دليل الموظف هو مصدر اتصال قوي بين صاحب العمل والموظفين حيث يستطيع العاملين من خلاله التعرف على كافة المعلومات التي تخص المؤسسة، كما أنها تعتبر وسيلة لحماية أصحاب الأعمال من أي دعاوى قد ترفع من قبل الموظفين لكونها دليلاً يحتوي على السياسة الخاصة بالمؤسسة ورسالتها وقيمها.
فما هو دليل الموظف ولماذا يجب على أي مؤسسة أن يكون لديها هذا الدليل؟ وعلى ماذا يحتوي؟ هذا ما سنتعرف عليه من خلال هذا المقال.
[Sommaire]
ما هو دليل الموظف؟
هو عبارة عن وثيقة تحتوي على كافة الإرشادات والمعلومات الخاصة بالمنظمة والتي تمكن كافة الموظفين من التعرف على طبيعة عمل المؤسسة وسياستها وإجراءاتها بالإضافة إلى ظروف العمل وثقافة المؤسسة وما يجب على الموظف الانتباه له أثناء العمل.
وعادة ما تعرف بإسم دليل سياسة المؤسسة أو كتيب الموظف ويتم تقديمه من قبل الشركة لكافة الموظفين الجدد ليكون مرجعهم الأساسي للتعرف على المنظمة والعمل وفق سياستها وأهدافها.
لماذا يجب على أي مؤسسة أن يكون لها كتيب الموظف؟
على الرغم من أن دليل الموظف لا يعد من المتطلبات القانونية أو الملزمة للمؤسسات إلا أنه من الهام بالنسبة إلى أي مؤسسة أن توفر هذا الكتيب لموظفيها وذلك لكونه يخبر الموظفين بكافة ما يودون التعرف عليه حول مكان العمل.
كما يعتبر أيضاً طريقة سهلة للموظف لفهم ما هو متوقعاً منه في العمل بالإضافة إلى أنه يقضي على مخاطر سوء الفهم التي قد تسبب النزاعات مستقبلاً.
وترجع أهميته بالنسبة للمؤسسات فيما يلي:
- يمكن للمؤسسة من خلاله تحديد السلوكيات التي تحتاجها والتطرق إلى ما هو مقبول وما هو غير مقبول داخل مكان العمل.
- يخفف الضغط على الموارد البشرية فهم لا يحتاجون مع وجود هذا الدليل إلى قضاء وقتهم في إعلام الموظفين الجدد بسياسة مكان العمل نظراً لتضمينها في الكتيب.
- تعد وثيقة تحمي المؤسسة من أي نزاعات أو شكاوى مستقبلية من قبل الموظف نظراً لكونها تحتوي على كافة المعلومات حول المؤسسة.
وترجع أهميته بالنسبة للموظفين فيما يلي:
- يعد الكتيب مورداً قيماً للموظفين الجدد حيث يساعدهم على فهم طبيعة العمل والتعود على مكان العمل بسهولة وسرعة.
- إن هذا الدليل يغنيهم عن أي استفسارات قد يحتاجون إليها حيث إن كافة القواعد والمبادىء التوجيهية بالإضافة إلى توقعات سلوكياتهم وأدائهم في محيط العمل موضحة في هذا الكتيب.
- تبقيهم على إطلاع دائم بكافة التغييرات التي قد تطرأ على سياسة المؤسسة.
ما الذي يجب أن يحتويه كتيب الموظف؟
دليل الموظف في أي مؤسسة يجب أن يكون شاملاً لكافة ما يتوقعه موظفوك من مؤسستك وما تتوقعه مؤسستك من العاملين بها، فعدم وجود سياسات واضحة للموظفين سيوقعك في مشاكل لا حصر لها حيث إن الموظفين سيبحثون عن ثغرات لتبرير كافة سلوكياتهم التي تكون عكس توقعاتك في حال لم يكن لديك هذا الدليل.
ولذلك يجب أن يتضمن الكتيب مجموعة من المعلومات حول شركتك وسياستها كالتالي:
أولاً: معلومات تنظيمية
ويشتمل هذا القسم على رسالة ترحيب بالموظفين الجدد وعرض نبذة عن تاريخ المؤسسة وعرض رؤيتها ورسالتها وأهدافها وكافة القيم والاستراتيجيات التي تتبعها، كما يجب التطرق إلى التزام المنظمة تجاه موظفيها وعرض مهامهم وتكافؤ الفرص.
ثانياً: سياسة المؤسسة
وتعرض فيها كافة التفاصيل الخاصة بجميع الموضوعات التي قد تحدث في مكان العمل كالتمييز واستخدام الإنترنت والعمل الإضافي وما إلى ذلك.
ثالثاً: تفاصيل الأمن والسلامة
تشتمل على كل ما يخص معايير الصحة والسلامة المهنية التي توفرها الشركة للعاملين فيها بالإضافة إلى عرض معدات الحماية الشخصية وكافة الخدمات الطبية المتوفرة في مكان العمل.
رابعاً: إجراءات العمل
تشتمل على كافة تفاصيل العمل ومعايير السلوك بالإضافة إلى عملية الخروج من العمل.
وفي الأخير يمكننا القول بأن دليل الموظف يجب أن يشتمل على إقرار بالاستلام ويجب أن يوقع عليه الموظف الجديد كدليل لقراءته لكافة شروط العمل وسياساته وموافقته عليها منعاً لحدوث أي نزاعات في المستقبل.