Planificación de la fuerza laboral

¿Qué es la planificación de la fuerza laboral?

La planificación de la fuerza laboral o workforce planning es el proceso de asignar el capital humano a las diferentes tareas y funciones de una empresa con el fin de cumplir los objetivos estratégicos. En su forma más sencilla, la planificación de la fuerza laboral se centra en garantizar que las personas adecuadas ocupen los puestos de trabajo adecuados en el momento oportuno a un coste aceptable para la empresa.

También puede considerarse una herramienta para gestionar el talento y la sucesión dentro de una organización.

Todo proceso de planificación de la fuerza laboral debe estar en consonancia con la estrategia general de la empresa. Implica comprender las necesidades actuales y futuras de recursos humanos y, a continuación, decidir cómo cubrir las carencias.

La planificación de la fuerza laboral debe tener en cuenta factores internos, como el número y las habilidades de los empleados, y factores externos, como la disponibilidad de mano de obra y los cambios en el entorno empresarial.

¿Cuál es la diferencia entre la planificación de la fuerza laboral y el análisis de personal?

La planificación de la fuerza laboral es el proceso de asignar el capital humano a las diferentes tareas y funciones de una empresa para cumplir los objetivos estratégicos.

La analítica de personal es la aplicación de la analítica de datos a los datos relacionados con las personas con el fin de mejorar las decisiones y los resultados del personal. La planificación de la fuerza laboral, también conocido como o workforce planning, tiene un carácter más estratégico, mientras que la analítica de personas puede utilizarse también para la toma de decisiones tácticas.

¿Quién se encarga de la planificación de la fuerza laboral?

La planificación de la fuerza laboral es una actividad interfuncional y debe ser dirigida por el equipo ejecutivo. La responsabilidad de planificar la oferta y la demanda de mano de obra suele recaer en el Director de Recursos Humanos.

Sin embargo, otros departamentos como el financiero, el de marketing y el de operaciones también pueden desempeñar un papel en el proceso. En el proceso participarán muchas partes diferentes de la empresa, incluidos los recursos humanos, las operaciones, el marketing y las finanzas.

¿Por qué es útil para una empresa hacer una planificación de la fuerza laboral o workforce planning?

Sin la planificación de la fuerza laboral, una empresa corre el riesgo de verse sorprendida por futuras carencias de personal. Esto podría dar lugar a una escasez de empleados y habilidades en áreas empresariales estratégicamente importantes.

Al llevar a cabo una planificación exhaustiva de la plantilla, una organización puede comprender donde pueden aparecer las posibles carencias de personal y de competencias y, a continuación, tomar medidas para solucionarlas.

Una planificación eficaz de la fuerza laboral o workforce planning puede beneficiar a una empresa de muchas maneras, entre ellas

• Reducción de los costes laborales
• Mejora de la capacidad de respuesta a los cambios en la demanda de los clientes
• Mejora del equilibrio entre la vida laboral y personal, la satisfacción y la retención de los empleados
• Una plantilla más cualificada y productiva.

¿Cómo pueden los empresarios planificar sus futuras necesidades de personal?

La planificación de la mano de obra es una parte importante de la estrategia de recursos humanos y ayuda a los líderes a desarrollar la formación y el desarrollo, la planificación de la sucesión y la contratación. Incluso puede alimentar aspectos como la recompensa y el reconocimiento.

Para planificar sus necesidades de personal actuales y futuras, las empresas deben adoptar un enfoque estructurado de la gestión del talento. No existe un método único acordado para un plan de personal, pero las siguientes etapas generales ayudarán a los empresarios a planificar sus futuras necesidades de personal:

Analizar la plantilla actual

Al conocer la mano de obra actual, una organización puede tomar medidas para cubrir cualquier carencia. Debemos conocer detalles como:

• Número de empleados
• Habilidades de los empleados
• Demografía de la plantilla
• Diversidad de la plantilla.

La organización también debe hacer una planificación de escenarios como el desgaste, las próximas jubilaciones, ascensos y renuncias. Esto proporcionará una imagen más amplia de la plantilla.

Analizar las necesidades estratégicas

La organización también debe comprender las necesidades futuras y cómo éstas afectarán a la plantilla. Esto incluye la comprensión de las metas y objetivos de la empresa y de cualquier cambio que pueda producirse en el sector o el mercado en general.

Por ejemplo, lanzarse a un nuevo segmento de mercado requerirá diferentes habilidades de los empleados para abrir más tiendas.

Además de detalles como las líneas de productos y la actividad de la competencia, la organización debe tener en cuenta los factores macro que pueden afectar a la empresa y a la disponibilidad de los empleados.

Análisis de las necesidades

Una vez que la organización conoce el estado actual y futuro de su plantilla, puede empezar a identificar las carencias entre lo que se necesita y lo que está disponible. Esta etapa del proceso requerirá un análisis detallado de cada área de negocio y función.

Con toda la información disponible, la organización puede evaluar las posibles necesidades de personal. Éstas no se limitan a los efectivos, sino que también pueden abarcar factores como las expectativas salariales, las competencias y la ubicación.

Planificación de soluciones

Una vez completado el análisis de las deficiencias, la organización puede empezar a poner en marcha actividades para abordarlas.

La planificación estratégica de la plantilla debe ser única para cada empresa, pero puede incluir actividades como:

• Programas de formación y desarrollo para mejorar las competencias de los empleados
• Planes de contratación para cubrir las carencias de personal
• Estrategias de retención de empleados
• Iniciativas de flexibilidad de la plantilla
• Cambios en el patrón de trabajo
• Reubicación

Llevar a cabo un plan de personal puede ayudar a las empresas a mantenerse ágiles y a responder a los cambios, garantizando al mismo tiempo que cuentan con las competencias adecuadas para alcanzar sus objetivos estratégicos.

Esta planificación debe ser un proceso continuo, que se revise periódicamente para garantizar que sigue estando en consonancia con las necesidades de la empresa.

¿Cómo pueden ayudar los sistemas de gestión del capital humano (HCM)?

Los sistemas de gestión del capital humano pueden desempeñar un papel importante en la planificación de la fuerza laboral, ya que ayudan a las organizaciones a seguir y gestionar los datos de los empleados.

Estos datos pueden utilizarse para identificar tendencias y patrones, que luego pueden introducirse en el proceso de planificación de la fuerza laboral.

Por ejemplo, las empresas pueden utilizar los sistemas de HCM para hacer un seguimiento de las habilidades de los empleados y evaluar las necesidades de formación. Esta información puede utilizarse para identificar posibles carencias en la plantilla y poner en marcha programas de formación para solucionarlas.

El uso de los sistemas de gestión de capital humano también puede ayudar a las organizaciones a gestionar el desgaste de los empleados proporcionando datos sobre las dimisiones, las jubilaciones y los ascensos. Esta información puede utilizarse para tomar decisiones sobre la planificación de la sucesión.

Los beneficios de una buena planificación de la fuerza laboral

Una buena planificación de la fuerza laboral no sólo ayuda a una empresa a asegurarse de que tiene suficiente personal en el lugar adecuado. Si se lleva a cabo correctamente, la planificación de la fuerza laboral puede contribuir en gran medida a conseguir una plantilla más feliz y saludable, más comprometida con su trabajo.

La planificación de la fuerza laboral o workforce Planning también puede ayudar a:

Mejorar el rendimiento y la productividad

Al comprender mejor las habilidades que se necesitan en la plantilla, las empresas pueden invertir en programas de formación y desarrollo para mejorar la productividad de los empleados.

La planificación de la fuerza laboral también puede ayudar a identificar cualquier área en la que pueda haber una escasez de competencias, de modo que se puedan poner en marcha soluciones alternativas.

Esto no sólo ayuda a mejorar la productividad de la mano de obra, sino que también reduce los costes gracias a la disminución de las ausencias y la mejora de la retención.

Reducir los costes laborales

La planificación de la fuerza laboral puede utilizarse para identificar las áreas en las que la empresa puede tener un exceso de personal y hacer recomendaciones sobre cómo podría abordarse.

La planificación estratégica de la fuerza laboral o Workforce Planning también puede ayudar a cada organización a evitar situaciones en las que tenga que contratar personal con poca antelación, lo que a menudo puede ser un proceso costoso.

Mejorar el compromiso y la retención de los empleados

Al implicar a los empleados en el proceso de planificación de la fuerza laboral, las empresas pueden asegurarse de que entienden cómo encaja su función en la empresa en general y qué se espera de ellos.

La planificación de la fuerza laboral también puede ayudar a identificar las áreas en las que los empleados pueden sentirse desvinculados de su trabajo y poner en marcha actividades para abordarlas.

Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral

La planificación de la fuerza laboral puede ayudar a las empresas a prever las futuras necesidades de mano de obra, garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y evitar situaciones en las que tengan que hacer cambios de última hora en su plantilla, lo que puede ser costoso y llevar mucho tiempo.

La planificación de la fuerza laboral es una herramienta esencial para empresas de todos los tamaños

Al adoptar un enfoque estratégico de la planificación de la fuerza laboral, las empresas pueden asegurarse de que cuentan con la combinación adecuada de habilidades y experiencia para alcanzar sus objetivos estratégicos.

La planificación del escenario del talento también puede ayudar a las empresas a evitar posibles carencias de mano de obra, mejorar la productividad de los empleados y reducir los costes laborales.

¿Qué aspecto tiene la planificación de la fuerza laboral con el software de HR?

Cuando la planificación de la fuerza laboral se realiza junto con el software de HR, puede ayudar a automatizar una gran parte del proceso; esto incluye funciones como:

• Autoservicio de los empleados para que puedan actualizar sus propios datos, ver su historial de pagos y solicitar vacaciones
• Alertas automáticas cuando las funciones de los empleados cambian o cuando se realizan nuevas contrataciones
• Informes que pueden ayudar a identificar la escasez de habilidades y las tendencias en la fuerza de trabajo
• Procesos de incorporación de empleados que pueden adaptarse a funciones específicas
• Integración con el software de nóminas para que los datos de RRHH se actualicen en tiempo real.