الخدمة الذاتية للموارد البشرية هي وسيلة تمكن الموظفين من الوصول إلى البيانات والبرامج الخاصة بالموارد البشرية من خلال بوابة إلكترونية توفر لهم كافة المعلومات دون الحاجة إلى وجود وسيط كمديري الموارد البشرية.
فيمكن لأي موظف الحصول على سجلات التدريب بالإضافة إلى التعرف على سجلات الغياب والعديد من المعلومات الأخرى بسهولة.
وبالتالي تعتبر الخدمة الذاتية للموارد البشرية عنصراً هاماً في أي مؤسسة نظراً إلى أنها تخفف العمل من على إدارة الموارد ليتمكنوا من التركيز فقط على المهام الإدارية.
[Sommaire]
ما هي الخدمة الذاتية للموارد البشرية؟
تعرف أيضاً بأنها الخدمة الذاتية للموظف وهي عبارة عن ميزة متطورة توفرها أغلب المؤسسات لتمكين الموظفين من تحمل مسؤولية ذاتهم وتطوير مهامهم التي تتعلق بوظائفهم من خلال الوصول إلى كافة مستنداتهم وبياناتهم عبر بوابة إلكترونية يوفرها لهم مكان العمل.
الأمر الذي يوفر الوقت والمال للمنظمة بالإضافة إلى مواكبة التطورات السريعة التي تلحق بعالم الموارد البشرية والتي تمكن المؤسسة من أن تصبح أكثر كفاءة وإنتاجية باعتبار أن تلك الخدمة الذاتية تلعب دوراً كبيراً في هذا التقدم.
أهمية توفير الخدمة الذاتية للموظفين
مهام الموارد البشرية العادية تستغرق الكثير من الوقت في أدائها وذلك على عكس خدمة الموظف الذاتية والتي تعزز من دمج المعلومات في واجهة واحدة سهلة الاستخدام تساعد الموظفين على فهم طبيعة المنظمة والتوافق مع أهدافها التنظيمية الأمر الذي يحقق العديد من الفوائد للمنظمة وأيضا للموظفين.
أولاً: التعزيز من رضاء الموظفين
فالعاملون في أي مؤسسة يرغبون في الحصول على المزيد من التحكم في حياتهم المهنية وهذا ما يتيحه لهم نظام الخدمة الذاتية والذي يمنحهم وصولاً مباشراً إلى كافة المعلومات الخاصة بالمهام المكلفين بها بالإضافة إلى منحهم فرص التدريب التي يحتاجونها، فكلما زادت سيطرة الموظف كلما منح السيطرة أثناء تأدية عمله وزاد من رضائهم واستثمارهم في العمل وتحقيق النجاح المؤسسي.
ثانياً: توفير الوقت
مهام إدارة الموارد الروتينية تستنزف الكثير من الوقت والطاقة من قبل فريق الموارد وكذلك الإدارة، ولكن هذا النظام المتطور يوفر الوقت والجهد الذي تبذله الإدارة، حيث يمكن لأي موظف من خلاله العثور على إجابات سريعة لكافة الأسئلة التي يرغب في التعرف عليها دون الحاجة إلى الاتصال بالفريق لتزويده بالمعلومات التي يحتاجها.
ثالثا: ضمان الحصول على بيانات دقيقة
يوفر الذكاء الاصطناعي الخاص ببوابة الخدمة الذاتية للموارد البشرية معلومات دقيقة لا تحتمل أي أخطاء، كما توجد أيضاً إمكانية لتعديل المعلومات من أجل الحصول على كافة البيانات فور تحديثها.
كيفية التحسين من الخدمة الذاتية الخاصة بالموارد البشرية؟
لم يعد كافياً على أي مؤسسة أن تمتلك فقط تلك الخدمة بل يجب عليها تحسينها بصفة مستمرة من أجل الاستفادة منها بشكل صحيح وتحقيق النجاح في العمل، وتوجد بعض النقاط المهمة التي يجب على أي مؤسسة اتباعها لتحسين هذه الخدمة كالتالي:
أولاً: اعتمد نظام سهل الاستخدام
نجاح نظام الخدمة الذاتية في أي مؤسسة يتوقف على مدى توفيرها لنظام سهل الاستخدام فالنظام القديم أو المعقد سيؤدي إلى الإضرار بالمؤسسات بدلاً من تحسينها، لذلك من الأفضل توفير نظام سهل يمكن الموظفون من استخدامه بسهولة للحصول على المعلومات التي يطلبها.
ثانياً: انشر الوعي داخل مؤسستك
يجب أن توضح لموظفيك سبب استخدام تلك الخدمة والغرض المقصود منها وفوائدها على المنظمة وأيضاً الموظفين، كما يجب مراعاة ملاحظات الموظفين واقتراحاتهم لتحسين أي نقاط ضعف يواجهها النظام.
ثالثاً: اخلق التوازن داخل مؤسستك
على الرغم من أن خدمة الموظفين الذاتية مهمة وتوفر العديد من المعلومات التي يحتاجها الموظفون إلا أنها لا تحل محل العنصر البشري بالكامل، لذا يجب عليك خلق التوازن وتحقيق أقصى استفادة من الموارد البشرية وأيضاً الخدمة الذاتية.
في الأخير يمكننا القول بأن الخدمة الذاتية للموارد البشرية تسهل العمل بشكل كبير على الموظفين وفريق الموارد البشرية وتجعلهم يركزون بشكل أكبر على تحقيق أهداف المؤسسة والتحسين من إنتاجيته.