تخطيط استمرارية الأعمال

تخطيط استمرارية الأعمال من الأمور الهامة التي تساعد الشركة على مواجهة الاضطرابات الغير متوقعة في الأعمال التجارية، والتفاعل معها بنجاح وكفاءة حتى لا تتعرض الشركة لخسائر مالية، سنقدم لك دليل شامل عن تخطيط استمرارية الأعمال لضمان حماية جميع جوانب أعمال الشركة.

[Sommaire]

ما هي خطة استمرارية العمل؟

تكثر التساؤلات حول خطة استمرارية الأعمال ومكوناتها، هي العملية التي تختص بإنشاء نظام عالي الجودة للوقاية من التهديدات والمخاطر المحتملة التي تواجه الشركة وتؤثر بالسلب على مباشرة الأعمال فيها، حيث تعني الخطة بتوفير الحماية الكاملة للأفراد والأصول في الشركة، كما تكفل للشركة العمل بشكل سريع وفعال عند حدوث أي كارثة.

تتنوع المخاطر والكوارث التي تؤثر على عمليات الشركة منها الكوارث الطبيعية كالحرائق، والفيضانات، وهناك المخاطر الخاصة بالهجمات الإلكترونية، وهنا تظهر الحاجة إلى خطة استمرارية الأعمال التي تساعد على تحديد المخاطر والكوارث التي تؤثر على أعمال الشركة، تشتمل هذه الخطة على:

• تحديد طريقة تأثير المخاطر على عمليات الشركة.
• إجراء الاختبار للتأكد من عملها، واعتماد الإجراءات والخطوات لتقليل حجم المخاطر.
• مراجعة العملية باستمرار للتأكد من تحديثها بشكل مستمر لتواكب التغييرات المحيطة.

تخطيط استمرارية الأعمال.. 5 خطوات لوضع خطة استمرارية الأعمال

يحتاج إنشاء خطة استمرارية الأعمال إلى اتباع مجموعة من الخطوات البسيطة وهي:

1. تقييم المخاطر التي تتضمن تقييم مخاطر الشركة والمشاكل التي تواجهها، وتقييم الأثر المحتمل للعوامل التي تؤدي إلى تعطيل الأعمال، تعيين أولويات النتائج ووضع خارطة طريق جديدة، بالإضافة إلى تحديد أشكال التهديد الأكثر احتمالًا.
2. تحليل تأثير الأعمال من خلال جمع كافة المعلومات عن العمليات التجارية الهامة وطبيعة سير العمل، افتراضات الاسترداد وتشمل أهداف نقطة التعافي وأهداف وقت الاسترداد، الموظفين المهمين والاتصالات الأولية والثانوية، الترابط الداخلي والخارجي، التطلعات المستقبلية التي تؤثر على عملية إنعاش الشركة والعمليات التجارية.
3. العمل على تطوير خطة استمرارية الأعمال باعتبارها خطوة هامة في وضع خطة استمرارية العمل وتشمل وضع خطط على مستوى الأقسام والموقع، مراجعة الخطة مع أصحاب العمل الرئيسيين لتأكيد فعاليتها وتوزيعها بالشكل السليم.
4. وضع الاستراتيجية والخطة وذلك بعد التحقق من صحة أوقات الاسترداد لتحقيق الأهداف المرجوة، والاستعانة بوجهات النظر المختلفة للموظفين وجميع الإدارات لرسم خريطة شاملة تعبر عن الشعور العام داخل الشركة، وبعد وضع الخطة المناسبة يجب التأكد من وجود فريق تنفيذ أو إداري لمتابعة تنفيذ الخطة الموضوعة.
5. اختبار الخطة وصيانتها بانتظام عن طريق إجراء تمارين دورية على أعلى الجدول، وعمل محاكاة للتأكد من إجماع أصحاب المصلحة الرئيسيين على خطوات الخطة، وتنفيذ مراجعات الخطة النصف سنوية.

أهمية استمرارية الأعمال

توجد مجموعة من الأسباب التي تجعل من وضع خطة استمرارية الأعمال أمر ضروري لا غنى عنه في الشركات المختلفة، أهمها ضمان سير الأعمال التجارية في الشركة حتى في حالات الاضطراب التي ستتعرض لها الشركة في المستقبل، نقدم لك في السطور التالية أهمية استمرارية الأعمال:

• تعزيز الموظفين ووضع احتياجاتهم في عين الاعتبار.
• بناء علاقات الثلاثية مع الشركات التابعة الخاصة بك، فإدارة استمرارية الأعمال الناجحة دليل على أن الجهاز يعمل بكفاءة عالية من أعلى إلى أسفل، الأمر الذي يشجع العاملين.
• حماية الشركة وسمعتها بين الشركات المنافسة، فالقدرة على التصدي للمخاطر والاضطرابات تساهم بشكل كبير في تقليص المشاعر السلبية الناتجة عن انخفاض الإنتاجية.
• تساعد إدارة استمرارية الأعمال الفعالة لإدارة الأزمات والمشاكل في تلبية الاحتياجات التنظيمية.
• توضح خطة استمرارية الأعمال للجميع أنك شريك قوي وموثوق به يضع في اعتباره كافة المسؤوليات تجاه الموظفين والشركاء وحتى العملاء، ويعمل على تلبية متطلبات الجميع.

وأخيرًا نكون قد استعرضنا معك تخطيط استمرارية الأعمال، وخطوات وضع خطة استمرارية العمل، وأهمية إدارة استمرارية الأعمال للشركة بشكل عام والموظفين بشكل خاص.