفاظ بها.
• تقديم المستندات القانونية إلى المحكمة قبل انتهاء المواعيد النهائية.
• إدارة وقت المحامين وعمل ترتيبات السفر وغيرها.
• حفظ المستندات القانونية وتنظيمها، بالإضافة إلى مسحها ضوئيا وإرسالها بالفاكس في الوقت المناسب.
• الرد على المكالمات الهاتفية والرسائل وإعادة توجيهها للمحامي إن لزم الأمر.
• جدولة مواعيد الجلسات والاجتماعات وغيرها، وتذكير المحامي بالمواعيد بصفة مستمرة.
• تحضير العقود والمستندات التي يحتاجها المحامي عند طلبها.
• مساعدة المحامين في التحضير للمحاكمة وتفريغ المذكرات المكتوبة على الكمبيوتر وطباعتها.
• حضور الجلسات مع المحامين وتدوين الملاحظات المهمة.
• التواصل مع العملاء المحتملين وتحديد مواعيد لهم.
• مساعدة المحامين في جمع الوثائق القانونية الخاصة بالقضايا المتنوعة.
• إعداد الأوراق القانونية والتقارير التي يحتاجها المحامي.
• المساعدة في إعداد البحوث القانونية وغيرها.
• ضمان سير العمل المكتبي بكفاءة عالية.
• الحفاظ على سرية العمل وعدم الإفصاح بها.
• مراجعة كافة المستندات والوثائق وتصحيحها والتأكد من امتثالها للإجراءات القانونية قبل تسليمها.

 

مهارات ومؤهلات سكرتير قانوني

 

توجد مجموعة متنوعة من المهارات والمؤهلات الوظيفية التي يجب أن يتمتع بها المرشح لتلك الوظيفة، يمكننا تلخيصها في النقاط التالية:

 

• يجب أن يمتلك خبرة عالية في العمل بالبيئات القانونية.
• يفضل أن يكون حاصلا على مؤهل مناسب خاص بالإدارة أو القانون.
• يجب أن يكون سريعا في الكتابة وقادرا على كتابة خمسين كلمة في الدقيقة على الأقل.
• مهارات اتصال شفوية وكتابية ممتازة.
• قدرة تنظيمية عالية ومهارات ممتازة في إدارة الوقت.
• الإلمام التام بكافة المصطلحات القانونية وكافة الإجراءات الإدارية.
• معرفة علمية متعمقة بكافة برامج مايكروسوفت أوفيس وأيضا برامج إدارة المكاتب وغيرها.
• قدرة ممتازة على تنظيم الوقت وتحديد الأولويات.
• القدرة على العمل مع فريق من المحامين.
• يجب أن يتمتع بسلوك مهني مهذب وأن يكون جادا ومرنا أثناء العمل.
• يفضل أن يتمتع بسرعة تنفيذ المهام الموكلة إليه بكفاءة عالية.
• يجب أن يتمتع باللباقة وحسن المظهر.
• القدرة على القيام بالمهام المتعددة وتنفيذها في الوقت المحدد.
• قدرة عالية على الانتباه إلى التفاصيل الدقيقة.
• يجب أن يتمتع بالصدق والأمانة.
• يجب أن يكون ملما بقواعد اللغة الإنجليزية تحدث وكتابة.

 

التدرج الوظيفي لسكرتير قانوني

 

يعمل السكرتير تحت إشراف المحامين، بحيث يقوم بكافة المهام المكتبية التي يحتاجونها، وكلما تمكن الشخص من اكتساب المزيد من الخبرات والمهارات الوظيفية التي يحتاجها العمل كلما تمكن من التدرج في وظيفته كأن يحصل على منصب مشرف أو مدير سكرتارية ليقتصر دوره على الإشراف على فريق السكرتارية وتدريبهم وتوجيههم.

في الأخير يمكننا القول بأنه الهدف الأساسي من وظيفة سكرتير قانوني هو دعم المحامين، من خلال القيام بمجموعة متنوعة من المهام الإدارية والمكتبية التي تسهل عمل المحامي وتساعده في تعزيز سير العمل داخل المكتب القانوني.

لذا يجب أن يمتلك المرشح لتلك الوظيفة المهارات الشخصية والإدارية، وأن يتمتع بالمعرفة القانونية اللازمة للنجاح في إتمام الأعمال المكتبية المتعددة.