نظام تتبع المتقدمين هو برنامج يوفر العديد من أدوات التوظيف فمن خلاله يمكن للمؤسسة جمع وفرز آلاف السير الذاتية المقدمة لها الأمر الذي يساعد مسؤولي التوظيف على اختيار أفضل المرشحين بشكل أسرع وأسهل.
لذا يعد هذا النظام مهماً في أي مؤسسة وخاصة الشركات الكبيرة التي يتقدم إليها آلاف المرشحين حيث يمكن من خلاله فرز طلبات كل متقدم واستبعاد الطلبات التي لا تتناسب مع احتياجات المؤسسة لتسهيل الأمر على مديري التوظيف بالتركيز فقط على أفضل المرشحين.
سنتعرف اليوم عما هو نظام تتبع المتقدمين وكيف يعمل ولماذا يجب على أي مؤسسة استخدامه؟
[Sommaire]
ما هو نظام تتبع المتقدمين؟
هو برنامج يوفر من خلاله مجموعة من الأدوات التي تمكن الشركات من جمع وفرز كافة السير الذاتية المقدمة إليها لاستبعاد المرشحين غير المؤهلين لشغل الوظيفة والتعرف على المتقدمين المناسبين لاحتياجات العمل.
بمعنى آخر فهو نظام يقوم بتضييق نطاق مجموعة المتقدمين من خلال استبعاد الطلبات دون المستوى وإبراز أفضل المرشحين للاختيار من بينهم.
كيف تعمل الأنظمة الخاصة بتتبع طلبات المرشحين؟
يقوم هذا النظام بجمع كافة السير الذاتية وتخزينها في قاعدة بيانات للوصول إلى المختصين بحيث يمكن لمسؤولي التوظيف البحث عن السير الذاتية وفرزها وفق عدة طرق على حسب النظام الذي يستخدمونه في مكان العمل، والتي من بينها:
- عرض الطلبات: حيث يقوم مسؤول التوظيف بإلقاء نظرة على طلبات الوظائف التي يختارها نظام تتبع طلبات المتقدمين من خلال إلقاء نظرة سريعة على مهارات المتقدم ومؤهلاته وتحديد ما إذا كانوا يرغبون في التعرف أكثر على هذا المرشح أم لا.
- الترتيب التلقائي: ويقوم نظام التتبع من خلاله من مقارنة السير الذاتية بالوصف الوظيفي للشركة تلقائياً، بحيث تقوم بتصنيف كل مرشح بناء على مدى جودة نتائج سيرته الذاتية وفقاً للوصف الوظيفي للمؤسسة، بحيث يمكن لمسؤول التوظيف التركيز على المرشحين الذين تم فرزهم من قبل هذا النظام فقط.
- البحث عن الكلمات الرئيسية: تعد تلك الطريقة إحدى الطرق الشائعة التي تعتمد عليها المؤسسات في عملية اختيار المتقدمين، بحيث يتم تحديد بعض الكلمات الرئيسية للبحث عنها في السير الذاتية لكل متقدم للوظيفة، وعليه فإن المتقدمين الذين يتنبؤون الكلمات الرئيسية الصحيحة يمتلكون فرصة كبيرة للتضمين في نتائج البحث.
لماذا يجب على أي مؤسسة استخدام نظام التتبع؟
نظام تتبع المتقدمين يعد أمراً مهماً في أي مؤسسة حيث يمكن من خلال تلك الأنظمة الاستفادة من الآتي:
أولاً: توفير التكاليف على الشركة
فعمليات التوظيف تستغرق الكثير من الوقت وأيضاً المال من أجل إنجاز تلك المهمة على أكمل وجه، حيث ستحتاج المؤسسة إلى تعيين مسؤولي التوظيف من أجل إنجاز هذا العمل بنجاح، وبالتالي فإن استخدام هذا النظام سيوفر على المؤسسة الكثير من الوقت والمال حيث إنها تقوم بنفس وظيفة الطرق القديمة ولكن دون تكلفة كبيرة كما بالسابق.
ثانياً: تمكن المؤسسات من اختيار أفضل المرشحين
حيث تساهم في تحسين جودة اختيار الموظفين من خلال التركيز على أفضل المتقدمين الأكثر تأهيلاً وتقديمها لفريق التوظيف.
ثالثا: تجنب أي تحيز للموظفين
فهذا النظام يمنع وجود أي تحيزات والتي كانت تحدث في الطرق القديمة حيث كان ينحاز بعض مسؤولي التوظيف للمتقدمين الذين ينتمون إلى بلد معين أو لديهم انتماء ديني أو سياسي وبالتالي تكون عملية الاختيار غير عادلة مما يؤثر على كفاءة عملية التوظيف.
ولكن هذا النظام يمنع هذا التحيز من خلال التركيز فقط على مهارات وخبرات كل متقدم دون أي تمييز.
في الأخير يمكننا القول بأن نظام تتبع المتقدمين يعد من أفضل الإنجازات التي ظهرت في عالم التوظيف للتسهيل على الشركات في اختيار أفضل الموظفين.