خطابات الموارد البشرية

خطابات الموارد البشرية من أفضل أشكال التواصل بين الموظفين وأصحاب العمل، تختلف هذه الخطابات من حيث المضمون والصيغة وفقًا للغرض منها، الأمر الذي يؤكد على ضرورة صياغة خطابات الموارد البشرية باختلاف أنواعها بطريقة صحيحة، سنتناول في السطور التالية أهم الخطابات المعتمدة في المنظمات.

[Sommaire]

ما هي خطابات الموارد البشرية

خطابات الموارد البشرية هي المستندات التي يعتمد عليها قسم الموارد البشرية في المنظمات، حيث تستخدم لتغطية الحالات الطارئة التي تواجه الشركة في ممارسة الموارد البشرية بشكل ناجح وأكثر كفاءة وفعالية، تسمح هذه الخطابات لممثلي قسم الموارد البشرية بإدارة بيانات الموظفين، والتحقق منهم، والتواصل معهم بطريقة رسمية.

أهمية خطابات الموارد البشرية

ما فوائد خطابات الموارد البشرية؟ من الأسئلة الشائعة التي يبحث عن إجابتها الكثيرين، لذا سنقدمها لك في النقاط الآتية بشكل بسيط:

1. إمكانية الترحيب بالموظفين الجدد باستخدام خطاب الترحيب مع بعض الكلمات الجميلة.
2. إتاحة الفرصة لتقديم عروض عمل بشكل منمق أكثر من رائع.
3. تأكيد استلام السيرة الذاتية للموظفين الجدد.
4. إخطار الموظفين بالترقية والمكافآت وغيرها من الأمور بطريقة مثالية.
5. تأديب الموظف بشكل رسمي لجذب انتباهه إلى بعض الأخطاء التي يقوم بها مع التأكيد على ضرورة إصلاحها وتلافيها في المستقبل.
6. تقديم خطاب رفض مرشح كخطوة إيجابية لمراعاة مشاعر الموظف المرشح عند رفضه.

أنواع خطابات الموارد البشرية

يوجد العديد من خطابات الموارد البشرية التي تعمل على تسهيل عمل ممثلي الموارد البشرية في المنظمات المختلفة، لكل خطاب من هذه الخطابات اشتراطات معينة، وهو ما سنتعرف عليه في السطور التالية:

خطاب السيرة الذاتية : يختص خطاب السيرة الذاتية بتقديم مؤهلات الشخص المرشح للعمل بشكل سهل وسريع، يحتوي الخطاب على كافة المهارات الوظيفية المطلوبة من أجل الوظيفة، وسنوات الخبرة، ومستوى التعليم.

خطابات رفض المرشح : يفضل إرسال خطاب رفض مرشح إلى الأشخاص الذين سبق لهم التقديم لشغل الوظيفة ولكن لم يتم اختيارهم لشغل الوظيفة، فهي من الخطوات الرائعة التي تعتمدها بعض الشركات، وينبغي مراعاة اختيار أسلوب حزين لخطاب رفض المرشح.

خطابات الترحيب بالموظف الجديد : يبدأ الترحيب بالموظف الجديد بخطاب مناسب يعمل على تعزيز العلاقة معه، ويمنحه سعادة كبيرة لتواجده في المنظمة، ويفضل تضمين خطاب الترحيب بعض المعلومات التي ترشد الموظف لبدء العمل.

خطابات التوبيخ : عند وجود موظف مقصر ولا يعمل بالمستوى المتوقع في المنظمة، تظهر الحاجة إلى خطابات التوبيخ التي توضح للموظف تقصيره وانخفاض مستواه في العمل.

خطابات الخبرة : خطابات الخبرة هي دليل على امتلاك الموظف لبعض المهارات، تتضمن هذه الخطابات بعض التفاصيل أهمها اسمك ولقبك، اسم المنظمة، فترة عمل الموظف في المنظمة، اسم الموظف، المسمى الوظيفي له في العمل، تأكيد مهارات الموظف ومؤهلاته.

خطابات طلب الإجازة : تعد خطابات الإجازة واحدة من الطلبات الرسمية التي تقدم إلى صاحب العمل لطب إجازة من العمل سواء كانت ليوم واحد أو لفترة طويلة، تتضمن هذه الخطابات أسباب الحاجة إلى إجازة، تاريخ بداية ونهاية الإجازة، تاريخ العودة إلى العمل مرة أخرى، الإجراءات التي قمت بها لتغطية فترة الغياب.

خطابات الاستقالة : يُقدم خطاب الاستقالة إلى صاحب العمل للتعبير عن رغبتك في التخلي عن وظيفتك في المنظمة، ويراعى في كتابة خطابات الاستقالة إخبار صاحب العمل بنيتك في الاستقالة مع تعيين تاريخ آخر يوم لك في العمل، ويفضل الإعراب عن مدى سعادتك وامتنانك للفترة التي عملت فيها في المنظمة.

خطابات قبول الاستقالة : يطلق على هذه الخطابات اسم خطابات الإعفاء، وهي المستند الذي يؤكد على إعفاء الموظف من العمل وقبول استقالته من وظيفته، وهي بمثابة دليل على إنهاء الموظف لعمله في المنظمة عند التقدم إلى منظمة أخرى.

في نهاية المقال نتمنى أن نكون أوضحنا كافة الجوانب والتفاصيل المتعلقة بخطابات الموارد البشرية لمواجهة الحالات التي تحتاج إلى إرسال خطابات من أجل الاتصالات الداخلية مع الموظفين داخل المنظمة فيما يخص الترقية، التأكيد، الاستقالة، أما خطابات الاتصالات الخارجية فتكون مع المتقدمين للعمل في المنظمة فيما يتعلق بالرفض، العرض، وهكذا.