¿Qué hace el software de recursos humanos (RR. HH.) por una empresa? La respuesta más obvia de los proveedores de este tipo de software es que ahorra tiempo al departamento de RR.HH., mejorando su eficiencia.
Al absorber el trabajo pesado de administración del que este departamento se ha encargado durante tanto tiempo, una empresa puede optar por invertir el tiempo de su equipo en un trabajo más estratégico.
Sin embargo, al valorar el software de RR.HH. desde esta perspectiva, se pierden los otros beneficios que el software de RR.HH. puede aportar,que no se aprecian a primera vista pero que van mucho más allá de la reducción de la carga de trabajo en un departamento de la organización.
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¿Qué es el software de RR.HH.?
El software de RR. HH. es una herramienta especializada que utiliza el equipo de Recursos Humanos para reducir las tareas de administración y gestión. Hay una gran variedad de softwares disponibles en el mercado, pero el de RR.HH. suele estar (aunque no siempre) basado en la nube y se conoce con diferentes nombres. Puede denominarse software HCM (Human Capital Management), HRIS (Human Resources Information System) o HRMS (Human Resources Management System).
Además de reducir la carga administrativa, el software de RR. HH. almacena los datos de los empleados y mantiene toda la información en un lugar de fácil acceso. Al estar basado en la nube, el software permite al departamento de RR. HH. y a los empleados acceder desde cualquier lugar, lo que lo hace especialmente beneficioso para las empresas con empleados que viajan o que tienen varias sedes.
¿Cómo puede beneficiar el software de RR.HH. a una empresa? ¿Qué puede aportar a su empresa?
Como se ha dicho al principio de este artículo, los beneficios del software de RR. HH. van más allá de la reducción de las tareas de gestión. Los sistemas de RR. HH. apoyan los procesos en beneficio de toda la organización. Algunas de las mayores ventajas para una empresa que invierte en una solución de software de RR. HH. son las siguientes.
Valor añadido de los recursos humanos
Con menos tareas mundanas de RR. HH., el software libera al equipo de Recursos Humanos para que se concentre en tareas que aportan valor añadido. Desde la gestión de las quejas de los empleados hasta el apoyo al bienestar del equipo, el equipo de Recursos Humanos puede dedicar su esfuerzo y sus habilidades a ayudar al desarrollo de la plantilla.
Mayor seguridad
A diferencia de los documentos en papel o de los datos almacenados en los discos duros de los ordenadores, los sistemas de RR. HH. ayudan a la empresa a mantener los datos de los empleados más seguros. Los proveedores de software de RR. HH. están muy interesados en reforzar la forma en que esto reduce las posibilidades de que se produzcan violaciones de datos y mantiene la información confidencial en secreto.
Mejora de la experiencia de los empleados
El aspecto de autoservicio del software de RR. HH. significa que los empleados pueden tomar el control de tareas sencillas como la solicitud de permisos, la administración de los beneficios de los empleados y los cursos de formación. Además, la forma en que los Recursos Humanos se liberan de las tareas administrativas significa que hay más energía para centrarse en la experiencia de los empleados.
Mejor acceso y análisis de datos
El software en línea ofrece a la dirección de RR. HH. y al resto de la empresa un fácil acceso a los datos de los empleados. Esto facilita la revisión de tendencias y la evaluación de posibles señales de alarma.
Apoyar el compromiso de los empleados
El software de RR. HH. es una poderosa herramienta para apoyar el compromiso de los empleados. Si se utiliza bien, puede capacitar a los trabajadores para que tomen las riendas de su desarrollo y sus carreras. También puede mejorar la comunicación con la plantillay facilitar la revisión y el fomento del bienestar de los empleados.
Apoyar la contratación
Muchas soluciones de software de RR. HH. incluyen herramientas de reclutamiento para apoyar el proceso de contratación. Esto se puede utilizar de muchas maneras, desde el seguimiento de los solicitantes hasta la toma de decisiones de contratación.
Apoyar la gestión del ciclo de vida de los empleados
La gestión del ciclo de vida de los empleados puede ser difícil para los responsables de RR. HH. si no cuentan con las herramientas adecuadas. Debido a la forma en que el software de RR. HH. almacena tantos datos la tarea de apoyar el ciclo de vida de los trabajadores se vuelve mucho más fácil.
¿Cómo puede el software de RR. HH. mejorar su marca de empleador?
Puede que la marca del empleador y el software de RR. HH. no sean los socios más obvios. Sin embargo, si se mira más de cerca, hay algunos beneficios claros de la marca del empleador que se derivan de la inversión en este tipo de software.
El software de RR. HH. mejora el proceso de contratación para el empleador y el candidato. Con este software, la comunicación es mejor y los plazos son más cortos. Incluso existe la oportunidad de garantizar que las ofertas de empleo se optimicen, haciéndolas más inclusivas. Este proceso mejorado de adquisición de talento proporciona una experiencia positiva a los candidatos, incluso a los que no tienen éxito. Esto, a su vez, puede apoyar la marca del empleador y ayudar a atraer a futuros candidatos.
Dado que la gestión de RR. HH. tiene menos tareas manuales que realizar, puede atender las consultas y peticiones de los empleados con mayor rapidez. Esto se traduce en una experiencia más satisfactoria para los empleados y apoya la marca del empleador.
El software de RR.HH. proporciona una ubicación centralizada para los registros de los empleados, las políticas y los contratos, lo que facilita a los trabajadores y directivos el acceso a la información importante. Esta visibilidad y facilidad de acceso mejora la experiencia de los empleados y demuestra que la empresa confía en ellos.
El mejor software facilita a la dirección de RR. HH. el desarrollo de experiencias más personalizadas para los empleados mediante herramientas de gestión del ciclo de vida. Esto apoya a los empleados a lo largo de su empleo, y más allá. Puede apoyar iniciativas como las asociaciones de antiguos alumnos que mantendrán la marca del empleador fuerte incluso entre los ex-empleados.
¿Cómo pueden las empresas mejorar el compromiso de los empleados mediante el uso de software de RR. HH.?
Hay dos formas clave en las que la dirección de RR. HH. puede utilizar el software para fomentar un mayor compromiso de los empleados.
El software de RR. HH. empodera a los empleados
Dar a los empleados acceso a herramientas de autoservicio, como la solicitud de vacaciones o la administración de los beneficios de los empleados, ayuda a aumentar su satisfacción. La dirección de RR. HH. también puede dar a los empleados la oportunidad de tomar el control de su desarrollo profesional.
Los trabajadores pueden ver su progreso con respecto a los objetivos, ver sus puntuaciones actuales de gestión del rendimiento, ver las opciones de formación y desarrollo e incluso las vacantes internas. Este empoderamiento beneficia a los empleados y apoya los procesos de RR.HH. como la gestión del ciclo de vida y la gestión del talento. También apoya directamente la cultura de la empresa al mostrar a los empleados que la organización quiere fomentar su éxito.
El software de RR. HH. facilita la comunicación con los empleados
En lugar de limitar la comunicación a conversaciones cara a cara, llamadas telefónicas y correos electrónicos, el software de RR. HH. abre un mundo de oportunidades a los empleados. La dirección de RR.HH. puede utilizar los sistemas para asegurarse de que los empleados reciben recordatorios sobre tareas clave como la actualización de objetivos o la realización de formación obligatoria.
El software de RR. HH. basado en la nube también facilita que los empleados que trabajan en horarios flexibles o desde una ubicación remota reciban recordatorios con la misma frecuencia que los empleados presenciales. Algunas aplicaciones del software cuentan con funciones de chat, lo que permite a los empleados de empresas grandes o medianas acceder a los consejos del equipo de RR. HH., incluso cuando no se encuentran en la misma ubicación.
¿Cuáles son las necesidades más comunes de una empresa?
Cada empresa es diferente, con una amplia gama de necesidades. Sin embargo, algunas de las tareas de RR. HH. con las que el software puede ayudar a una empresa son las siguientes.
Gestión del rendimiento
A diferencia de los antiguos sistemas de gestión del rendimiento, los sistemas de gestión del rendimiento basados en la nube proporcionan una forma transparente y de fácil acceso de apoyar a los empleados para que den lo mejor de sí mismos. Dado que la gestión del rendimiento es intrínseca al éxito a largo plazo de una empresa, el uso de este tipo de herramientaspuede ayudar a una empresa a ver un cambio en la forma de gestionar el rendimiento de los empleados.
Desde el registro de los comentarios hasta la identificación de las carencias de habilidades, las herramientas de gestión del rendimiento simplifican la vida de los directivos y del equipo de RR. HH. Y puede parecer obvio, pero a los empleados les encanta la claridad y la accesibilidad de este tipo de tecnología, ayudando a mejorar su experiencia.
Contratación de personal
La contratación es otro proceso de RR. HH. que puede ser transformado por el software. El software de contratación que incorpora el seguimiento de los candidatos puede hacer que la atracción de talento sea más rápida y rentable, al tiempo que mejora la experiencia del candidato.
Además de beneficiar a la marca de empleador de una empresa, la inversión en el software de contratación puede potenciar los esfuerzos de gestión de recursos humanos involucrados en la contratación de nuevos empleados. Incluso antes de que comience el proceso de contratación activo, el director de contratación puede utilizar el software de contratación para perfeccionar los anuncios de las nuevas vacantes.
También puede utilizar el análisis histórico para colocar los anuncios en los canales más exitosos para mejorar las posibilidades de éxito. Una vez que el reclutamiento está en marcha, los responsables de la contratación pueden utilizar la función de seguimiento de candidatos para mantenerse en contacto con el rendimiento de cada uno de ellos.
El software de contratación ayuda a la plantilla de Recursos Humanos enviando automáticamente correos electrónicos o mensajes a los candidatos seleccionados o no seleccionados. La función de seguimiento de candidatos también funciona automatizando las tareas manuales, como el traslado de la información de los candidatos de una etapa a otra del proceso de contratación.
Gestión del ciclo de vida
La gestión del ciclo de vida puede parecer una tarea difícil de gestionar para los profesionales de RR. HH. Al menos, si no cuentan con el software de gestión adecuado. El uso de una solución de software de RR. HH. de calidad permite a los profesionales de este ámbito gestionar la información esencial de los empleados e identificar en qué punto del ciclo de vida de los empleados se encuentra la organización.
Esto no solo hace que la experiencia del empleado sea mejor para el personal, sino que también ayuda a reducir la deserción, lo que significa una mayor productividad.
Gestión del talento
Como complemento de otros elementos dentro de la competencia de los recursos humanos, una buena gestión del talento es fundamental para el éxito de una organización. La gestión del talento puede aprovechar las numerosas herramientas disponibles en un buen software de RR. HH.
Además de acceder fácilmente a los datos de rendimiento de los empleados para identificar a los talentos más destacados, los profesionales de Recursos Humanos pueden utilizar las herramientas de contratación para colocar las ofertas de trabajo en los canales más eficaces, utilizar un sistema de seguimiento de candidatos para garantizar un proceso de solicitud satisfactorio para los candidatos y desarrollar sólidos programas de incorporación para que los talentos lleguen a la cima de su carrera lo antes posible.
El software de RR. HH. también puede ser fundamental para ayudar con el elemento de retención de la gestión del talento. Además de garantizar un fuerte compromiso individual y de equipo, los departamentos de RR. HH. pueden controlar la gestión del ciclo de vida de los empleados con talento clave. Esto, a su vez, garantiza que tengan las oportunidades adecuadas de desarrollo y promoción profesional para que permanezcan en la empresa.
Datos de la nómina
Esta aplicación del software de RR.HH., comparativamente sencilla, puede incorporarse a una solución de software más amplia, lo que permite obtener una visión holística de lo que ocurre en la empresa. El mejor software de RR .HH. permite aumentos salariales automáticos en respuesta a los buenos resultados del rendimiento de los empleados y puede vincularse a las revisiones de rendimiento para una forma fluida de recompensar a los empleados.
En relación con las nóminas, el software de RR. HH. puede apoyar la administración de los beneficios. Al permitir que los empleados seleccionen sus propios beneficios, una empresa puede esperar ver un mayor compromiso. Este tipo de gestión de beneficios facilita la selección de beneficios para los empleados existentes y nuevos y también ayuda a reducir la carga del equipo de Recursos Humanos.
Aprendizaje y desarrollo
Los sistemas de gestión del aprendizaje y los programas de formación pueden incorporarse a la mayoría de los programas de RR. HH. Mediante el uso de sistemas que vinculan el aprendizaje y el desarrollo con la gestión del rendimiento, es posible crear programas cohesivos y lógicos para los empleados que apoyen el desarrollo de habilidades. Las lagunas en las competencias de los empleados pueden identificarse mediante herramientas de gestión del rendimiento y, a continuación, abordarse mediante el elemento LMS (Learning Management System) de los sistemas de RR.
HH. La eficacia de la formación puede evaluarse en futuras revisiones del rendimiento o en reuniones individuales continuas, lo que ayuda a proporcionar una visión holística del desarrollo de los empleados.
Seguimiento de las vacaciones
La gestión de las solicitudes de permisos puede ser una tarea sorprendentemente lenta para los profesionales de RR. HH y los directivos. Por lo tanto, disponer de una herramienta que agilice las solicitudes de permisos beneficia tanto a la dirección como a los empleados.
El seguimiento de las vacaciones no se limita a las solicitudes de tiempo libre. Es un elemento crucial en la gestión de la asistencia. El mejor software de RR. HH. incluye un software de asistencia, que ayuda a los profesionales de RRHH a entender los posibles patrones de ausencia que pueden necesitar atención. No solo esto, sino que el software de seguimiento de las ausencias hace que la gestión de la plantilla sea más sencilla, ayudando a garantizar la productividad en toda la empresa.
¿Cómo puede el software de RR. HH. aumentar sus ingresos?
Como función de apoyo, es raro que los Recursos Humanos puedan afirmar que tienen un impacto directo en los ingresos de la organización. Sin embargo, si se elige bien y se implementa bien, el software de puede mejorar directamente los ingresos.
Una de las formas más visibles en que los Recursos Humanos pueden hacer esto es utilizando el software para asegurar una gestión exitosa del talento. Esto ayuda de tres maneras:
El software de RR. HH
es esencial para el éxito de la contratación de buenos empleados. Al contratar empleados productivos y con talento, los recursos humanos están ayudando a aumentar el potencial de mayores ingresos.
Al utilizar el software de RR.HH
Para gestionar el ciclo de vida de los empleados con más talento, los RR. HH. mejoran las habilidades, la productividad y el potencial de innovación de esos talentos, todos ellos factores importantes para aumentar los ingresos.
El equipo de Recursos Humanos
También puede utilizar el software de RR. HH. para reducir la deserción, ayudando a mantener la productividad de la fuerza de trabajo en un nivel aceptable para obtener mayores ingresos.
Conclusión
Hay otra forma en la que las aplicaciones de RR. HH. pueden apoyar el crecimiento de los ingresos. Dado que el mejor software, si se utiliza bien, tiene un impacto directo en el compromiso de los empleados, los resultados se ven en la productividad de los empleados y en la satisfacción de los clientes. Esta es una asociación menos tangible, pero sigue siendo importante.
Al fin y al cabo, unos empleados contentos crean un negocio sano. Y si el software de RR. HH. puede utilizarse para mejorar la felicidad de los empleados, entonces eso puede tener un impacto directo en los ingresos a corto y largo plazo.