Acuerdo de confidencialidad

¿Qué es un acuerdo de confidencialidad?

Un acuerdo de confidencialidad es un acuerdo legal que describe la información confidencial que las dos partes compartirán entre sí y que no deben revelar a otras partes. Los acuerdos de confidencialidad también pueden denominarse:

• Un acuerdo de confidencialidad
• Un acuerdo de no divulgación
• Un acuerdo de confidencialidad
• Un acuerdo de divulgación confidencial
• Un acuerdo de propiedad de la información.

Suelen ser utilizados por organizaciones que tienen información sensible que no debe ponerse a disposición de la competencia o del público.

Es importante recordar que un acuerdo de confidencialidad no puede impedir que los empleados informen a la policía de las infracciones cometidas dentro de su organización o que "denuncien".

¿Por qué es importante que los empleados acepten un acuerdo de confidencialidad?

Es importante que los empleados acepten un acuerdo de confidencialidad porque impide que los empleados revelen información sensible. Esta información sensible puede incluir 

• Ideas innovadoras y futuros lanzamientos de productos
• Procesos que dan a su organización una ventaja competitiva
• Detalles sobre cómo fabricar productos únicos, como recetas secretas
• Información sobre clientes o proveedores, como los precios que paga por las materias primas o que cobra a los clientes individuales.

Sin un acuerdo de confidencialidad, los empleados descontentos podrían compartir información privada como forma de venganza. Los trabajadores peor pagados podrían ser sobornados para que compartieran información sensible y los ex empleados podrían utilizar la información que tienen en su propio beneficio, tal vez utilizándola contra usted si empiezan a trabajar para un competidor o crean su propio negocio.

¿Cuándo debe hacer que los empleados firmen un acuerdo de confidencialidad?

Un acuerdo de confidencialidad es efectivo desde el momento en que el empleado lo firma. Hay tres opciones para saber cuándo debe pedir a un empleado que firme un acuerdo de confidencialidad:

1. Cuando se incorpore a su organización por primera vez
2. Si cambian de función y se incorporan a un departamento que tiene acceso a información altamente sensible
3. Cuando dejan su organización, como forma de impedir que compartan la información sensible que poseen

Deberías explicar el acuerdo de confidencialidad a tus empleados cuando lo firmen, y una vez firmado deberías guardar el acuerdo en un lugar seguro. Si subes una copia a tu sistema de gestión de recursos humanos, o incluso si utilizas una versión electrónica con firma electrónica, te asegurarás de que esté completamente seguro y sea de fácil acceso. También debe entregar una copia a su empleado.

¿Cómo se debe redactar un acuerdo de confidencialidad?

Redactar un acuerdo de confidencialidad es un proceso importante que crea un documento legalmente vinculante. Por este motivo, es aconsejable consultar a un abogado para asegurarse de que ha cubierto todos los detalles importantes. He aquí algunas otras consideraciones:

• Detallar qué información es confidencial. El acuerdo debe ser específico y no debe incluir todos los detalles de su empresa.
• Sea claro sobre la información que no es confidencial. Por ejemplo, la información que es de dominio público.
• Explique la duración del acuerdo. Por ejemplo, puede ser por diez años después de la terminación del empleo de una persona, a perpetuidad, o por un periodo más corto, como cinco años.
• Indique qué ocurrirá si el empleado incumple el acuerdo. ¿Se le demandará, perderá su empleo o se le impondrá una multa?