الهيكل التنظيمي هو قاعدة الأساس لأي مؤسسة حيث يتم من خلاله تقسيم المهام والمسؤوليات وتوزيعها على الإدارات والأقسام المختلفة بالإضافة إلى تحديد عدد العاملين في كل قسم وربطه مع غيره من الأقسام والإدارات.
فهو بمثابة رسم تخطيطي للهيكل الداخلي لأي منشأة من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات المختلفة ورسم العلاقات بين العاملين وفريق الإدارة داخل الكيان، سنتعرف اليوم على الهيكل التنظيمي وخصائصه وأنواعه وكيف يمكن للشركات اختيار المخطط المناسب؟
[Sommaire]
ما هو الهيكل التنظيمي في المؤسسات؟
هو تخطيط يتم من خلاله تحديد بناء المؤسسة وتنظيم الأقسام وفريق العمل وكيفية ترابط تلك العناصر معاً، فمن خلاله يتم تنظيم كافة العلاقات بين العاملين داخل الشركة وتحديد السلطات والمهام المطلوبة من كل موظف وكيفية ربط تلك المهام مع بعضها البعض.
هذا الهيكل يساعد المؤسسات على النمو ويجعلها تركز على الأهداف العامة وتحديد الأدوار والمسؤوليات من البداية وتنظيم المهام بين الفريق لتسهيل التواصل بينهم وتبادل الأفكار وبالتالي زيادة معدلات نمو الشركة.
خصائص الهياكل التنظيمية
يتصف هذا الهيكل بالعديد من الخصائص التي تساعد أي مؤسسة في بناء أقسامها وتحقيق النجاح المطلوب.
أولاً: التنظيم
حيث يمكن للشركات من خلاله تحديد الإدارات وكافة الوظائف التابعة للمؤسسة بكل دقة واتباع تسلسل مناسب لأداء المهام والمسؤوليات.
ثانياُ: التسلسل
فمن خلاله توزع الإدارات والأقسام بطريقة تسلسلية تساعد فريق العمل على فهم طبيعة عملهم وحدود المسؤوليات الخاصة بكل موظف.
ثالثاً: التواصل المتسلسل
الهيكل التنظيمي يتيح تواصل الفريق وفقاً للتسلسل الهرمي للوظائف على سبيل المثال لا يمكن لموظف بقسم التسويق التواصل مع مدير الشركة عند رغبته في الشكوى أو اقتراح أمراً ما، وإنما يكون التواصل مع رئيسه المباشر والذي يقوم بتصعيد الأمر إلى رئيسه ليقوم الأخير بتصعيد الأمر حسب التسلسل الوظيفي حتى يصل إلى المدير.
الهيكل التنظيمي يساعد في تحديد مسارات الاتصال الرسمية وغير الرسمية بين العاملين، مما يعزز التعاون ويقلل من النزاعات ويضمن أن المعلومات تنتقل بشكل فعال داخل المؤسسة.
رابعاً: رسمي وواسع النطاق
هذا الهيكل يساعد المؤسسات على العمل برسمية واحترافية، كما أنه يسّهل من عملية تتبع العمل وكشف الأخطاء ومعالجتها بشكل سريع نتيجة لترتيب الوظائف والأقسام بشكل جيد.
خامساً: التكيف مع التغيير
الهيكل التنظيمي الجيد يجب أن يكون مرناً ليستطيع التكيف مع التغييرات التي قد تحدث في بيئة العمل. يجب أن يسمح بسهولة تعديل الأدوار والمسؤوليات عند الحاجة.
سادساً: دعم الابتكار
يجب أن يشجع الهيكل التنظيمي على الابتكار من خلال توفير بيئة تحفز على التفكير الإبداعي وتبادل الأفكار بحرية بين العاملين.
أنواع الهياكل التنظيمية؟
توجد أنواع متنوعة من الهياكل يمكن لأي مؤسسة الاختيار من بينها حسب سياسة المنشأة وحجم نشاطها.
أولاً: الهيكل الوظيفي
يستخدم هذا الهيكل بشكل كبير في المنشآت الكبيرة وأيضاً الناشئة ويعتمد هذا النوع على تحديد أقسام الشركة بدقة وحدود مسؤوليات كل موظف والتدرج الوظيفي الخاصة به وحدود خبراته ومهاراته.
ثانياً: الهيكل القطاعي
هذا النوع شامل ومنفتح فهو هيكل تسلسلي يسمح بالتواصل مع أكثر من إدارة في نفس الوقت فيمكن أن يعمل الموظفون من الأقسام المختلفة معاً لتنفيذ مشروع معين.
ثالثاً: الهيكل الجغرافي
يستخدم هذا النوع بشكل كبير في الشركات الكبيرة بحيث يقسم العمل على حسب بناء التوزيع الجغرافي لفروع المؤسسة.
كيف يمكن للشركات اختيار الهيكل المناسب؟
توجد العديد من العوامل التي يمكن لأي مؤسسة من خلالها اختيار الهيكل التنظيمي الذي يتناسب مع طبيعة عملها، ومن أبرز تلك العوامل ما يلي:
أولاً: استراتيجية المؤسسة
يجب أن تدعم الهياكل التنظيمية استراتيجية مؤسستك كما يجب أن تكون متوافقة مع كافة أهدافك التي تود تحقيقها، على سبيل المثال إذا كنت ترغب في خلق التعاون والابتكار في مكان العمل فأنت تحتاج إلى الحرية واللامركزية.
بينما إذا كنت ترغب في الاستقرار والثبات داخل مكان العمل فأنت تحتاج إلى الرسمية والمركزية في القرارات.
ثانياً: حجم المنشأة
يجب عند اختيار الهيكل المناسب لك النظر إلى حجم مؤسستك، حيث تختلف المنشآت الكبيرة عن المؤسسات المتوسطة أو الصغيرة، حيث إن لكل منهما نمطاً مختلفاً عن غيرها في عملية الإدارة وذلك نتيجة لاختلاف العمليات والموارد بالإضافة إلى اختلاف ميزانية وحجم فريق كل شركة وحجم تعاملاتها مع العملاء والشركات الأخرى.
ثالثاً: بيئة العمل
تؤثر بيئة العمل داخل المؤسسة على اختيار الهيكل فبيئة العمل التجارية أو الثقافية أو الاجتماعية أو الاقتصادية تؤثر بشكل كبير على قرار اختيار الهيكل المناسب.
رابعاً: ثقافة المؤسسة
ترسم ثقافة المؤسسة قيماً وسلوكيات ومبادئ الشركة في التعامل مع فريق العمل وأيضاً العملاء، وبالتالي تؤثر تلك الثقافة على اختيار نوع الهيكل، فإذا كانت الثقافة قائمة على منح العاملين حرية الإبداع والابتكار فأنت تحتاج إلى هيكل يتسم باللارسمية واللامركزية.
هذا كان كافة ما يخص الهيكل التنظيمي وأشكاله المتنوعة يمكنكم اختيار الأنسب لمؤسستك وفريق العمل.