تقارير الحضور والانصراف تساعد المنظمة في إدارة الوقت من خلال اعتماد كافة المؤثرات المرتبطة بالوقت من غياب وحضور وجزاءات وإضافي وغيرها من الأمور التي تساعد على ضبط دوام الموظفين ومتابعة الموظف للوقوف على التزامه بمواعيد الدوام، وتفادي الوقوع في الأخطاء والمشاكل المتعلقة بهذا الصدد، فما هي تقارير الحضور والانصراف؟ وما هي الوظائف الأساسية التي تقوم بها؟ وما أسباب استخدامها واعتمادها في المنظمات؟ سنتناول الإجابة التفصيلية عن هذه الأسئلة فتابعنا..
[Sommaire]
تقارير الحضور والانصراف
نظام الحضور والانصراف هو نظام مخصص لإدارة الوقت بشكل يدوي أو آلي من خلال ربطه مع برامج البصمة المختلفة أو أجهزة الحضور والانصراف المتاحة، حيث يقوم بتوثيق حضور وانصراف الموظفين، واحتساب الأوقات الإضافية، والإجازات، وأوقات الأذونات، وغيرها من الأمور التي من شانها أن تؤثر على بيانات حضور وانصراف الموظفين في المنظمة
يعتمد نظام الحضور والانصراف على إنشاء مجموعة من التقارير التفصيلية تتضمن كافة البيانات والمعلومات الخاصة بعملية حضور وانصراف الموظفين، تساعد تقارير الحضور والانصراف المنظمة في الحصول على كافة المعلومات والبيانات التفصيلية المتعلقة بحضور الموظف وانصرافه.
أهم تقارير الحضور والانصراف لمتابعة بيانات الموظفين
توجد مجموعة من البرامج المتخصصة في نظام الحضور والانصراف داخل المنظمات، وعلى الرغم من الاختلاف والتنوع بين هذه البرامج، إلا أنها تشترك في إصدار مجموعة من التقارير التفصيلية، فما هي أبرز تقارير الحضور والانصراف التي تُسهل متابعة الموظفين؟
- تقرير تفصيلي بوقت الحضور والانصراف.
- تقرير أيام غياب الموظفين.
- تقرير حركة إجازات الموظفين.
- تقرير طلبات الإضافي.
- تقرير الأذونات.
- تقرير المأموريات.
- تقرير المكافآت والخصومات.
- تقرير السلف.
- تقرير رواتب الموظفين.
الوظائف الأساسية لتقارير الحضور والانصراف
تقوم تقارير الحضور والانصراف بمجموعة من الوظائف أهمها:
- ترحيل النتائج الخاصة بعمليات الحضور والانصراف للموارد البشرية.
- استيراد إحداثيات الموظفين من الأجهزة الخاصة بالبصمة وذلك لإثباتها بشكل سليم.
- تجهيز تقارير تراكمية وتفصيلية عن حركة الحضور والانصراف لكل موظف في المنظمة.
- إحصاء عمليات الحضور والانصراف للموظفين على حسب دوام الموظف.
10 مميزات لنظام الحضور والانصراف
ما أهمية نظام الحضور والانصراف، ما السبب وراء استخدامه في كافة المنظمات، يمكن الإجابة على هذه الأسئلة من خلال تسليط الضوء على مميزات نظام الحضور والانصراف التي تتمثل في الآتي:
- احتساب حضور وانصراف الموظفين في المنظمة بسرعة كبيرة لفترات متعددة.
- تحقيق التكامل بين نظام الحضور والانصراف والموارد البشرية في تسجيل إجازات الموظفين، إشعارات وإنذارات الموظفين، المخالفات والعقوبات التي يتعرض لها الموظفين.
- إثبات الحضور والانصراف للموظفين في المنظمة في الظروف الاستثنائية أو الطارئة.
- السماح بنقل البيانات والبصمات الخاصة بالموظفين من السيرفر إلى جهاز البصمة.
- التعامل بشكل جيد مع أوقات الراحة العامة والراحة الخاصة لكل موظف خلال فترة الدوام.
- إمكانية ربط الموظف بأكثر من فترة دوام واحتساب فترات الدوام بعدد ساعات معينة أو زمن ثابت.
- التعامل مع التأخيرات، الانصراف المبكر، الإضافي، الغياب بناءً على السياسة المتبعة في المنظمة.
- إمكانية التعامل مع أذونات وتصريحات الخروج بالشكل الذي يناسب قوانين وسياسات الدوام والتي تختلف بين الموظفين.
- تسهيل عملية تحديد البديل المناسب لأي موظف في الوردية المحددة وذلك في إطار التعامل مع الورديات أو المناوبات وفق الإجراءات المتبعة في المنظمة.
- إنشاء تقارير تفصيلية عن نظام الحضور والانصراف، وإصدار تقارير الموظفين الغائبين خلال فترة معينة.
وأخيرًا نتمنى أن نكون قد أوضحنا أهمية تقارير الحضور والانصراف في أي منظمة بطريقة سلسة وبسيطة من خلال شرح متكامل يغطي كافة الجوانب المرتبطة بنظام الحضور والانصراف من أنواع تقارير الحضور والانصراف، ووظائفها في المنظمة، وغيرها من الأمور الضرورية.