نظام تتبع طلبات المتقدمين يساعد أي شركة في الحصول على أفضل المواهب وتعيينهم من خلال تبسيط عمليات التوظيف وجمع كافة البيانات الخاصة بالمتقدمين في مكان واحد وتصفية الطلبات وفقاً للاحتياجات التي تحددها المؤسسة.
فهو يقي الشركات من الوقوع في أي أخطاء أو تحيزات قد تحدث إذا تمت عملية التوظيف بالاعتماد على العنصر البشري، لذا أصبح نظام تتبع طلبات المتقدمين ضرورياً في أي مؤسسة للعثور على الكفاءات المطلوبة في أسرع وقت وبأقل تكلفة.
[Sommaire]
ما هو نظام تتبع طلبات المتقدمين؟
هو برنامج توظيف يعمل على تبسيط عملية التوظيف في شركة ما من البداية إلى النهاية، حيث يقوم بنشر فرص العمل على العديد من المنصات وتخزين طلبات المتقدمين وتصفيتها بالاستناد إلى بعض الكلمات الرئيسية.
كما يسمح لمديري الموارد تقييم المرشحين على قاعدة بيانات واحدة والتعاون مع فريق الموارد البشرية واختيار أفضل المرشحين بشكل أسهل وأسرع حتى لا تفقد المؤسسة أفضل المواهب.
ما هو الغرض الأساسي من أنظمة التتبع؟
تستخدم المؤسسات أنظمة التتبع بهدف تبسيط عملية التوظيف لتصبح أكثر كفاءة وفعالية، وذلك من خلال منح فريق الموارد البشرية إمكانية الوصول إلى منصة قوية تجمع كافة بيانات المرشحين لتتبع تقدمهم والقيام بتصفيتهم بناء على مهاراتهم وخبراتهم.
حيث يقوم نظام تتبع طلبات المتقدمين بأتمتة المهام المتكررة الأمر الذي يساعد فريق التوظيف على اتخاذ القرارات الأكثر أهمية وتأثيراً في عملية التوظيف.
على ماذا تركز أنظمة تتبع المتقدمين؟
تركز وظيفة أنظمة التتبع على القيام ببعض المهام الأساسية كالتالي:
- تخطيط القوى العاملة: من خلال إنشاء مجموعات من المرشحين داخلياً وخارجياً.
- تحديد المصادر: يتم من خلالها إدارة إعلانات الوظائف والمشاركات على مواقع التواصل الاجتماعي.
- العثور على المرشحين: حيث تقوم أنظمة التتبع بفحص المتقدمين وتقييمهم واختيار أفضل مرشح.
- تتبع المرشحين: من خلال إجراء المقابلات والتحقق من بيانات ومعلومات كل متقدم.
- التحليلات: ويتم فيها إعداد التقارير الخاصة ببيانات ومقاييس التوظيف.
كيف يمكن للشركات اختيار نظام التتبع المناسب لاحتياجاتها؟
توجد العديد من برامج التوظيف في الأسواق والتي تحمل العديد من المميزات والأدوات المختلفة والمتنوعة، لذا يجب على أي مؤسسة اختيار برنامج توظيف الذي يتناسب مع حجمها وميزانيتها ومدى تعقيد عملية التوظيف.
ولكي يتم اختيار نظام يناسب احتياجات المؤسسة فيجب أن يتوفر في برنامج التوظيف بعض المميزات الأساسية كأتمتة المهام، إدارة المرشحين وتتبعهم، إدارة المقابلات، إعلانات الوظائف، إدارة العلامات التجارية، تحليلات التوظيف، واجهة سهلة الاستخدام، ضمان أمن المعلومات والبيانات، تحقيق تعاون الفريق.
كما توجد أربع خطوات أساسية يجب على المؤسسة اتباعها عند اختيارها للنظام حتى يكون فعالاً كالتالي:
الخطوة الأولى: تقييم احتياجات مؤسستك
فيجب تحديد كافة احتياجات شركتك والتي تساهم في تحسين عملية التوظيف ويتم ذلك بالتعاون مع كافة أعضاء ومديري فريق التوظيف، حتى تتمكن من تكوين نظرة ثاقبة حول متطلباتك واختيار النظام الذي يخدم تلك الاحتياجات.
الخطوة الثانية: تحديد الميزانية
فيجب على أي مؤسسة تحديد مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على نظام تتبع طلبات المتقدمين، بالإضافة إلى تحديد عائد الاستثمار من هذا النظام وعرض كافة المميزات المتوقع جلبها، ومن ثم قياس تلك الفوائد بالتكلفة المالية وربط عائد الاستثمار المستهدف ببعض النتائج المتعلقة بالعمل.
الخطوة الثالثة: مراجعة الخيارات
بعد تحديد متطلبات المؤسسة والميزانية تأتي خطوة التعرف على نوع مؤسستك والبنية التحتية المطلوبة لأنظمة التتبع من أجل تحديد النظام الذي يلبي احتياجاتك، ويجب عند اختيارك للنظام اتباع الآتي:
- التركيز على الأنظمة السلسة بواجهات سهلة الاستخدام حتى لا تجعل عملية التوظيف لديك أكثر تعقيداً.
- يجب أن يحتوي النظام على كافة احتياجاتك الأساسية.
- من الأفضل اختيار الأنظمة التي تساعد في تحسين عملية التوظيف بأكملها وليس فقط أجزاء منها.
- اختيار النظام الذي يضمن تحقيق التعاون بين أعضاء الفريق داخل المؤسسة.
الخطوة الرابعة: اختبار الأنظمة لاختيار الأفضل منها
بعد تحديد أفضل الأنظمة التي تتناسب مع مؤسستك تأتي خطوة اختبار تلك الأنظمة لاختيار الأفضل، فيمكن لفريق الموارد إعداد محرك اختبار للتعرف على أداء كل نظام في بيئة واقعية لتحديد مدى تكامله مع سير العمل.
في الأخير يمكننا القول بأن نظام تتبع طلبات المتقدمين أصبح من الأنظمة الأساسية لأي مؤسسة ترغب في الحصول على أفضل المرشحين بطريقة سهلة وسريعة وبتكلفة ومجهود أقل بدلاُ من الاعتماد على العنصر البشري في عملية التوظيف والوقوع في العديد من المشاكل والأخطاء.