موظف استقبال هو شخص محترف في إدارة مكتب الاستقبال سواء في الشركات أو المؤسسات أو الفنادق وغيرها، ويعد واجهة المكان ونقطة الاتصال الأولى للعملاء، كما يقوم بالعديد من المهام الإدارية المتنوعة.

ويجب أن يمتلك الموظف مجموعة كبيرة من المهارات الشخصية التي تمكنه من التعامل مع العملاء بشكل لائق وتكوين لديهم صورة ممتازة عن الشركة، فإذا كنت ترغب في العمل بتلك المهنة فيمكنك التعرف على مهام تلك الوظيفة والمؤهلات اللازمة لأداء واجبات المهنة والترقي في العمل.

 

مهام ومسؤوليات موظف استقبال

 

يقوم موظفو الاستقبال بمجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية يمكن تلخيصها في النقاط التالية:

 

• استقبال الزوار أو العملاء والترحيب بهم وتوجيههم إلى المسؤول أو المكتب المناسب.
• التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وتحتوي على كافة الأدوات المكتبية الضرورية مثل الأقلام والكتيبات والأوراق الخاصة بمكان العمل.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها.
• استلام البريد اليومي وفرزه.
• تقديم الدعم الإداري وتنسيق أنشطة العمل.
• استقبال الإيميلات والرد عليها.
• إرسال الفاكسات واستقبالها وحفظ الملفات الخاصة بالعمل.
• التفاعل مع العملاء وتوطيد العلاقة معهم.
• تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات تحديث التقويمات.
• إعداد غرف الاجتماعات ووضع خطط السفر وعمل العروض التقديمية.
• الاحتفاظ بنسخ من المستندات والسجلات.
• التأكد من تسجيل الزوار عند وصولهم لمنطقة الاستقبال وحفظ بياناتهم على الحاسوب.
• الإجابة على أي استفسارات أو أسئلة يحتاجها العملاء أو الزائرون.
• الحفاظ على نظام الملفات المكتبية.
• تلبية احتياجات العملاء أثناء زيارتهم لمكان العمل.

 

مهارات ومؤهلات موظف استقبال

 

حتى تكون ناجحا في وظيفة الاستقبال فإنه يجب عليك أن تتمتع ببعض المهارات والمؤهلات التي تمكنك من تنفيذ مهام العمل على أكمل وجه، وهي كالتالي:

 

• يفضل أن يكون الموظف حاصلا على درجة البكالوريوس في مجال إدارة الأعمال أو أي مجال آخر ذات صلة.
• يجب أن يتمتع الموظف بشخصية لطيفة وأن يكون ودودا.
• يجب أن يتمتع بخبرة كافية في تقديم خدمة عملاء ممتازة.
• القدرة على التعامل مع الحالات الطارئة بفاعلية.
• المرونة في العمل والقدرة على العمل لأوقات طويلة أو لساعات إضافية.
• إجادة استخدام الحاسوب والتعامل مع برامج المايكروسوفت أوفيس.
• إجادة استخدام الأجهزة المكتبية مثل الطابعات وأجهزة الفاكس.
• يجب أن يتمتع بمظهر لائق.
• مهارات اتصال شفوية وكتابية عالية.
• يجب أن يمتلك مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات إدارة الوقت وتحديد أولويات العمل عند تعدد المهام.
• امتلاك مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات.
• مهارات تنظيمية وتبسيط العمليات المكتبية.
• تنفيذ كافة المهام الإدارية الموكلة إليه وفقا لأعلى معايير الجودة.
• يفضل أن تكون لديه خبرة سابقة في مجال العمل بالاستقبال أو أي مجال ذات صلة.
• التحدث باللغة الإنجليزية بطلاقة.
• أن يكون لبقا ومستمع جيد.
• التحلي بالثقة بالنفس والانتباه إلى لغة الجسد.

 

التدرج الوظيفي لموظف استقبال

 

يعمل موظفو الاستقبال في الشركات والمؤسسات والفنادق وغيرها ويعتبر ممثل للشركة التي يعمل بها، ويمكن للموظف التدرج في وظيفته بناء على مهاراته وخبراته الوظيفية بحيث يمكنه الترقي بالعمل ليصبح مشرف استقبال يقوم بالرقابة على الموظفين وتوجيههم أو العمل في مجال خدمة العملاء.

لذا نجد أن موظف استقبال له أهمية كبيرة جدا في أي مؤسسة، فهو يعد بمثابة واجهة الشركة، وبالتالي يجب أن يتمتع بمظهر لائق وأن يكون لديه مهارة عالية في استقبال العملاء ومساعدتهم على تكوين انطباع جيد عن المؤسسة.

وبالتالي تبحث الشركات عن المرشحين الذين يمتلكون الإمكانات والصفات الشخصية التي تؤهلهم لتمثيل الشركة أمام العملاء والقدرة على التعامل معهم بشكل لائق وتقديم الدعم الإداري للمؤسسة للحفاظ على سير العمل بها.