يعتقد الكثير من الناس أن المؤسسات الناجحة لا تبذل جهودًا كبيرة في سبيل ذلك وهو خطأ تمامًا حيث هناك العديد من الجهود التي تبذلها تلك المؤسسات حتى تحقق هذا النجاح منها متابعة الأداء وهو ما سنتحدث عنه في هذه المقالة حيث نعرفك على التغذية الراجعة ما هو مفهومها وأهميتها وأنواعها وكيفية تقديمها فتابع معنا.
[Sommaire]
التغذية الراجعة: مفهومها وأهميتها وأنواعها وكيفية تقديمها
قبل أن نتطرق إلى الحديث عن أهمية التغذية الراجعة وكيفية تقديمها، نعرفك أولا على ماهيتها ومفهومها الصحيح.
وهي المعلومات التي يحصل عليها الموظف بحيث يتعرف من خلالها على مستوى أدائه لمهام عمله، وما وقع فيه من أخطاء، وكذلك ما نفذه بكل احترافية ومهنية.
كما تشتمل هذه التغذية الراجعة على مناسبة مستوى أداء الموظف للأهداف التي تتطلع الشركة لتحقيقها، وعلى الرغم من أن الكثير من الشركات تهمل هذه الخطوة، الا أنها هامة للغاية.
بالإضافة إلى تأثيرها على معدل إنتاج الموظفين وإشعارهم بمتابعة المؤسسة لكل ما يقدمونه من جهد وإنجازات، وكذلك أخطاء وبالتالي الاهتمام بالمهام الوظيفية.
فإذا قام أحد الموظفين في الشركة بارتكاب خطأ ما في التعامل مع عميل، فيمكن لفت نظره لهذا من خلال التغذية الراجعة، وبالتالي الحفاظ على العميل وكذلك الموظف.
وإذا نظرت إلى غالبية الشركات الرائدة والتي حققت نجاح كبير، ستجد أنها بلا شك تطبق نظام التغذية الراجعة أولًا بأول ولا تهمله مطلقًا لوقت طويل.
وبالطبع هناك العديد من الطرق التي يمكن تنفيذ التغذية الراجعة بها، بالإضافة إلى أساليب كثيرة يمكن استخدامها في هذه العملية حتى لا تعطي نتائج عكسية على الموظف والمؤسسة، وسنوضحه فيما بعد.
أهمية التغذية الراجعة في العمل
وبعد أن وضحنا لك ماهية التغذية الراجعة في الفقرة السابقة، نوضح لك الآن أهميتها ومدى تأثيرها من خلال النقاط التالية:
- تشجيع الموظفين ورفع مستوى حماسهم بشكل كبير، فالموظف عندما يجد اهتمام من إدارة المؤسسة بتقييم أدائه، سيكون حريصًا بشكل كبير على تجنب أي أخطاء.
- زيادة معدل الإنتاج، وهي نقطة تابعة للسابقة، حيث أن تحفيز الموظفين سينتج عنه بلا شك زيادة معدل عملهم، وبالتالي زيادة معدل الإنتاج للمؤسسة.
- تحويل بيئة العمل إلى بيئة مناسبة وإيجابية عن طريق مراعاة كل موظف لما يقوم به هو وزملائه خلال العمل، وبالتالي تجني ثمار التغذية الراجعة الإيجابية.
- الحفاظ على الموظفين المتقنين لعملهم، فعندما تلفت نظر الموظف إلى خطأه فبالتالي لن يكرره بسهولة، مما يجعل نسبة الحفاظ على الموظفين أعلى وعدم فصلهم من العمل لهذه الأخطاء.
- تعليم الموظفين وتحسين مستواهم المهني بشكل كبير، والجدير بالذكر أن التغذية الراجعة يجب أن تكون بشكل رسمي في بعض الأوقات، وغير رسمي في أوقات أخرى حسب رؤية المدير الماهر.
- زيادة كفاءة المنتجات التي تنتجها المؤسسة، حيث أن البحث وراء العيوب يساهم في تحسينها وتجنب تواجدها مرة أخرى.
- تحسين العلاقات بين الإدارة والموظفين في المؤسسة، والشعور بالانتماء لمؤسسة واحدة يعمل الجميع من أجل ازدهارها وجعلها متصدرة.
- تسليط الضوء على جميع نقاط الضعف الموجودة في أداء الموظفين، وبالتالي القضاء عليها في وقت قصير.
- تحديد دور كل موظف في المؤسسة ومسؤوليته بشكل خاص، وهو ما يشكل فارقًا في مستوى المؤسسة بشكل عام.
كيف يمكن تقديم التغذية الراجعة؟
إذا أردت أن تكون التغذية الراجعة التي قمت بها ذات نتيجة إيجابية وفعالة، فلا بد من مراعاة الطريقة التي تقدمها بها لموظفيك، واستخدام الأساليب الصحيحة.
فيمكنك تقديم تغذية راجعة على هيئة شكر وتقدير للموظفين الأكفاء المخلصين في عملهم والذين يؤدون مهامهم على أتم وجه، ويمكن أن يكون بشكل غير رسمي في بعض الأحيان ولكن أمام الموظفين الآخرين.
ويساهم هذا في حرص كل فرد في المؤسسة على العمل بإتقان، مما يجعل مؤسستك في الصدارة دائمًا والحصول على أفضل نتيجة من أداء كل موظف.
كما يمكن تقديم التغذية الراجعة بشكل آخر وهو الانتقاد، ولكن يجب الانتباه عند استخدام هذا النوع، حيث يلزم أن يكون انتقاد بناء حتى لا يؤثر على المؤسسة بشكل عكسي، وعلى الموظف كذلك.
ويمكن الاعتماد على لفت النظر في هذا النوع من التغذية الراجعة في حالة ارتكاب خطأ لأكثر من مرة عن طريق نفس الموظف، أو أنه ليس بالخبرة الكافية للعمل في هذا المنصب، وبالطبع يتم تجنب أي إهانة.
لأن الإهانة والانتقاص من الموظف لن تجعله يحسن من عمله، بل ستصيبه بالاكتئاب والإحباط، وبالتالي لن تحقق النتيجة المرجوة من هذه التغذية الراجعة.
ومن ضمن الطرق التي يمكن تقديم التغذية الراجعة بها هي إعطاء تقييمات للموظفين على أدائهم بشكل عام، وهذه التقييمات تعتبر تغذية راجعة تعرفهم بمستواهم ومدى رضا المؤسسة والإدارة عن هذا المستوى.
والجدير بالذكر أن هذه التقييمات تُشعر الموظف بالأمان الوظيفي وتحفزه على بذل مجهود أكبر ليحصل على تقييمات أعلى أو الحفاظ على مستوى أدائه.
أهم النصائح لتقديم أفضل تغذية راجعة
والآن نذكر لك أفضل وأهم النصائح التي تساعدك في تقديم تغذية رائعة جيدة وإيجابية:
- قم بتسليط الضوء على أهم الجهات المتوقع نموها وتطورها عن طريق وضع خطة للطريق أو استراتيجية.
- قم بعمل اجتماعات بشكل مستمر لوضع تقييمات خاصة بمدى تطور الموظفين والعمل.
- احرص أن تكون هذه الاجتماعات بها تعاون من الموظفين مع بعضهم البعض لتحصيل أفضل نتيجة.
- كن حريصًا على تشجيع الموظفين وتنمية كل سلوك فعال لديهم خلال أداء العمل.
- لا تبالغ في التقدير أو العكس، حاول تقديم تغذية راجعة مناسبة وبدون أي مبالغات.
- لا تركز في التغذية الراجعة على الأمور الصغيرة للغاية والغير هامة.
- قم بالاستعداد لإجراء التغذية الراجعة قبلها بوقتٍ كافٍ، حتى تستطيع تحديد اتجاهها ومحتواها بدقة.
- اختر التوقيت الأفضل والمناسب لتقديم التغذية الراجعة، ويعتبر إجرائها بعد أسبوع هو أفضل خيار، حيث أنها مدة جيدة ليست بالطويلة ولا بالقصيرة.
- قم بتقديم التغذية الراجعة بشكل شفوي أولًا للموظفين وبطريقة غير رسمية بحيث يتضح له الأمر، وبعدها يمكن تقديم التغذية الراجعة مكتوبة نصيًا بشكل رسمي وواضح دون غموض أو تعقيد.
السلبيات الناتجة عن إهمال التغذية الراجعة
وبعد أن وضحنا لك أهمية تطبيق التغذية الراجعة في المؤسسات والشركات، نوضح لك الآن السلبيات التي تجنيها عند تجاهل هذا الأمر والتكاسل عنه:
- استمرار تكرار الأخطاء التي يقوم بها الموظفون خلال تأدية المهام المطلوبة منهم.
- شعور الموظفون بانعدام الرقابة عليهم وبالتالي أداء المهام باستهتار.
- إصابة الموظفين الأكفاء بإحباط وشعورهم بأن المؤسسة لا تسعى للتطوير أو التقدم، بالإضافة إلى احتمالية بحثهم عن مؤسسة أخرى أفضل.
- ضياع الأدوار والمسؤوليات بشكل عشوائي، فالتغذية الراجعة كما أوضحنا مسبقًا تحافظ على النظام في المؤسسة وتحدد مسؤولية كل فرد فيها.
- عدم التوصل إلى نقاط الضعف الموجودة في المؤسسة، والاستمرار في تواجدها مما ينتج عنه مشكلات كبيرة بعد مرور فترة.
وبهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية مقالتنا التي تحدثنا فيها حول التغذية الراجعة ومفهومها وأهميتها وأنواعها وكيفية تقديمها، وكذلك أبرز السلبيات الناتجة عن تجاهلها. ونتمنى أن تكون المعلومات واضحة وغير مملة.