Software de gestión de ausencias : ¿Cómo puede mejorar su organización?

¿Podría el software de gestión de ausencias ser el secreto del éxito de una empresa? Las organizaciones que quieren crecer necesitan un equipo fiable y una comprensión clara de quién está disponible y cuándo. Sin una comprensión de la disponibilidad y ausencias por equipo, departamento o ubicación, una empresa sufrirá en algún momento.

Una mala gestión de las ausencias se traduce rápidamente en una menor productividad y en la insatisfacción de los clientes. También afecta a la experiencia de los empleados. Si solo una parte de su equipo está disponible, los que están presentes se enfrentan a una presión adicional. Incluso aunque no sientan resentimiento hacia sus compañeros ausentes, se agotarán o se estresarán enseguida. ¿El resultado? Un equipo que trabaja a un nivel inferior de productividad, que no es saludable y que está descontento. Es un factor determinante para una cultura empresarial débil.

Contar con una serie de políticas de ausencia sólidas que cubran las vacaciones, las ausencias planificadas, como la baja por maternidad, las bajas por enfermedad no planificadas y las ausencias no autorizadas, ayuda a los directivos a tomar el control de su plantilla. Al dar a los directivos y a los empleados acceso a un software de gestión de ausencias, una organización facilita el apoyo y el refuerzo de estas políticas.

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¿Qué es un software de gestión de ausencias y cómo funciona?

Un software de gestión de ausencias es un software especializado en recursos humanos que permite a las empresas hacer un seguimiento y gestionar las ausencias de los empleados. Además de ayudar a la planificación de la plantilla, contribuye a identificar los patrones de ausencia, dando a los profesionales de RRHH la oportunidad de reducir el absentismo. 

Hay varios productos de software de gestión de ausencias, y todos ellos funcionan de forma ligeramente diferente. Sin embargo, la mayoría de los productos de software de gestión de ausencias tienen varios elementos en común:

• Permiten a los empleados presentar solicitudes de ausencia para que los managers las aprueben
• Permiten a los empleados y a sus responsables enviar notificaciones de bajas no planificadas, como, por ejemplo, por enfermedad o por permiso compasivo
• Proporcionan una variedad de opciones de permisos
• Permiten a los directivos y a sus equipos consultar todas las ausencias planificadas en una sola ubicación, facilitando la planificación de la plantilla y las solicitudes de permisos de última hora
• Permiten a los managers y a los profesionales de RRHH consultar los patrones de ausencia en toda la empresa
• Proporcionan a los managers y a los profesionales de RRHH visibilidad de los empleados que no han ejercido su derecho a vacaciones

Todo esto se puede realizar sin un software de gestión de ausencias, ya que los departamentos de RRHH y los directivos han gestionado eficazmente las ausencias durante décadas sin una tecnología específica. Desde las hojas de cálculo hasta las agendas y los planificadores murales, la gestión de las ausencias puede llevarse a cabo con métodos de baja tecnología, siempre y cuando la organización cuente con los recursos y el compromiso para hacerlo.

Sin embargo, a menudo surgen problemas cuando se utiliza un sistema de baja tecnología para la gestión de las ausencias. Un problema importante es la falta de coherencia debido a las variaciones individuales en el estilo de gestión. Otro problema es que el seguimiento manual de las ausencias y las solicitudes de permisos requiere mucho tiempo de los directivos y del equipo de RRHH. Las horas de trabajo de una organización pueden invertirse mejor en tareas de valor añadido alineadas con los objetivos estratégicos.

¿Cómo puede el software de gestión de ausencias beneficiar a una empresa?

El software de gestión de ausencias es una herramienta crucial para apoyar las políticas de ausencias de una organización. El personal se toma tiempo libre por todo tipo de razones y el departamento de RRHH desarrolla políticas reguladoras en consecuencia. Sin embargo, es esencial que una organización pueda hacer un seguimiento y comprender las ausencias del personal.

De este modo, el software de gestión de ausencias puede beneficiar a una empresa, tanto mejorando la gestión interna de las ausencias como apoyando la gestión estructurada de las mismas.

Mejora de la gestión interna del absentismo

El uso de un software de gestión de ausencias ayuda a facilitar la gestión interna de las ausencias a los profesionales de RRHH. Además, para los empleados es sencillo realizar solicitudes de vacaciones, solicitar permisos reglamentarios y registrar las ausencias no autorizadas. También informa a los empleados del proceso de reserva de ausencias, les permite saber cuántas vacaciones tienen pendientes y les impide reservarlas durante los periodos de máxima actividad.

Estas pequeñas funciones también facilitan la gestión de las ausencias a los managers, ya que contarán con menos empleados que soliciten permisos que no puedan ser aprobados y podrán ver cuántos empleados estarán libres en un momento dado, lo que les permitirá gestionar mejor la productividad del equipo.

Apoyo a la gestión estructurada de las ausencias

El software de gestión de ausencias ayuda a implementar un enfoque estructurado de la gestión de ausencias reforzando las políticas que los RRHH han creado. Mediante el uso de un software de gestión de ausencias, la responsabilidad de administrar y registrar las ausencias ya no recae sobre el director o el equipo de RRHH. Esto libera a los managers de la carga de registrar las ausencias y garantiza un mejor cumplimiento y mantenimiento de los registros.

¿Cuál es el impacto del software de gestión de ausencias en el bienestar de los empleados?

Si se pretende reducir el volumen de ausencias de los empleados, es necesario mejorar su bienestar. Sin embargo, también se puede deducir que si se pretende mejorar el bienestar de los empleados, prestar más atención a la forma de controlar las ausencias —por ejemplo, utilizando un software de gestión de ausencias—ayudará a conseguirlo. A continuación, se explica cómo un software de gestión de ausencias puede contribuir al bienestar de los empleados:

Facilita la reserva de tiempo libre

La relación empleado/manager es diferente para cada persona. Al utilizar un software de gestión de ausencias, todos los empleados tienen las mismas oportunidades de reservar sus vacaciones. Esto significa que es más fácil reservar medio día libre con relativamente poco tiempo de antelación o reservar vacaciones complejas sin sentir la necesidad de explicar y justificar las solicitudes de vacaciones.

Permite a los empleados registrar las vacaciones con una intervención mínima

Los permisos de emergencia se producen por muchas razones diferentes. Pueden solicitarse porque la persona a cargo del cuidado de los niños ha fallado, porque el empleado está enfermo o debido a una emergencia doméstica. Tener que explicar esto a un superior puede poner en un compromiso al empleado. Esto, a su vez, puede provocar sentimientos de estrés y ansiedad, especialmente si el problema es personal o si está relacionado con algo con lo que no está satisfecho. El uso de un software de gestión de ausencias permite registrar las ausencias de emergencia poco frecuentes "sin hacer preguntas", lo que puede contribuir al bienestar de los empleados.

Los profesionales de RRHH pueden revisar los patrones (e intervenir si es necesario)

Una ventaja importante del software de gestión de ausencias es la forma en que permite a los profesionales de RRHH revisar las tendencias y recopilar datos. ¿Se ha detectado que un departamento acumula más bajas por enfermedad que otros departamentos? En ese caso, se puede investigar el motivo: puede ser por altos niveles de estrés en el equipo o por acoso laboral. También puede examinar a los empleados que no ejercen sus derechos a vacaciones. En este caso, puede solicitarles que utilicen sus permisos y explicarles la importancia de hacerlo: ya sea para contribuir a su bienestar, para mejorar la productividad o para dar ejemplo a los empleados más jóvenes.

Reduce las bajas no autorizadas

Al contar con un software de gestión de ausencias, la empresa envía un mensaje claro de que es consciente de los casos de bajas no autorizadas. Aunque algunos casos de permisos no autorizados son inevitables, siempre hay reincidentes. Si se pide a los empleados que registren esas ausencias y se les muestra que están siendo supervisadas, es posible que reevalúen las causas de sus ausencias. De este modo, se reduce el estrés y la carga de trabajo adicional que soportan el resto de su equipo y sus responsables.

Las ventajas de utilizar un software de gestión de ausencias

En resumen, son muchas las ventajas de utilizar un software de gestión de ausencias. Las cinco principales ventajas son:

Aumenta la eficiencia de RRHH

El software de gestión de ausencias reduce la cantidad de tiempo que el departamento de RRHH debe dedicar a aplicar las políticas de ausencia. Hay menos preguntas que responder por parte de RRHH, menos intervenciones gracias a la transparencia del sistema y una menor implicación en la reserva y el seguimiento de los permisos planificados. Además, el departamento de RRHH puede analizar los datos de las ausencias más fácilmente, lo que le permite disponer de más tiempo para realizar tareas estratégicas.

Facilita la vida del personal

Como la mayoría de los programas de gestión de ausencias incluyen una función de autoservicio, los empleados pueden reservar ellos mismos el tiempo libre y registrar sus bajas por enfermedad si es necesario. Esto es mejor para los directivos y los empleados, ya que actúa como una guía de fácil acceso para la gestión de las ausencias. A su vez, implica menos estrés, menos conflictos y una mejora de la productividad, un gran resultado tanto para los empleados como para las organizaciones

Facilita la gestión de las ausencias imprevistas

Sin un software de gestión de ausencias, las ausencias no planificadas pueden hacer que los planes de una empresa deriven en un caos. Sin embargo, con un software de gestión de ausencias, una empresa puede asegurarse de que hay suficiente cobertura para evitar que las ausencias imprevistas causen una interrupción del servicio o la producción. Establecer límites en el número de personas que se toman un permiso al mismo tiempo ayuda a garantizar una productividad óptima.

Puede ayudar a reducir las ausencias no autorizadas

Gracias a la forma en que funciona el software de gestión de ausencias, queda claro qué empleados se toman regularmente permisos no autorizados. Esto significa que se animará a esos empleados a reducir las ausencias no autorizadas. También significa que RRHH y los directivos pueden detectar posibles problemas y dar apoyo a los empleados que se toman permisos no autorizados como resultado del acoso laboral, el estrés o el exceso de trabajo.

Mejora el conocimiento de la salud de la empresa

El software de gestión de ausencias ofrece a los profesionales de RRHH una herramienta adicional con la que pueden analizar la salud de la empresa. Una empresa sana tiene empleados sanos: si los niveles de absentismo son elevados, esto puede indicar problemas en la cultura empresarial. Sabiendo esto, los profesionales de RRHH pueden tomar medidas para entender los motivos y comenzar a mejorar la salud de la empresa.

¿Puede un software de gestión de ausencias ayudar a impulsar el éxito de una empresa?

Para las organizaciones modernas, basadas en las personas, una buena gestión del absentismo es la clave del éxito. No solo contribuye a una productividad óptima y a la satisfacción del cliente, sino que también es una herramienta esencial para impulsar el compromiso de los empleados y la salud de la empresa. Al utilizar un software de gestión de ausencias para apoyar y reforzar las políticas de ausencias existentes, una empresa está dando un paso definitivo para garantizar el éxito a largo plazo.

Patricia Ortiz

Patricia es licenciada en periodismo y tiene experiencia trabajando como gestora de contenidos y redactora. Le encanta escribir sobre las últimas tendencias y desarrollos de RRHH, así como sobre las mejores prácticas de recursos humanos en general.