تحتاج الشركات والمؤسسات إلى نظام محكم كي لا تفقد سيطرتها على إدارة الأعمال والمهام التي يقوم بها الموظفون حسب تخصصاتهم المختلفة، من ضمن الأساليب المتبعة هو نظام الفيد باك، وهو ما سنوضح لك كافة التفاصيل حوله في هذه المقالة، حيث نتحدث عن ردود فعل الموظفين.. وأهم 10 نصائح عند تطبيقه، فتابع معنا حتى النهاية.
[Sommaire]
ما هي ردود فعل الموظفين (feedback)؟
من الذكاء والحكمة تحفيز الموظفين في المؤسسة أو الشركة وتشجيعهم على بذل أفضل مجهود لديهم في أداء الأعمال اليومية، وتسمى تلك العملية بردود فعل الموظفين (feedback)، وإليك أهم التفاصيل حول ذلك:
إذا كنت أحد المديرين في أي شركة ولديك عدد من الموظفين فمن الضروري القيام بعملية الفيد باك بشكل مستمر، وهي منح مسؤولي الإدارة تقريرات عن كيفية القيام بمهامهم، وما هي تعليقاتهم عليها، وهل يوجد لديهم تحفظات على أي شئ يقومون به؟
تساعد ردود الأفعال من الموظفين على معرفة كيفية إنجاز العمل، وهل هناك أخطاء تم ارتكابها أثناء القيام به أم لا، كما أنها تحفز الموظفين على تحقيق الأكثر، وهذا ينتج عن شعورهم بالمتابعة من قبل الإدارة الخاصة بهم.
وإذا دققت النظر، ستجد أن غالبية الشركات الكبرى والناجحة تعتمد على تنفيذ الفيد باك عن طريق إلزام الموظفين بالحصول على ردود الأفعال الخاصة بهم بشفافية، حيث يستطيعون من خلالها الوقوف على ملابسات تنفيذ أعمال الشركة، ومن المحتمل أن يكون هناك خطأ سيلاحظه المدير بحكم خبرته ومروره على نفس المرحلة التي يقوم بها الموظف الآن.
معايير تقييم الموظف
تعتمد عملية تقييم الموظفين على مجموعة من المعايير التي يتم الأخذ بها في الاعتبار وعلى أساسها يتحدد تقييمه، وإليك أهم تلك المعايير:
- مدى إبداع الموظف ومحاولته ابتكار كل ما هو جديد، حيث يتم تقييم الموظف المبدع والمبتكر على أنه ضمن الموظفين المنتجين والذين ينهضون بالمؤسسة نحو الأمام، ويجعلونها الأفضل دائمًا.
- البدأ بالعمل دائمًا وعدم التكاسل عنه، ويعتبر هذا أقوى ما يشكل فارقًا عند تقييم الموظف ولا سيما في المؤسسات التنافسية والتي تضع أهدافًا أمامها على المدى البعيد والقصير، وترتكز تلك الأهداف على جهود العمالة ونشاطهم.
- الشفافية وعدم العشوائية، حيث تُقاس احترافية الموظفين بتنظيمهم ودقتهم أثناء تأدية المهام المطلوبة منهم، وبالطبع يؤثر هذا بشكل كبير في تقييمهم لدى المديرين.
- عدم الاحتياج إلى الإشراف والرقابة من أجل القيام بالعمل على أتم وجه دون تقصير، وهذا يصدر عن الموظف المجتهد فقط والذي يريد التقدم دائمًا.
- تجديد أسلوب العمل المتبع بشكل مستمر، فالعمل بشكل روتيني دائمًا ما يعيق الموظف عن الابتكار والإبداع، ويشعره بالملل سريعًا، مما يؤثر على جودة عمله، وبالتالي يؤثر على تقييمه الدوري.
- القدرة على التعامل مع المشكلات التي تواجهه في العمل، وعدم الوقوف مكتوف الأيدي أمام العقبات، بل التصدي لها بكل حسم والتفكير جيدًا من أجل العثور على الحل الأمثل.
نموذج فيدباك.. كيفية عمل فيدباك لموظفي الشركة
تنقسم عملية تقييم الموظفين في المؤسسات على عدة أقسام مختلفة، نوضحها لك في النقاط التالية:
القسم الأول: ويحتاج إلى كتابة بيانات الموظف الشخصية، وكذلك المهنية، مثل اسم الشركة، والفرع، واسم المدير، والقسم، ورقم الموظف ومؤهله العلمي، والتقييم الحالي بالإضافة إلى تاريخ صدوره، وبعدها يتم كتابة آخر تقييم حصل عليه الموظف في الشركة إذا كان هذا متاحًا.
القسم الثاني: ويتم كتابة معلومات التقييم بالتفصيل فيه، والفئة التابع لها الموظف، ويحتاج هذا القسم من التقييمات إلى مختصين كي يكونوا قادرين على فصل الدرجات عن بعضها البعض وحصول كل موظف على تقييمه الذي يستحقه تبعًا للفئة الذي ينتمي إليها في المؤسسة.
وبالطبع يتم وضع تلك البيانات في جدول منظم، والكتابة بشكل مرتب، وتُكتب هذه التقييمات بشكل دوري سواء سنويًا أو شهريًا أو غير ذلك.
ملاحظات على الموظفين.. نصائح للإدارة عند القيام بذلك
يخطئ الكثير من المديرين في الطريقة التي يستخدمونها في إبداء ملاحظاتهم على الموظفين في الشركة، مما يترتب عليه نتائج سلبية؛ ولهذا نقدم لك أفضل النصائح لذلك:
- التحدث بشكل واضح وخاص، فليس من الصحيح توجيه ملاحظة لأحد الموظفين بشكل عام، فربما لا تصل إليه الملحوظة ويظن أنه غير المقصود منها.
- التحدث بشكل موضوعي ودون أي مبالغات، فلا يصح المبالغة بإعطاء الأمور أكبر من حجمها، أو تصغيرها وجعلها تافهة.
- الابتعاد عن العواطف تمامًا، وإبداء الرأي بكل شفافية وحيادية.
- عدم التركيز على جانب واحد فقط من الإيجابيات أو السلبيات، بل يتم دمجهما سويًا والتحدث في كل منهما بموضوعية وشكل مناسب.
- المزج بين النصح وتقديم الملاحظات بشكل سري، وكذلك علني دون الاعتماد على أسلوب واحد منهما فقط، كما يلزم معرفة الأسلوب الذي يتناسب مع الموظف المقصود بالملاحظة.
- المتابعة بشكل دوري، فإبداء الملاحظات والتعليقات شهريًا يعتبر أحد أهم الواجبات التي تقع على عاتق المدير أو المسؤول.
- الابتعاد عن تشخيص الأمور واعتبارها ملاحظة خاصة، بل يلزم الاعتماد على الحيادية والمهنية ولا سيما في تقييم الموظفين حتى لا يفقدون ثقتهم في الإدارة والشركة بشكل عام، وبالتالي الشعور بالإحباط.
تقييم الموظفين الشهري
من ضمن الطرق المتبعة في تقييم الموظفين، هي التقييم الشهري والذي يعتمد على بعض الأساسيات، كما أنه يعطي الكثير من النتائج الإيجابية، وإليك أبرز التفاصيل حوله:
- يعتبر تقييم الموظفين الشهري من أنجح أساليب التقييم المتبعة في الشركات، حيث يهدف إلى متابعة أداء الموظفين أولًا بأول وعدم تراكم الأخطاء والأساليب الغير صحيحة في العمل، مما يسهل على الإدارة حلها والتعامل معها.
- وعلى الرغم من وجود التقييم السنوي الذي تتبعه غالبية الشركات، إلا أنه يؤثر بشكل سلبي، فما الفائدة من معرفة أخطاء الموظفين وسلوكياتهم في أداء العمل بعد انتهاء العام بالكامل؟ كما أنه يكون من الصعب العودة للخلف والتعامل مع هذه الأخطاء بشكل سليم.
- كما تساعد التقييمات الشهرية في مساعدة المسؤولين ومعرفتهم أهم الاحتياجات اليومية والشهرية للموظفين وللمؤسسة بشكل عام؛ حتى يتم الحصول على نتائج أفضل في أداء العمل.
- وتساهم التقييمات الشهرية في معرفة ما إذا كانت الوظائف مناسبة للموظفين أم أنها تفوق قدراتهم وبالتالي هم في حاجة إلى التطوير أو تبديلهم بموظفين آخرين على مستوى أعلى من الكفاءة.
- والجدير بالذكر أن الموظف عندما يكون على علم بأنه يخضع للتقييم شهريًا، يحفزه ذلك في بذل جهد أعلى من أجل الحصول على تقييم أفضل.
- كما تصبح المؤسسة على علم بنقاط القوة والضعف لدى موظفيها، والعمل على تطوير نقاط القوة إما بالتدريب المكثف، أو بالتحفيز المستمر، وغيرهما من الطرق المختلفة والفعالة.
- وبالطبع لن يهتم الموظف بالحصول على تقييم أعلى إلا إذا كان أمامه هدف معين، مثل وضع مكافأة مادية، أو ترقية معينة عند الحصول على تقييمات مرتفعة متتالية لفترة معينة على سبيل المثال.
وفي نهاية مقالتنا، نتمنى أن نكون وضحنا جميع الغامض أمام القراء، حيث تحدثنا في المقالة عن ردود فعل الموظفين، وأهم المعايير التي تعتمد عليها، وكذلك وضحنا أفضل مميزاتها والنتائج الإيجابية التي تحصل عليها المؤسسة عند تطبيقها بشكل صحيح، وأخيرًا تحدثنا عن أهم نوع من أنواع التقييمات وهو التقييم الشهري للموظفين.