10 خطوات لبناء برنامج فعال لإحالة الموظفين

10 خطوات لبناء برنامج فعّال لإحالة الموظفين سيساعد أي مؤسسة على تحفيز موظفيها في العثور على مرشحين مؤهلين لتقلد الوظائف الشاغرة في مكان العمل، حيث تعد تلك الطريقة من الطرق الرائعة والسلسة التي توفر للشركة موارد توظيف ذات كفاءات عالية بأقل التكاليف الممكنة وبأسرع وقت ممكن، وهذا على عكس طرق التوظيف الأخرى.

[Sommaire]

ما هو برنامج إحالة الموظفين؟

قبل التطرق إلى عرض 10 خطوات لبناء برنامج فعّال لإحالة الموظفين يجب أولا التعرف على هذا البرنامج، وهو عبارة عن أداة توظيف ممتازة يشجع فيها أصحاب الأعمال الموظفين الحاليين على إحالة المرشحين المؤهلين لتقلد الوظائف الشاغرة في المؤسسة مقابل الحصول على مكافآت.

ويعد ذلك البرنامج من أفضل الاستراتيجيات التي تمكن أي مكان عمل من الحصول على أفضل المرشحين بأقل التكاليف، وذلك حسب مدى نجاح الشركة في تصميم البرنامج، فكلما تمكنت المنشأة من بناء برنامج فعال، كلما نجحت في الحصول على أفضل المواهب المؤهلة لتقلد الوظيفة، وتمكنت من الاحتفاظ بهم في مكان العمل لسنوات طويلة.

10 خطوات لبناء برنامج فعّال لإحالة الموظفين

حتى تتمكن الشركة من إنشاء برامج إحالة موظفين عالي الجودة يسهل على الموظفين الحاليين استخدامه يجب عليها اتباع مجموعة من الخطوات التي تمكنها من النجاح في خلق برنامج فعال، ويمكننا تلخيص تلك الخطوات في النقاط التالية:

أولا: حدد أهدافك الاستراتيجية والنتائج المتوقعة من البرنامج

يجب على المنشأة تحديد متطلباتها من إنشاء البرنامج، بالإضافة إلى وضع الأهداف الاستراتيجية والنتائج المتوقعة التي يجب تحقيقها من خلال البرنامج، ومن أبرز الأهداف الإستراتيجية التي يسعى أي مكان عمل لتحقيقها هي: تحسين وتبسيط عملية التوظيف، تعزيز الاحتفاظ بالموظفين الجدد، تحسين معنويات ورضاء الموظفين، تقليل معدل دوران العاملين.

ومن أبرز النتائج المتوقعة التي يجب أن تنتج عن البرامج الفعالة لإحالة الموظفين هي: خفض تكلفة التوظيف، تقليل وقت التوظيف، الوصول إلى أفضل المواهب.

ثانيا: أخبر إدارة شركتك بأهدافك من البرنامج

الإدارة لها دور رئيسي في تشجيع الموظفين على عملية الإحالة، لذا كان ولا بد من إخبار الإدارة بالأهداف الاستراتيجية التي ترغب في تحقيقها، من خلال برنامج الإحالة، حتى تتمكن من إقناع الموظفين وتشجيعهم على اختيار أفضل الكفاءات والمواهب التي تتطلبها الوظيفة المتاحة.

كما يمكنك أيضا أخذ رأي الإدارة بخصوص أهدافك وإشراكهم في تحديد أهداف التوظيف، وذلك من أجل الحصول على أفضل المواهب بأقل التكاليف الممكنة ووفقا للميزانية المحددة، لذا تعد تلك الخطوة من أهم 10 خطوات لبناء برنامج فعّال لإحالة الموظفين.

ثالثا: أنشيء عملية إحالة سلسة

عند بناء عمليات إحالة معقدة لن يشاركك الموظفون في رحلة البحث عن أفضل الكفاءات، فكلما تمتع البرنامج بالسهولة وعدم التعقيد كلما كان فرصة نجاحه أكبر، لذا يجب أن يكون البرنامج مباشرا وسهل الفهم، حتى لا يشعر الموظفون بأن الإحالة ستكون عملا إضافيا عليهم، ويمكن تبسيط تلك العملية من خلال اتباع الطرق التالية:

• استخدام منصات إحالة الموظفين عبر الإنترنت.
• إنشاء نماذج توظيف سلسة باستخدام الإنترنت يمكن للموظفين استخدامه لإحالة المرشحين المؤهلين.
• توفير صندوق بريد إلكتروني في قسم الموارد البشرية خاص بالسير الذاتية.

رابعا: ابتكر مكافآت تعزز من مشاركة الموظفين

الخطوة الرابعة من بين 10 خطوات لبناء برنامج فعّال لإحالة الموظفين هي استخدام طرق مبتكرة لتشجيع العاملون على إتمام تلك المهمة، حتى تتمكن المنشأة من إدارة موظفيها للعثور على الكفاءات البشرية التي يحتاجها مكان العمل، وتوجد العديد من أنواع المكافآت التي يفضلها العاملون وتساعد على تشجيعهم، على سبيل المثال منح الموظفين إجازة إضافية مع أجر، تقديم بطاقات هدايا، الحصول على ترقية.

خامسا: ادمج البرنامج في ثقافة شركتك

يجب ألا يكون البرنامج مشابهاً للوظيفة الإضافية، بل يجب على أي شركة دمجه في ثقافتها، وذلك حتى يشعر الموظف بأن البرنامج جزء طبيعي من الشركة، وليس مجرد أداة للتوظيف بأقل التكاليف، ويمكن للشركة دمج برامج الإحالة في ثقافتها، من خلال الطرق التالية:

• عمل إعلان رسمي داخل مكان العمل للبرنامج والمكافآت التي يقدمها للموظفين لإثارة الحماس بين العاملين وتشجيعهم على العثور على أفضل الكفاءات
•  إبقاء الموظفون على اطلاع دائم بعمليات التوظيف المتاحة وامنحهم أهم التفاصيل مع التركيز الدائم على تحفيزهم من خلال المكافآت

سادسا: أعلن عن البرنامج وأعطي التعليمات

بعد الانتهاء من تصميم برنامج الإحالة تأتي الخطوة السابعة من ضمن 10 خطوات لبناء برنامج فعّال لإحالة الموظفين وهي الإعلان عن البرنامج وعرضه على الموظفين، كما يجب عليك تسليط الضوء على المكافآت التي سيتم منحها للموظف الذي ينجح في العثور على أفضل الكفاءات اللازمة لتلك الوظيفة.

تأكد من إرفاق التعليمات التي يجب أن يسير عليها العاملون بشكل واضح، حتى يسهل فهمها على الجميع، بالإضافة إلى نشره في مكان واضح لجميع العاملين في الشركة، ويفضل وضعه في المناطق التي يجتمع فيها الموظفون.

سابعا: اشرح متطلبات الوظيفة لموظفيك

من أجل نجاح برنامجك يجب عليك التأكد من استيعاب الموظفين لكافة لمتطلبات الوظيفة، من أجل إيجاد المرشحين المناسبين، ويكون ذلك من خلال الاجتماع مع الموظفين وشرح كافة متطلبات الوظيفة، وما تحتاجه المؤسسة من مواصفات للمرشحين.

فهذا يسهل على الموظفين العثور على المرشح التي يتمتع بتلك المتطلبات، كما سيسهل على إدارة الموارد البشرية عملية الاختيار من بين المرشحين للوصول إلى أفضلهم في أسرع وقت ممكن.

ثامنا: خذ آراء موظفيك بشأن البرنامج

من أبرز 10 خطوات لبناء برنامج فعّال لإحالة الموظفين هو فهم آراء موظفيك بشأن البرنامج لمساعدتك على تحسينه، وذلك من خلال أخذ ملاحظاتهم بعين الاعتبار وتدوين كافة آرائهم وتعليقاتهم.

ويمكنك الحصول على تلك المعلومات من خلال عقد الاجتماعات المباشرة، بالإضافة إلى عمل استبيانات واستطلاعات رأي، والتعرف على اقتراحاتهم بشأن عملية التحسين للوصول إلى أفضل النتائج.

تاسعا: تتبع نجاح برنامج الإحالة

من المهم على أي مؤسسة تتبع برنامج الإحالة الخاصة بها ومباشرة النتائج، وذلك من أجل التعرف على ما إذا كان البرنامج ناجحا أم يحتاج إلى بعض التحسينات، ويمكن للمؤسسة تقييم البرنامج الخاص بها على أساس مجموعة من العوامل، يمكن تلخيصها فيما يلي:

• العدد الإجمالي للإحالات.
• أعداد المرشحين الذين تم التعاقد معهم.
• المدة التي قضاها الموظف المحال في الشركة.
• رأي القادة والموظفين في البرنامج.

عاشرا: أعترف بجهود موظفيك

لا يكفي مجرد منح الموظف المساهم في الوصول إلى المرشح المؤهل للحوافز المادية، بل يجب أيضا تقدير جهوده، وذلك في حالة تعيين المرشح الذي أحاله، ويمكن للقادة الاعتراف بجهوده من خلال القيام ببعض الطرق، على سبيل المثال الإعلان على موقع الشركة عن مساهمة الموظف وإرسال عبارات الشكر والتقدير له.

في الأخير بعد التعرف على أفضل 10 خطوات لبناء برنامج فعّال لإحالة الموظفين يمكننا القول بأنه عند نجاح المؤسسة في إنشاء برنامج فعال، فإن ذلك سيساعدها على تسهيل عملية التوظيف واكتساب أفضل المرشحين المؤهلين لتقلد الوظائف المتاحة وتسريع عملية التوظيف للحصول على أفضل الكفاءات بأقل التكاليف، حيث يمكن للشركات جني العديد من الفوائد من هذا البرنامج، وذلك إذا نجحت في تصميمه بفاعلية.