دليل تخطيط التعاقب الوظيفي

إليك دليل تخطيط التعاقب الوظيفي والذي يعد من الأمور بالغة الأهمية في أي شركة أو مؤسسة لضمان نمو العمل داخلها والحفاظ على استقرارها المالي، حيث قد تتسبب المغادرة غير المتوقعة لأصحاب المناصب القيادية، مثل الرئيس التنفيذي في وقوع خسائر فادحة بمكان العمل، لذا كان ولا بد على أي منشأة من وضع خطط تعاقب فعالة، لذا سنقدم لكم الدليل الشامل لتخطيط التعاقب الأكثر فاعلية لشركتك.

[Sommaire]

ما هو تخطيط التعاقب الوظيفي؟

قبل التعرف على دليل تخطيط التعاقب الوظيفي يجب أولا التعرف عليه، وهو يعد من العمليات الضرورية التي تضمن لأي مؤسسة عدم ترك الوظائف المهمة في مكان العمل فارغة لفترات طويلة، أو شغلها من قبل أشخاص ليس لديهم الخبرات أو المعرفة الكافية لأداء هذا الدور.

وبالتالي يساعد التخطيط على اختيار وتطوير المواهب الرئيسية بهدف ضمان استمرارية الأدوار الوظيفية الحاسمة، من خلال تحديد أصحاب الأداء المتميز والقادة المحتملين لضمان شغل الوظائف غير الشاغرة نتيجة الترقية أو ترك العمل أو النقل والتقاعد بأشخاص مجهزين لأداء تلك الأدوار.

ومن هنا نجد أن تخطيط التعاقب يحمل العديد من الفوائد للمؤسسات، يمكن تلخيصها في النقاط التالية:

• ضمان استمرارية العمل وتقليل الاضطرابات والمخاطر الناتجة عن المغادرة المتوقعة لأصحاب الوظائف المهمة.
• يساعد الشركة على التخطيط والاستعداد للتغيرات التي يمكن أن تحدث في المستقبل.
• المساهمة في نقل المعرفة والخبرات بدلا من فقدانها عند مغادرة الأدوار الحاسمة في مكان العمل، بالإضافة إلى تطوير المواهب والمهارات الحالية.

ونتيجة لذلك فإن عدم قيام مكان العمل بوضع خطة تعاقب واضحة سيدخلها في العديد من المشاكل، كما قد تنشأ صراعات على المناصب الكبيرة والذي يترتب عليه الإخفاق في تحقيق الأهداف التنظيمية.

دليل تخطيط التعاقب الوظيفي

إليك الدليل الشامل لتخطيط التعاقب والذي يساعد أي مكان عمل في ضمان استمراريته ونجاحه دون وقوع أي خسائر في حال ترك الشخص لوظيفته القيادية، ويمكننا تلخيص ذلك في مجموعة من الخطوات كالتالي:

الخطوة الأولى: تحليل موقف شركتك

تحليل الموقف الخاص بالوظائف الحاسمة من أولى خطوات عملية التخطيط، حيث يجب على مكان العمل تحديد شاغلي الوظائف الحاسمة المحتمل مغادرتهم مكان العمل، بالإضافة إلى تحديد المناصب القيادية الأخرى المعرضة للخطر.

كما يجب تحديد المناصب الأكثر أهمية لسير العمل داخل المؤسسة والتأكد من كفاءة العاملين بتلك الوظائف، لما لها من تأثير كبير على المنشأة لتحقيق أهدافها.

الخطوة الثانية: ارسم خارطة مستقبلية لتطوير قيادة مؤسستك

يجب رسم خريطة تمكن المؤسسة من تعزيز وتطوير المهارات القيادية لأصحاب الوظائف الحاسمة، بالإضافة إلى تحديد المهارات التي سيحتاجون إليها مستقبلا، وتحديد المناصب التي تتطلب اتخاذ اجراءات فورية في تخطيط التعاقب وتطوير القيادة، وتحديد المتطلبات التي يحتاجها المرشح المحتمل وذلك من أجل ضمان شغل المناصب في المواقف الحرجة بنجاح ودون وقوع أي خسائر.

وبمجرد الإنتهاء من تحديد احتياجات كل منصب سيكون لديك ملف يخص كل دور مهم في مكان العمل والذي يعد مفيدا في وضع برامج التدريب والتطوير التي يحتاجها الموظفون المرشحون لملء بعض الأدوار مستقبلا.

الخطوة الثالثة: تقييم الموظفين المرشحين للمناصب الحاسمة

بعد خطوات تحديد وتطوير المناصب الحاسمة والحرجة في مكان العمل تأتي خطوة تقييم الموظفين المحتملين لشغل تلك الوظائف أثناء الظروف الحرجة، للتعرف على مستوى الخبرات والمهارات والكفاءات الخاصة بهم ومدى تناسبهم مع المنصب المحتمل.

وذلك من أجل التعرف على الموظفين الأكثر كفاءة، والعاملين الآخرين الذين يحتاجون إلى تدريب لاكتساب الكفاءة اللازمة لتقلد تلك الوظائف.

الخطوة الرابعة: ضع خطة تنمية

الخطوة الرابعة في دليل تخطيط التعاقب الوظيفي هي وضع خطة تنمية، فبعد التعرف على مستوى مهارات الموظفين المحتملين يجب وضع خطط للتنمية وسد الفجوات التي تحيل بينهم وبين تلك المناصب لإعداد المرشحين لتلك الوظائف.

ومن المهم التعرف على مستوى الفجوات الخاصة بكل موظف على حدى، لأن ذلك سيساعدك على اختيار المرشح الأكثر توافقا لشغل المنصب، بالإضافة إلى إنشاء خطط تدريب وتحديد أنشطة التعلم التي يحتاجونها لتعزيز كفاءاتهم ومهاراتهم الوظيفية التي يحتاجها مكان العمل لضمان استمراريته ونجاحه.

الخطوة الخامسة: تحديد المخاطر الخاصة بفقدان المعرفة والمهارات

على الرغم من اهتمام دليل تخطيط التعاقب الوظيفي بالأشخاص إلا أنه أيضا يكترث بأهمية نقل المهارات والمعارف التي يمكن أن تغادر المنشأة من خلال الموظفين، لتنتقل إلى الجيل الثاني من العاملين الذين سيتقلدون تلك المناصب.

لذا لا بد من تحديد المعارف والخبرات المهمة والمعرضة لخطر فقدانها في حالة مغادرة الموظف لمكان العمل، ويكون ذلك من خلال التعرف على نوع المعرفة التي يمتلكها الموظف وتقييم مقدار المخاطر التي سوف تواجهها المؤسسة في حال فقدان العمل لهذا الشخص.

الخطوة السادسة: التقط المعرفة والخبرات المعرضة للخطر

حتى لا يكون هناك أي تأثير سلبي على محيط عملك عند ترك أحد الأشخاص لوظيفتهم الحاسمة وفقدان معرفتهم، يجب عليك اتخاذ كافة الاجراءات التي تمكنك من حماية تلك المعلومات والتقاطها حتى لا يتأثر مكان العمل بفقدان الموظف.

وتوجد العديد من الطرق التي يمكنها أن تساعدك في الاحتفاظ بتلك المعارف والخبرات والتي من أبرزها برنامج مشاركة المعرفة من أجل تسهيل نقل المعرفة التي تحتاجها بيئة العمل والاحتفاظ بها حتى لا يتأثر مكان العمل عند فقدان الموظف.

الخطوة السابعة: ضع خطة واضحة للتنفيذ

الخطوة السابعة والأخيرة في دليل تخطيط التعاقب الوظيفي هي انشاء خطة لتنفيذ ذلك التخطيط لضمان نجاح المشروع مستقبلا على المدى البعيد، حيث إن الهدف من تلك الخطوة هي تسجيل الأهداف وتحديد المسؤول عن تنفيذ كل هدف، بالإضافة إلى إنشاء جدول زمني يتضمن الوقت المحدد للانتهاء.

كما تتضمن تلك الخطوة عمل مراجعة لكافة المعلومات والبيانات التي تم التوصل إليها وتحديد الأهداف الأكثر أهمية واختيار المسؤول عن تحقيقها، من خلال وضع خطة تنفيذية رئيسية وقابلة للتطوير عند الحاجة إلى ذلك واستخدامها كأداة لمساءلة الموظفين عن مدى تحقيق الأهداف الموكلة إليهم.

كما يجب إبقاء الموظفين على اطلاع دائم بالأهداف، بالإضافة إلى توفير تحديثات منتظمة بخصوص عملية التخطيط وفقا لاحتياجات مكان العمل.

كيفية تطوير دليل تخطيط التعاقب الوظيفي؟

تخطيط التعاقب الفعال يعد هو الفارق الرئيسي في نجاح شركتك أو فشلها، وبالتالي فالتخطيط لا يكون مرة واحدة وإنما يعتبر من العمليات المستمرة التي تحتاج إلى تحديثات، وذلك في حالة وجود تغييرات غير متوقعة في مكان العمل.

لذا كان ولا بد على أي مؤسسة من وضع استراتيجية يمكن من خلالها تحديث وتطوير تلك الخطة للتأكد من أنها جاهزة للتعامل مع الظروف الني قد تحدث عند مغادرة الموظف، ويمكنك تطوير خطتك من خلال القيام بالنقاط التالية:

• حدد احتياجاتك المستقبلية وضع أهداف واضحة من أجل مراقبة الخطة باستمرار وعمل أي تحديث تحتاجه.
• تحليل أنشطة التدريب والتطوير بانتظام للتعرف على مستوى الاستفادة منها، أم يجب عليك استخدام طرق أخرى تعزز من مهارات الموظفين وتجعلهم يصلون لمستوى الكفاءة المطلوب.
• مراقبة وتقييم الخطوات الخاصة بالمخطط الذي تقوم بتنفيذه لاكتشاف مدى فعاليته وما إذا كان بحاجة إلى التعديل لضمان سير العمل.

في الأخير يمكننا القول بأن دليل تخطيط التعاقب الوظيفي يعد أمرا ضروريا في أي مؤسسة ترغب في ضمان استمرارية شغل الأدوار المهمة في مكان العمل وخاصة عند فقدان الموظفين، وذلك من خلال تحديد كبار القادة والموظفين المحتملين لشغل تلك الأدوار الحاسمة والعمل على تطوير المواهب وتعزيز مهارات العاملين لضمان استمرارية العمل بالأدوار القيادية في المستقبل ليكون لدى الشركة بديل مناسب وجاهز لتقلد الوظائف عند ترك الموظف العمل.