يحتاج كل قسم من أقسام الشركة او المؤسسة إلى من يتولى إدارته والإشراف على العمليات الإدارية التي تتم في هذه الأقسام، وهذا هو ما يقوم به الشخص الذي يشغل منصب رئيس قسم، فإن رئيس القسم في شركة ما أو مؤسسة هو المسؤول عن تنظيم العمل داخل أحد أقسام الشركة أو المؤسسة، ويتولى عدة مهام أيضاً تتعلق بسير العمل في القسم الذي يرأس فريق العمل الذي يعمل به.

إذ أن من أبرز مهام رئيس القسم الإشراف على أنشطة القسم اليومية، وما يتم إجراءه من عمليات إدارية بالقسم وتختلف مهام رئيس القسم تبعاً للقسم الذي يقوم بإدارته، حيث أن مهام رئيس قسم الموارد البشرية على سبيل المثال تختلف بالطبع عن مهام رئيس أحد أقسام كلية الطب أو الهندسة أو غيرها من التخصصات والأقسام، التي قد يشترك رؤساء الأقسام بها في مهام معينة وعامة نتعرف عليها من خلال الفقرة التالية.

 

مهام ومسؤوليات رئيس قسم

 

تتسم طبيعة العمل في هذه الوظيفة بأنها روتينية حيث أنه يجب على رئيس القسم العمل بالمكتب، لساعات محددة يقوم فيها بإنجاز المهام الموكلة إليه في القسم الذي يرأسه، ومن أبرز هذه المهام التي يتم تكليفه بها التالي:

 

• وظيفة رئيس القسم من الوظائف الهامة التي يحتاج إليها بشدة المدراء التابعين للإدارة العليا، فهو يقدم لهم المساعدة التي يحتاجون إليها لإعداد الخطط الخاصة بالشركة وتحديد أهدافها.
• ينسق رئيس القسم الجداول الخاصة بالعمل، ويقوم أيضاً بتوزيع المهام على فريق العمل في القسم الذي يتولى رئاسته.
• إعداد ووضع الخطط الخاصة بالعمل والتي تتعلق بالقسم الخاص به، ثم إرسال هذه الخطط للمدراء بالإدارة العليا وذلك لأخذ الموافقة عليها.
• لا تقتصر مهام رئيس القسم على وضع الخطط بل يحرص كذلك على تنفيذها، وتولي مهمة الإشراف عليها ومتابعتها وعمل مراجعة لها بصورة دورية، وإعداد التقارير المتعلقة بها ورفعها للإدارة العليا.
• رفع التقارير السنوية الخاصة بتقييم الأداء بالإضافة لسجلات الأداء المتعلقة بموظفي القسم للمدراء بالإدارة العليا، ويتم رفعها بعد تولي مهمة متابعتها ومراجعتها.
• الإشراف على موظفي القسم الذي يرأسه ومتابعة دوامهم والعمليات والأنشطة اليومية التي يقومون بها.
• يحدد رئيس القسم احتياجات موظفي قسمه من التدريب الذي يخضعون له.
• يتم تكليف رئيس القسم بأداء أية مهام أخرى غير المهام التي سبق ذكرها، من خلال مديره بالإدارة العليا بالمؤسسة أو الشركة.
• تحديد الأهداف التي يسعى القسم إلى تحقيقها، والعمل على توجيه كافة الجهود الخاصة بالقسم نحو تحقيقها.
• العمل على تطوير أداء موظفي القسم ووضع الاستراتيجيات التي من شأنها تحسين الأداء.

 

مهارات ومؤهلات رئيس قسم

 

يسعى رئيس القسم إلى ضمان نجاح عمل القسم الذي يتولى رئاسته، وتنفيذ المهام المكلف بها فريق العمل في القسم، إلا أنه يلزم للعمل بهذه الوظيفة والنجاح بها تحقيق النقاط الآتية:

 

• شهادة جامعية ودرجة علمية في التخصصات ذات الصلة بعمل القسم الذي يريد أن يرأسه، بالإضافة لخبرة يُفضل أن تكون مدتها حوالي خمس سنوات.
• أخذ درجة الماجستير في التخصصات ذات الصلة بالقسم، بالإضافة إلى خبرة تصل إلى حوالي ثلاث سنوات.
• يجب أن يتمتع رئيس القسم بالمهارات القيادية.
• القدرة على تنظيم الأمور والخطط الخاصة بالعمل.
• مهارة حل المشكلات وإيجاد حلول فعالة وسريعة لمواجهتها والتغلب عليها.
• اكتساب مهارات تواصل قوية ومتنوعة مثل المهارات اللفظية والجسدية.

 

التدرج الوظيفي لرئيس قسم

 

وفقاً للسلم الوظيفي فإن من يتولى الإشراف على رئيس القسم في شركة أو مؤسسة ما، هو المدير العام أو بمعنى أشمل المدراء في الإدارة العليا، إلا أن درجة رئيس القسم تعتبر هي الأعلى درجة في القسم الذي يقوم برئاسته ويشرف على الموظفين العاملين به تحت إدارته.

تختلف سنوات الخبرة التي يحتاجها رئيس قسم ما في مؤسسة أو شركة، تبعاً لتخصص القسم الذي يرأس موظفيه فقد لا تتطلب بعض المجالات سنوات خبرة طويلة بالمقارنة مع تخصصات ومجالات أخرى.