تسريح الموظفين: ماذا يجب أن تعرف عنه؟

اشترك في رسائلنا الإخبارية

تسريح الموظفين: ماذا يجب أن تعرف عنه؟

 

هل تعلم أن ما يصل إلى 20٪ من الخروقات الأمنية تأتي من الموظفين السابقين؟ أو أن ما يصل إلى 40٪ من الموظفين سيكونون على استعداد للعودة إلى وظيفتهم السابقة؟

عملية تسريح الموظفين الفعالة هي أكثر من مجرد عملية الموارد البشرية أخرى. إنها سياسة تأمين ضد المشاكل المسببة من قبل الموظفين السابقين.

ولكن ما المقصود بالضبط بعملية تسريح الموظفين؟ ولماذا من المهم ضمان انتقال سلس من الشركة؟

 

ما هو تسريح الموظفين وما الغرض منه؟

 

عملية تسريح الموظفين هو عندما يغادر الموظف الشركة. ويأتي ذلك في أعقاب الاستقالة، التسريح، التقاعد أو أي شكل آخر من أشكال إنهاء العمل مثل الفصل.

 

إعداد عملية تسريح الموظفين، كيف يمكن أن تساعد الشركة؟

 

تفيد عملية تسريح الموظفين المخطط لها جيدا الشركة من خلال:

 

خلق عملية سلسة تعامل جميع الموظفين على قدم المساواة

عمليات تسريح الموظفين السلسة لا تفيد الموظف فحسب، بل تفيد المؤسسة أيضا. وبإنشاء نظام يلزم الموظف والمسؤول باتباع خطوات معينة، يمكن أن تتأكد الموارد البشرية من أن كل شخص قد خضع لنفس العملية. وهذا لا يعني أن العملية أسهل فحسب، بل يساعد أيضا على الحد من فرص تفضيل المديرين لبعض الموظفين والتمييز ضد آخرين. وهذا يجعل من تسريح الموظفين طريقة مهمة لحماية الشركة من مطالبات قانون العمل.

 

ضمان الأمن للشركة-

باتباع عملية تسريح الموظفين، يمكن للمؤسسة التأكد من اتخاذ جميع الخطوات لضمان الأمن المادي وأمن البيانات للشركة وموظفيها. إذا تركت للصدفة، سيكون من السهل على الموظف أخذ المعلومات أو البيانات السرية وبيعها للمنافسين. وبالمثل، يمكن للموظف السابق غير السعيد استخدام البيانات السرية لإلحاق الضرر بالموظفين الحاليين.

 

دعم العلامة التجارية لصاحب العمل

يمكن للموظفين السابقين أن يكونوا أداة مهمة لإيصال العلامة التجارية للمؤسسة وإذا كانت لديهم عملية توظيف إيجابية، تليها تجربة تسريح إيجابية، فهذا يعني أنهم سيشاركون هذه المعلومات مع الآخرين. وهذا يجعل من السهل جذب الموظفين في المستقبل. حتى أنهم قد يشجعون الأصدقاء الباحثين عن عمل على التقدم بطلب للحصول على أدوار مع الشركة. وهذا يمكن أن يقلل من تكاليف التوظيف ويسهل جذب المواهب عالية الجودة.

 

بناء مجموعة من المواهب خارج نطاق العمل

من خلال إنشاء مجموعة من الموظفين المغادرين، يمكن للمؤسسة اعادة الاتصال بهم وتقديم الوظائف الشاغرة لهم.  اعادة توظيف موظف سابق له العديد من الفوائد للمؤسسة والموظف، وأكثر احتمالا إذا كانت الشركة لديها عملية تسريح الموظفين متطورة.

 

لماذا يعتبر تسريح الموظفين السلس مهما؟

 

على عكس استقبال الموظفين الجدد ، من السهل إجراء مقارنات بين هذين الجزئين من دورة حياة الموظف. عملية استقبال الموظفين ترحب بموظفين جدد؛ عملية تسريح الموظفين تقول بكرم وداعا لهم.

وكما هو الحال مع عملية استقبال الموظفين، يساعد استخدام عملية رسمية لتسريح الموظفين على الموظفين على تقليل التعقيد بالنسبة للموظف والمديرين الذين يخلقون عملية أكثر عدلا وأكثر قابلية للتنبؤ.

يساعد تسريح الموظفين الجيد الموظفين المغادرين على الشعور بالتقدير والإيجابية. هذا أمر جيد للعلامة التجارية للموظفين، ويضمن أيضا تأثيرا إيجابيا على ثقافة الشركة. إذا كان الموظفون يعرفون أنهم سيعاملون معاملة سيئة بمجرد تسليم إشعارهم، فإن هذا يخلق جوا ساما ويقلل من رضا الموظفين في جميع أنحاء العمل.

 

 

ما هي الخطوات ال 8 التي يجب اتخاذها لضمان نجاح تسريح الموظفين؟

 

اعتمادا على فترات الإشعار والظروف التي تحيط برحيل الموظف، يمكن القيام بتسريح الموظفين بسرعة أو على مدى فترة أطول. ومع ذلك، هناك سلسلة من الخطوات التي يجب إكمالها من أجل ضمان تسريح الموظفين بشكل آمن وعادل وممتع.

تغطي قائمة التحقق النموذجية من عملية تسريح الموظفين للموظف ما يلي:

  • يسلم الموظف رسالة استقالته.
  • إقرار الاستقالة أو التقاعد أو إنهاء الخدمة كتابة
  • الاتفاق على موعد المغادرة مع الموظف وفريقه الأساسي
  • جدولة المعلومات النهائية عن الأجور في نظام كشوف المرتبات، ضمان صحة الوثائق المتعلقة بالفوائد
  • تسليم العمل إلى الموظف البديل أو إلى بقية أعضاء الفريق. ضمان استمرارية الفعالية رغم مغادرة هذا الموظف.
  • الإعلان عن تاريخ مغادرة الموظف إلى الشركات والعملاء والموردين.
  • إجراء مقابلة خروج.
  • تقديم الوداع الأخير. "خطاب المغادرة" هو صفقة كبيرة بالنسبة للعديد من الموظفين ويمكن أن يكون جزءا من تجربة موظف إيجابية.
  • جمع المعدات الصادرة عن الشركة، وإغلاق الحسابات، وإلغاء الوصول إلى الأنظمة.
  • البقاء على اتصال مع الموظف السابق. تسجيلهم في مخطط خريجي الشركة.

 

ما هي الأدوات التي يمكنك استخدامها لتحسين تسريح الموظفين؟

 

اعتمادا على حجم المؤسسة، يمكن أن تصبح عملية تسريح الموظفين بسرعة إجراء معقدا. وهذا هو الحال بشكل خاص إذا كان من الضروري إشراك أقسام متعددة - مثل الشؤون المالية، وتكنولوجيا المعلومات، والمرافق. ولهذا السبب، يمكن أن يساعد استخدام أدوات معينة لتسريح الموظفين في تحسين توديع الموظف بسهولة أكبر مما يساعد على ضمان انتقال أكثر سلاسة.

  • برنامج الموارد البشرية سيكون لتطبيق برنامج الموارد البشرية الجيد خيار التعامل مع عملية تسريح الموظفين للموظف. غالبا ما يكون جزءا من نظام إدارة دورة حياة الموظف الأوسع الذي يتضمن أيضا برامج الإعداد، يمكن لبرنامج الموارد البشرية المتخصص مساعدة محترفي الموارد البشرية على إدارة عملية تسريح الموظفين بسلاسة لصالح كل من الموظف والشركة.
  • جداول البيانات. إذا كان برنامج الموارد البشرية بعيدا عن متناول الشركة، فإن استخدام جدول بيانات يتم الوصول إليه مركزيا هو بديل عملي. على الرغم من أن جداول البيانات أقل مرونة من البرامج المتخصصة، إلا أنها يمكن أن تساعد قسم الموارد البشرية في دعم الموظف الذي خرج ومشاركة عملية مشتركة في جميع أنحاء العمل.
  • أدوات إدارة المشاريع. يمكن أن يدعم استخدام أداة مثل Trello عملية تسريح الموظفين في غياب برامج الموارد البشرية. هذه الأدوات سهلة الوصول من قبل جميع المعنيين.
  • القوائم. يساعد استخدام قائمة التحقق من عملية تسريح الموظفين على ضمان الحرص على جميع التفاصيل الهامة. يمكن أن تكون موجودة ضمن برامج محددة، أو إنشاؤها بشكل منفصل واستخدامها بشكل مستقل

 

ما هي الأخطاء التي يجب تجنبها عند عملية تسريح الموظفين؟

 

يؤثر تسريح الموظفين الذي تم الحكم عليه بشكل سيء أكثر من الموظف المغادر. تفقد الشركة الفرصة لترتيب نقل المعرفة بنجاح إلى موظفين آخرين وقد تؤثر سلبًا على مشاركة الموظف مع زملائه في العمل.

ومع ذلك، واحدة من أكبر المشاكل التي يعاني منها الموظف السيئ هو أن الموظف المغادر يشعر بعدم التقدير. بعد عملهم وتفانيهم، قد يبدو هذا بمثابة ضربة حقيقية. كحد أدنى، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إضعاف العلامة التجارية لصاحب العمل والثقافة الداخلية للشركة. يمكن أن يزيد أيضًا من أخطار انتهاكات البيانات. على الرغم من توقيع اتفاقية السرية، قد يخاطر الموظفون السابقون غير الراضين بمشاركة تلك المعلومات إذا شعروا بالظلم.

فيما يلي بعض الأخطاء الأكثر شيوعا لتجنبها في عملية تسريح الموظفين:

 

معاملة الموظف المغادر معاملة سيئة

فقط لأن شخصًا ما قد سلم إشعاره، لا يعني أنه أصبح شخص غير مرغوب فيه. كونك غير لطيف مع الموظفين الذين يغادرون الشركة يخلق سمعة سيئة للمؤسسة ولا يعزز تحسين العلامة التجارية لصاحب العمل.

 

منحهم عملا إضافيا في أيامهم الأخيرة

عندما يغادر موظف متمرس، يكون من المغري حمله على القيام بأكبر قدر ممكن، لا سيما عندما تأخذ بعين الاعتبار الخبرة التي قد يمتلكها الموظف. ومع ذلك، فإن هذا يؤدي إلى شعور الموظف بالإرهاق والاستغلال. من الجيد أن تتأكد من أن موظفيك الحاليين يتمتعون بالمهارات اللازمة ليحلوا محله عندما يغادر هذا الموظف.

 

عدم سؤالهم عما إذا كانوا سيعيدون النظر في استقالتهم

عندما يسلم الموظف الاستقالة، لا يتبع ذلك تلقائيًا أنه سيغادر. يمكن أن تنجح فرق الموارد البشرية التي تسأل عما إذا كان الموظف على استعداد للبقاء. يمكن إقناع الموظفين الذين يغادرون من أجل المزيد من المال أو المزيد من التدريب أو دور جديد، بالبقاء إذا أعطيت الفرصة المناسبة.

 

عدم بقائه على اتصال مع الموظفين السابقين

مجرد مغادرة الموظف لا يعني أنه لم يعد له وجود. يمكن أن يكون إعداد مخطط للخريجين جزءًا من تجربة إيجابية شاملة، مما يساعد الموظفين السابقين على التواصل مع الخريجين الآخرين. يوفر البقاء على اتصال أيضًا موردًا مهمًا لاحتياجات التوظيف المستقبلية - الموظفون المرتدون (الأفراد الذين يعودون إلى العمل لدى صاحب عمل سابق). هناك فائدة أخرى للبقاء على اتصال وتتبع الموظفين السابقين. من خلال القيام بذلك، تكون الشركة قادرة على تعزيز العلامة التجارية الإيجابية لصاحب العمل وجذب موظفين جدد محتملين في المستقبل.

 

لا توجد عملية رسمية لتسريح الموظفين

على الرغم من أن تطوير عملية رسمية لتسريح الموظفين قد يبدو وكأنه مهمة يمكن لقسم الموارد البشرية الاستغناء عنها، إلا أنها طريقة مهمة لضمان الإنصاف لموظف مغادر والتأكد من تغطية جميع تفاصيل عملية تسريح الموظفين. وهذا يدعم أمن الشركة ويمكن أن يمنع القضايا القانونية المحتملة في المستقبل.

 

عدم إجراء مقابلة خروج

هذه الأداة القوية تفعل أكثر من وضع علامة على مربع. تعد مقابلات الخروج مصدرا غنيا للمعلومات، مليئة بالملاحظات الصادقة التي تساعد على تحديد الأسباب الحقيقية لتسليم الموظف لإشعاره. على الرغم من أنه قد يكون من المغري الاعتماد على استطلاع خروج ، إلا أن مقابلة الخروج نفسها هي جزء من تجربة ذلك الموظف وستساهم في العلامة التجارية للشركة. هل تبحث عن دليل حول إجراء مقابلات الخروج؟ اقرأ مدونتنا "دليلك إلى أسئلة مقابلة خروج أفضل"

 

الاعتماد على الموظف المغادر لتدريب موظفين جدد

تستخدم بعض المؤسسات الوقت في فترة إشعار الموظف كفرصة لذلك الموظف لتدريب بديله. بعد كل شيء، لديهم كل تلك المعرفة المؤسسية، فلماذا لا نستخدم الوقت لنقل بعض المعرفة التي نحن بحاجة إليها؟

ومع ذلك، يمكن أن تكون هذه فكرة سيئة. قد يكون لدى الموظف الذي يغادر مهام أخرى يحتاج إلى إكمالها قبل المغادرة، وقد يزيد تدريب بديله من الشعور بالضغط الذي لا يحتاجه. ليس ذلك فحسب، ولكن إذا كان الموظف الذي سيغادر مستاء يمكن أن يمرر استياءه للموظف الجديد.

 

عدم جمع معدات الموظفين بسرعة

يجب أن يكون لدى جميع الشركات عملية لاسترداد ممتلكات الشركة وحقوق الولوج. من الحاسوب المحمول والزي الرسمي إلى مفتاح وبطاقة الموظف، وضمان هذه البنود من ممتلكات الشركة يتم تسليمها مرة أخرى قبل تاريخ مغادرة الموظف يقلل من فرص الخروقات في المستقبل. كما يجب إلغاء معدات الشركة مثل بطاقات ائتمان الشركة والاشتراكات في منتجات البرمجيات كخدمة والمجلات ومواقع الويب وما إلى ذلك قبل مغادرة الموظف.

 

نسيان مفهوم "اجلب جهازك الخاص" (Bring your own device)

مع ارتفاع مفهوم (إحضار الجهاز الخاص بك)، يمكن أن يكون من السهل على أصحاب العمل نسيان البيانات والوصول إلى أنظمة الشركة التي قد يمتلكها الموظفون على أجهزتهم الشخصية. لذلك، يجب على المؤسسات التأكد من إلغاء كافة حقوق الوصول إلى الأنظمة، وليس فقط تلك المسجلة في ممتلكات الشركة.

 

المنع المبكر من حقوق الدخول

في بعض الأحيان، قد يكون مديرو الأقسام حريصين جدًا على معالجة الإلغاءات، مما يترك الموظف الذي يغادر دون الوصول إلى الشبكة أو رسائل البريد الإلكتروني أو حتى المبنى قبل وقت طويل من اشعاره. يمكن أن تكون هذه كارثة في العلاقات العامة لشركة، خاصة إذا كان الموظف المغادر يغادر في ظل ظروف سلبية. لهذا السبب، من الضروري التأكد من أن المخطط الانسيابي للعملية الخارجية يتضمن الأطر الزمنية بالإضافة إلى المهام.

 

في الختام

 

لن يكون قضاء وقت ثمين في تطوير وتنفيذ قائمة مرجعية لخروج الموظف من العمل مضيعة للوقت. لن يدعم هذا فقط أمن عملك وموظفيك، بل يمكن أن يكون أيضًا وسيلة لضمان النجاح المستقبلي للمؤسسة.

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

هل تريد اعتماد عملية رسمية لتسريح الموظفين ؟

اليك أهم الخطوات للقيام بعملية تسريح الموظفين !

تعرف على المزيد