Software de gestión de contratos: Las claves que necesitas para escoger el más adecuado

 

Cuando se trata de la adquisición de talento, una cosa es segura: es esencial para el éxito de tu empresa. Pero también es lento y costoso para tu equipo de contratación cubrir esos puestos vacantes con los mejores talentos, garantizando al mismo tiempo la mejor experiencia del candidato.

Ahí es donde entra en juego el software de contratación. Automatiza y agiliza todo el proceso de contratación, desde la publicación de la descripción del puesto hasta la integración de la nueva persona en la empresa. El uso de una herramienta de reclutamiento tiene muchos beneficios para cualquier empresa.

Sin embargo, las empresas que utilizan software de contratación reducen la presión sobre sus responsables de contratación, ayudando a que el proceso de adquisición de talento sea más eficaz y eficiente. Utilizar un software de contratación también mejora la experiencia del candidato.

 

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¿Qué es un software de contratación y para qué sirve?

 

El software de contratación (también llamado software de reclutamiento) es un software especializado en recursos humanos que ayuda a una empresa a optimizar su proceso de contratación.

En general, el software de contratación es una aplicación basada en la nube que ayuda a las empresas en varios aspectos del proceso de selección de personal, desde la publicación en la bolsa de trabajo hasta la gestión de la hoja de cálculo y el seguimiento de los candidatos.

Es habitual que el software de contratación se denomine ATS (sistema de seguimiento de candidatos) o CRM (sistema de gestión de relaciones con los candidatos). Sin embargo, estos son, de hecho, ligeramente diferentes del software de contratación. El software de contratación es una mezcla de CRM para la contratación y el sistema de seguimiento de candidatos.

El software de contratación proporciona al equipo encargado de realizar la selección de personal las mejores herramientas para identificar y evaluar a los posibles candidatos y gestionar el proceso de contratación de principio a fin.

No es sólo para grandes empresas o agencias de contratación. El software de contratación puede beneficiar a las empresas más pequeñas y a los equipos de contratación, ya que es fácil de usar, asequible y rápido de implementar.

La herramienta de contratación ayuda a una empresa con una serie de actividades. Entre ellas, la captación de solicitantes de empleo, la gestión de los candidatos, la selección de la información de los solicitantes y el mantenimiento del contacto con los candidatos a lo largo del proceso de contratación.

El software de contratación también ayuda a analizar las métricas para ayudar a seguir el progreso de la contratación para que los directores de contratación puedan tomar decisiones correctas con mayor agilidad.

 

¿Cómo puede el software de contratación beneficiar a toda la empresa?

 

El software de contratación es un verdadero impulso para el departamento de RRHH y los gerentes de selección de personal, el negocio se beneficia del uso del software de contratación de RRHH. Estos son algunos de los beneficios que puede aportar a tu empresa:

 

Contratar grandes talentos

La herramienta de contratación influye directamente en la idoneidad de los candidatos para los puestos de trabajo. Una empresa puede garantizar más innovación, mayor productividad y mejor servicio al cliente con una mejor contratación.

Y con empleados más innovadores, productivos y centrados en el cliente, una empresa puede esperar ver mejores resultados empresariales.

Gracias a una contratación más eficiente, las empresas que utilizan un software de contratación encontrarán más fácil diferenciar los mejores talentos del resto. Con la ayuda del software de contratación, una empresa puede identificar y evaluar rápidamente a los candidatos, haciendo que el proceso de contratación sea más sencillo y rápido.

El software de contratación también ayuda a reclutar nuevos talentos en todas las funciones, departamentos y unidades de negocio. Esto garantiza que las empresas puedan seguir operando eficazmente sin experimentar ningún tiempo de inactividad del sistema o interrupción del servicio.

 

Apoyar los objetivos culturales

La herramienta de reclutamiento puede ayudar a atraer y seleccionar candidatos para reforzar los objetivos culturales de una organización. Esto es muy positivo para los equipos de contratación que buscan construir una fuerza de trabajo diversa mediante la creación de procesos de contratación más inclusivos.

El software de contratación también puede ayudar a los equipos de contratación a lograr una estrategia de contratación más diversa, lo que hace que el equipo de contratación reúna los mejores talentos para llevar a cabo sus objetivos empresariales.

¿Buscas perfiles muy orientados a cliente? ¿Y también con una actitud cercana? Un software de contratación puede ayudarte a conseguirlo.

 

Mejorar la diversidad

La diversidad en la contratación sigue siendo un tema candente. Las mejores herramientas de software de selección de personal pueden ayudar a mejorar la diversidad desviando parte del proceso de contratación; fomenta una contratación más objetiva mediante el uso de datos de rendimiento y comportamiento.

En lugar de confiar en el instinto humano, las opiniones personales y las creencias inconscientes, el software de contratación ayuda a centrarse en los hechos y a garantizar un proceso de selección más justo.

El software de contratación proporciona a los responsables de contratación de RRHH los datos necesarios para tomar mejores decisiones de contratación.

No sólo eso, sino que el software de contratación puede analizar la captación de candidatos y proporcionar datos que apoyen la decisión de enfocar la contratación en una nueva dirección, para ampliar la captación de talento minoritario. El uso de software de contratación es una gran manera de medir la contratación de la diversidad.

 

Menos interrupciones

Las empresas que carecen de personal nunca rendirán al máximo. El software de contratación puede ayudar a los equipos de contratación a estar al tanto de la demanda del proceso de contratación, garantizando que no haya lagunas en la contratación. Esto es especialmente importante para los equipos de selección de personal que gestionan un proceso de contratación global.

El software de contratación ayuda a reducir las interrupciones en la gestión de la mano de obra de dos maneras; en primer lugar, hace que el proceso de contratación sea más rápido. Esto significa que las brechas se cubren más rápidamente, ayudando a proporcionar personal para apoyar los objetivos de la empresa.

En segundo lugar, dado que el software de contratación implica que la calidad de los nuevos empleados es mejor y que es más probable que los empleados "encajen" en la organización, se reduce la rotación. Esto también ayuda a minimizar las interrupciones en la gestión de la contratación.

 

Reducir el tiempo y el coste de la contratación

Una empresa puede ahorrar tiempo y dinero con un software de contratación. El tiempo que se ahorra con la automatización de tareas de contratación sencillas puede destinarse a objetivos de contratación más estratégicos. El software de contratación adecuado puede automatizar tareas como:

• Búsqueda de candidatos
• Selección de currículums
• Seguimiento del proceso de selección

Esto libera tiempo al equipo de contratación y ayuda a garantizar una mayor calidad de las contrataciones, ahorrando en costes de selección y formación.

También es posible reducir los costes de contratación mediante el uso de un software de contratación que puede completar las tareas de contratación de forma automática, como la programación de entrevistas o la evaluación de los candidatos sobre la base de criterios predeterminados.

El software de contratación también ayuda a los equipos de contratación a medir la eficacia de los procesos de contratación y a identificar las áreas de mejora. Esto significa que los equipos de contratación pueden reducir su tiempo de contratación mientras mantienen un proceso de contratación de alta calidad.

 

Contactar con el candidato antes de que se presente

Utilizando el software de contratación, los equipos de reclutamiento tienen acceso a mejores fuentes de talento. Antes de que los candidatos empiecen a buscar un trabajo, el software de contratación puede llegar a ellos identificando a los candidatos a través de su actividad en las redes sociales y poniéndolos en relación con los puestos vacantes del equipo de contratación.

Esto se hace utilizando big data y análisis predictivo, lo que da a los equipos de contratación una visión de las futuras necesidades de talento y las tendencias de la mano de obra.

De este modo, los equipos de contratación pueden identificar a los posibles candidatos de forma proactiva, en lugar de esperar a que los candidatos se presenten. También es posible realizar una preselección con el software de contratación, lo que significa que los procesos de contratación son más eficientes y eficaces.

La publicidad de contratación dirigida mediante el software de contratación permite a los equipos de selección llegar a los candidatos potenciales con mensajes de contratación relevantes. Estos mensajes pueden crear interés en la organización, atrayendo aún más a los talentos antes de aplicar.

 

Mejorar las decisiones de contratación

Un software de contratación garantiza que se consiga el candidato adecuado en todo momento. Los equipos de contratación tienen más probabilidades de tomar decisiones de contratación acertadas durante el proceso de contratación con el acceso a un software de contratación que incluye características como:

• Gestión del talento
• Herramientas de evaluación de candidatos
• ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos)

Esto significa que los equipos de selección de personal pueden basarse en los datos y no en la intuición a la hora de tomar decisiones de contratación. Con la ayuda de la analítica de contratación, los equipos de contratación pueden mejorar su proceso de toma de decisiones y centrarse en las áreas de mejora.

Además, el software de contratación puede ayudar a identificar los mejores canales de contratación para una empresa. Esto proporciona a los equipos de contratación una comprensión de dónde invertir los recursos de contratación para obtener los mejores resultados posibles.

 

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de contratación?

 

El proceso de gestión del talento puede estar plagado de dificultades. Por ello, contar con herramientas de contratación fiables puede impulsar al departamento de recursos humanos a conseguir grandes logros.

El software de contratación también es extremadamente potente, ya que te permite supervisar los datos de contratación y destacar las áreas de actividad de contratación en las que tu empresa necesita desplegar recursos de contratación.

Son muchas las ventajas de utilizar un software de contratación, aquí están algunas de las más importantes:

 

Un equipo de RRHH más productivo

El uso de un software de contratación hace que la contratación sea más productiva. No sólo se automatizan muchas de las tareas repetitivas, sino que, como el software de contratación suele estar alojado en la nube, el equipo también puede trabajar a distancia o fuera del horario de oficina con facilidad.

Esta mayor flexibilidad permite a los equipos de contratación gestionar y procesar las solicitudes con mayor rapidez y eficacia. Además, el software de contratación puede ayudar a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, lo que lleva a un proceso de contratación más cohesionado.

 

Un proceso de contratación más rápido y fluido

Un sistema de contratación puede ayudar a los profesionales de RRHH automatizando o programando los aspectos más mundanos de la contratación y eliminando la carga administrativa.

Tanto si se solicitan comprobaciones de antecedentes como si se examina un gran volumen de currículos, el equipo de contratación puede acelerar la contratación y centrarse en los elementos de valor añadido de la contratación de nuevos empleados.

El ahorro de tiempo más significativo es la gestión electrónica de las ofertas de empleo y los currículos. De este modo, se puede identificar rápidamente a los candidatos que hay que entrevistar y hacer el proceso mucho más eficiente.

El software de contratación también ofrece a los equipos de contratación acceso a potentes análisis de contratación, que pueden ayudarles a entender las tendencias de contratación y a tomar mejores decisiones de contratación basadas en los datos de contratación.

 

Elimina las conjeturas del marketing de contratación

Con tantas opciones disponibles en el marketing de RRHH, puede ser difícil para algunos reclutadores sentirse seguros en sus elecciones. El software de contratación ayuda a agilizar el proceso de contratación, identificando los portales de empleo, las plataformas sociales y las publicaciones más eficaces para colocar sus anuncios de empleo.

Además, el software de contratación puede ayudar a medir el rendimiento de las campañas de marketing de contratación para que los equipos de contratación puedan evaluar mejor el retorno de la inversión (ROI) y tomar mejores decisiones de marketing en el futuro.

Un buen software de contratación puede publicar automáticamente las vacantes en múltiples bolsas de trabajo y plataformas de redes sociales. Incluso puede identificar los puestos que son más accesibles a través de las referencias de los empleados para un enfoque más directo del marketing de contratación.

 

Facilita la atracción de los solicitantes de empleo adecuados

Atraer a los mejores candidatos puede parecer un trabajo en sí mismo. El uso de un software de contratación para optimizar los puestos de trabajo y las descripciones de las ofertas de empleo significa que sólo se envían los listados de trabajo más adecuados, lo que ayuda a mejorar el rendimiento de la empresa en los distintos portales de empleo en los que se anuncia.

El software de contratación también facilita el seguimiento del ROI de los anuncios de contratación y la identificación de las áreas de mejora de la contratación.

Esto puede ayudar a generar mejores contenidos y estrategias de contratación que atraigan a los solicitantes de empleo adecuados, lo que ayuda a construir una marca de contratación exitosa.

 

Mejor comunicación con los candidatos

No sólo el equipo de contratación se beneficia del software de contratación. Los candidatos también se benefician. Uno de los mejores aspectos para los candidatos es la mejora de la comunicación.

Gracias al software de contratación se pueden enviar correos electrónicos o mensajes de contratación personalizados a cada candidato. Esto significa que no hay retraso en la recepción de comentarios o actualizaciones sobre el estado de su solicitud.

Además, un software de contratación puede ayudar a realizar un seguimiento del proceso de contratación para los propios candidatos, de forma que siempre sepan en qué punto del proceso de selección se encuentran.

Desde mensajes automáticos cuando han enviado su solicitud hasta notificaciones a medida que avanzan en el proceso de contratación, los candidatos se sienten mejor informados y más comprometidos con el proceso.

 

Candidatos más satisfechos

Desde las pequeñas empresas hasta las grandes, puede ser un reto mantener a los candidatos comprometidos durante todo el proceso de contratación. Sin embargo, el uso de un software de contratación puede solucionarlo. El número de herramientas del software de contratación puede ayudar a mejorar la experiencia del candidato.

Por ejemplo, un programador de entrevistas puede facilitar la programación de entrevistas en un momento más adecuado para el candidato. Al mismo tiempo, las herramientas del sistema de seguimiento de solicitudes reducen la necesidad de que el candidato vuelva a introducir sus datos en cada etapa del proceso.

El software de contratación puede incluso recoger las opiniones de los candidatos al final del proceso, lo que ayuda a comprender las posibles mejoras.

Con todas estas pequeñas mejoras, la empresa conocerá a candidatos menos ansiosos y más positivos. Así, en el caso de los candidatos no seleccionados, se llevarán una experiencia positiva que podrán compartir con otros candidatos, y esa es una gran manera de alimentar la percepción de marca.

 

 

¿Cuáles son las principales características del software de contratación?

 

Dependiendo de las necesidades de tu empresa, existe una amplia gama de herramientas de contratación para mejorar el proceso de adquisición de talento. Las principales herramientas de contratación son:

 

ATS (sistema de seguimiento de candidatos)

Los sistemas de seguimiento de solicitantes son esenciales en la gestión de candidatos y ayudan a recopilar información sobre los mismos, almacenar datos clave y gestionar el proceso de contratación utilizando una sola plataforma.

Por ejemplo, el software de contratación puede facilitar el seguimiento del retorno de la inversión en publicidad y la identificación de las áreas de mejora de la contratación. Esta es una gran manera de generar mejores contenidos y estrategias de contratación.

Los sistemas de seguimiento de solicitantes también pueden mejorar la colaboración entre departamentos y apoyar a los reclutadores internos al reducir la cantidad de tiempo que pasan compartiendo actualizaciones en toda la empresa.

 

IA (Inteligencia Artificial)

La IA puede transformar el proceso de contratación reduciendo el tiempo dedicado al elemento administrativo de la gestión de candidatos. Por ejemplo, la IA puede identificar a los candidatos más adecuados a partir de un currículum o un perfil de LinkedIn, entendiendo las habilidades y la experiencia esenciales que se ajustan al puesto.

Gracias a la IA también puedes trabajar dentro de los parámetros establecidos para llevar a cabo el análisis de los currículums y examinar los resultados de los candidatos, ayudándote a identificar a los candidatos adecuados para pasar a la siguiente fase del proceso.

La IA también ayuda a gestionar mejor los procesos de contratación, como la creación de pruebas de contratación personalizadas y la evaluación de las respuestas de los candidatos.

La inteligencia artificial también puede ser una poderosa forma de reducir los prejuicios en la contratación.

 

CRM (gestión de las relaciones con los candidatos)

Un CRM complementa un Sistema de Seguimiento de Candidatos, ayudando a crear un grupo de profesionales interesados en las posiciones abiertas.

Esto se hace consolidando todas las interacciones con los candidatos en un solo sistema para que los reclutadores puedan seguir y medir sus esfuerzos en el proceso de selección.

Esto también ofrece a los reclutadores la posibilidad de puntuar y clasificar a los candidatos según su interés en el puesto.

Al revisar el historial de solicitudes y comprender las habilidades de los candidatos, los reclutadores o los directores de contratación pueden establecer una relación con los empleados potenciales.

Esto les ayudará a mantenerse al día sobre las nuevas ofertas de empleo y las novedades de la empresa. Esto permite a las empresas crear una reserva de talento "caliente" que podrán contratar cuando un puesto de trabajo esté disponible.

 

Evaluaciones

Las cualificaciones y la experiencia no son siempre la mejor manera de identificar a los mejores talentos para un puesto de trabajo. El uso de evaluaciones como las pruebas psicométricas, las pruebas de competencia lingüística o las evaluaciones de habilidades técnicas son una forma de preseleccionar a los candidatos para apoyar la adquisición de talento.

Las evaluaciones también pueden utilizarse para identificar la adecuación cultural de un candidato a su empresa y al puesto que solicita. Esto es importante, ya que un excelente ajuste cultural puede aumentar la productividad de los empleados y reducir las tasas de rotación de personal.

 

Software de entrevistas

El software de entrevistas ahorra tiempo en la contratación al ayudar a procesar un gran número de candidatos con mayor rapidez. Los reclutadores pueden utilizar el software de entrevistas para realizar entrevistas de preselección, así como para llevar a cabo entrevistas en línea.

Como los entrevistadores pueden asistir a una entrevista en línea desde cualquier lugar, es posible tener una mejor representación de los directivos en una entrevista. Utilizado de esta manera, el software de entrevistas no sólo puede reducir los costes y mejorar la eficiencia, sino que también puede mejorar la decisión final de la contratación.

 

¿Cómo puede el software de contratación ayudar a los RRHH a ahorrar tiempo?

 

Las empresas que utilizan soluciones de contratación para apoyar su adquisición de talento sólo suelen utilizar una parte de la solución. Los proveedores de software tienen múltiples plataformas para apoyar al departamento de RRHH y no sólo ahorrarles tiempo, sino también ayudarles a encontrar y contratar a los mejores talentos.

El software de contratación de RRHH puede aumentar la eficiencia de la contratación, reducir los costes operativos y gestionar las campañas de contratación globales.

Las soluciones de RRHH pueden ayudar a las empresas en crecimiento a identificar y mantener una reserva de candidatos saludable para futuras necesidades de contratación, mientras que herramientas como las redes sociales pueden atraer a candidatos pasivos y aumentar el alcance de su organización.

Muchas herramientas de software de RRHH están disponibles como aplicaciones móviles. Gestionar tareas como la administración de beneficios a través de un dispositivo ofrece a los profesionales de RRHH más flexibilidad y puede ayudar a mejorar el compromiso dentro del propio departamento de RRHH.

Hay muchas herramientas disponibles para ahorrar tiempo al departamento de RRHH y ayudar a liberarlos para que puedan centrarse en un trabajo más estratégico. Desde el seguimiento de las ausencias hasta el software de gestión del rendimiento, las empresas pueden apoyar a su equipo de RRHH y ayudarles a contratar y retener a los mejores talentos para conseguir una organización más sana y productiva.

En un mercado de contratación competitivo, los responsables de RRHH necesitan utilizar todas las herramientas a su disposición para encontrar y contratar a los mejores talentos. El software de contratación es una herramienta poderosa en la contratación y puede ayudar a las organizaciones a hacerlo.

 

Conclusión

 

Invertir en un software de contratación es una excelente manera de que las empresas que se toman en serio la contratación del talento adecuado cubran sus vacantes de forma más eficaz.

El software de contratación hace que los procesos de contratación sean más estructurados y mejora la comunicación entre las diferentes partes implicadas en la contratación.

Este software no sólo puede acelerar la contratación y mejorar la experiencia del candidato, sino que, al utilizar herramientas dentro del software como los sistemas ATS, los reclutadores y los directores de RRHH pueden optimizar sus funciones, ayudando a liberar tiempo para dedicarlo a tareas estratégicas con valor añadido.

También ofrece a los reclutadores la posibilidad de identificar mejores talentos utilizando diferentes herramientas de evaluación y realizar entrevistas en línea de manera más eficiente.

En general, el software de contratación ofrece muchos beneficios que pueden ayudar a las empresas a contratar a los mejores talentos para su negocio.

El mercado, en cuanto a la selección de personal, es cada vez más competitivo, pero los responsables de la contratación pueden encontrar y contratar a las personas adecuadas con el software de contratación.