Manual del empleado

¿Qué es un manual del empleado?

Es un documento que ofrece a los empleados orientación e información sobre una organización, proporciona consejos sobre políticas y procedimientos y proporciona información sobre la cultura de una organización. También se conocen como manuales del empleado, manuales del personal y manuales de política de la empresa.

Los manuales del empleado suelen entregarse a los nuevos empleados como parte de su incorporación u orientación. Les proporcionan una referencia inmediata mientras se adaptan a la empresa y les permiten asimilar detalles importantes a su propio ritmo.

Es importante entender lo que no es un manual del empleado: no es un contrato de trabajo, ni tampoco permite que los empleadores deriven cualquier responsabilidad por las malas acciones a un empleado.

¿Por qué es necesario un manual del empleado?

Porque puede ayudar tanto a los empresarios como a los empleados.

Los manuales del empleado ayudan a las organizaciones a:

• Definir claramente las expectativas de comportamiento. Esto minimiza las disputas laborales y define lo aceptable e inaceptable en su empresa.
• Ofrecer a los directivos una referencia clara de la legislación laboral y la política de la empresa. Por lo tanto, RR. HH. no tendrá que responder consultas. Además, también facilita el trabajo de los directivos.
• Facilitar la incorporación de los empleados. Los responsables de RR. HH. y los jefes directos no tendrán que dedicar mucho tiempo a informar sobre las políticas porque la información necesaria está incluida en el manual.
• Demostrar que se han tomado medidas para explicar a los empleados las expectativas, las políticas y las limitaciones legales. Esto puede ser especialmente importante si se encuentra en un tribunal de empleados o similar.

Los manuales del empleado ayudan a los empleados así:

• Proporcionan una fuente de información coherente y autorizada sobre sus políticas, procedimientos y expectativas. Los empleados que tengan dudas sobre la idoneidad de una acción propuesta pueden consultar el manual para obtener asesoramiento.
• Dan a los empleados información sobre cómo denunciar las infracciones de la política.
• Ayudan a los empleados a incorporarse a su propio ritmo.

¿Qué debe incluir un manual del empleado?

A la hora de redactar un manual del empleado, hay varios elementos imprescindibles. La SHRM recomienda una lista de contenidos que incluya los siguientes elementos:

• Información sobre la organización. Puede incluir la historia de la empresa, su misión, los valores, el propósito y la declaración de igualdad de oportunidades.
• Información sobre las políticas: se reflejarán temas como el acoso, las horas extraordinarias, el uso de Internet y el uso de las redes sociales.
• Información sobre los beneficios. Incluirá todas las posibles prestaciones a las que pueda tener derecho un empleado. Si hay una gran diferencia en las prestaciones entre grupos de empleados o departamentos, es posible que desee crear varios manuales para tener en cuenta las diferentes prestaciones a las que tienen derecho estos diferentes grupos.
• Información sobre su compromiso con la seguridad. Esto incluiría los requisitos de salud y seguridad en el trabajo, los equipos de protección personal y los servicios médicos.
• Incluye las normas de conducta y el proceso de salida.
• Acuse de recibo. Debe obtener un acuse de recibo firmado por cada empleado como prueba de que le ha proporcionado esta importante información. Una forma fácil de hacerlo es incluir una página que el empleado pueda arrancar y firmar.