تُعد مهمة التنسيق الإداري في أي شركة أو مؤسسة أمر لا غنى عنه، حيث أن هذه المهمة يندرج تحتها مهام أخرى عديدة فهي تشمل حفظ البيانات المتعلقة بالشركة، بالإضافة للخطط التي تقوم الشركة بإعدادها وتريد الحفاظ عليها لاستخدامها فيما بعد. إضافة إلى ذلك، يعمل المنسق الإداري على تنظيم الاجتماعات، والتواصل مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بانتظام. لذا فإن الحاجة إلى منسق إداري يتولى هذه المهام من الأمور الأساسية في أغلب الشركات والمؤسسات. والتي تحتاج بالفعل لهذه الوظيفة للعمل على تنظيم كافة شئون الشركة إدارياً، إلا أن الحاجة للاستعانة بشخص يتولى هذه المهمة، تتفاوت تبعاً للشركة واحتياجاتها وحجم الشركة وعدد موظفيها، إذ أنه بالطبع سوف تكون الحاجة للاستعانة بالمنسق الإداري في شركة كبرى أكبر بكثير مما تحتاج إليه شركة صغيرة نطاق عملها مازال محدوداً.

لا تقتصر مهام المنسق الإداري على الشئون الإدارية كتنظيم سجلات الموظفين، أو تنظيم المكالمات الهاتفية وكيفية توجيهها وغيرها من الأمور الإدارية، بل يتطلب عمله الاهتمام بقسم الموارد البشرية فقد يُسند إليه في حال غياب مدير قسم الموارد البشرية عن العمل، مهمة نائب المدير لحين رجوع المدير الأساسي للعمل، كما أن المنسق الإداري يشارك كذلك في وضع الخطط التنفيذية للشركة.

 

مهام ومسؤوليات منسق إداري

 

يُمكن أن نستنتج بكل بساطة من المسمى الوظيفي لهذه المهنة، أنها تدور حول التنسيق الإداري للشركة إلى جانب العمل على إيجاد حلول لمشاكل الموظفين، إلا أننا سوف نوضح من خلال السطور التالية المهام التي يُكلف بها من يعمل في وظيفة منسق إداري:

 

• الحفاظ على السجلات سواء كانت رقمية أو مطبوعة الخاصة بموظفي الشركة.
• جدولة الاجتماعات التي تُعقدها الشركة داخلياً وخارجياً.
• تقديم التقارير التي يتم إعدادها بشأن النفقات والميزانيات الخاصة بالشركة.
• إجراء تحديث بحسب حاجة الشركة للسياسات التي تنتهجها.
• إعداد برامج تنفيذية بما يتناسب مع احتياجات قسم الموارد البشرية والمشاركة في تخطيط هذه البرامج.
• العمل على دعم الموظفين إدارياً وتوفير مثل هذا النوع من الدعم.
• تحديد اللوازم المكتبية التي تحتاج لها الشركة وإدارة إجراءات طلب هذه اللوازم.
• تحرير القرارات الصادرة من الشركة والمتعلقة بالتوظيف واجازات الموظفين واستقالاتهم وغير ذلك.
• إدارة الأمور المتعلقة بالإعلان عن الوظائف وإجراء مقابلات العمل، وترشيح أفضل المتقدمين للحصول على الوظائف.

 

مهارات ومؤهلات منسق إداري

 

يجب أن يتحلى الشخص الذي يعمل في وظيفة منسق إداري بالعديد من المهارات والمؤهلات المطلوبة للقيام بمهام هذه الوظيفة:

 

• الحصول على درجة البكالوريوس في تخصص من التخصصات التي تحتاج إليها الشركة.
• ضرورة وجود خبرة سابقة في العمل كمنسق إداري.
• التمكن من استخدام الأجهزة والمعدات التي تُستخدم في الشركة، مثل أجهزة الفاكس أو آلات الطباعة أو الطابعات ونحو ذلك من المعدات المكتبية.
• امتلاك خبرة في كيفية إدارة الوقت والعمل على ترتيب المهام وتحديد أولوياتها.
• القدرة على استخدام البرامج التكنولوجية مثل برامج الأوفيس والإكسل.
• التحلي بمهارات التواصل سواء كانت مهارات شفوية أو مكتوبة.
• الإلمام بالقوانين المتعلقة بالعمل والعمال.

 

التدرج الوظيفي منسق إداري

 

يعمل المنسق الإداري في بداية عمله تحت إشراف مدير الشركة، ويبدأ في التدرج الوظيفي بدايةً من مساعد حتى يصل لمنصب المنسق الإداري، إلا أنه لكي يتمكن من تحقيق ذلك يجب أن يتمتع بالقدرة على ضبط النفس والتعامل مع مختلف المشكلات أياً كانت درجة صعوبتها، فهو مطالب بالتعامل مع كافة متطلبات العمل.

تُعد هذه وظيفة منسق إداري من الوظائف الهامة للغاية التي تحتاج إليها معظم الشركات، إذ أنها الأداة التي يُعتمد عليها لتنسيق أمور الشركة إدارياً، والتي تشمل الأمور المتعلقة بالموظفين بدايةً من الإعلان عن الوظائف وانتهاءً بحل مشاكل الموظفين وتحرير القرارات المتعلقة بأحوالهم.