-

الحضور والغياب

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

الحضور والغياب

 

الحضور والغياب وادارته في الموارد البشرية؟

 

إدارة الحضور والغياب هي مهمة رصد والحد من تغيب الموظفين غير المخطط له من خلال سياسات وخطط عمل مصممة خصيصا لذلك.

يمكن أن يتخذ غياب الموظف غير المخطط له عدة أشكال بما في ذلك:

  • إجازة مرضية قصيرة الأجل
  • إجازة مرضية طويلة الأجل للجراحة أو الإصابة أو القضايا الصحية المعقدة
  • تأخر
  • إجازة لرعاية الأطفال المرضى أو الأقارب
  • إجازة غير مصرح بها (الموظف فقط لا يأتي إلى العمل)
  • المغادرة مبكرا أو أخذ فترات راحة ممتدة.

 

لماذا يجب أن تهتم الموارد البشرية بالحضور والغياب؟

 

الغياب غير المخطط له يكلف الشركات من نواح كثيرة:

  • تعقيد إداري إضافي. لن يكتمل عمل الموظف الغائب أو سيحتاج موظف آخر إلى تغطية عمله. وهذا يضع ضغطا إضافيا على مدير الموظف عندما يمكن قضاء وقته في مهام ذات قيمة مضافة.
  • انخفاض الإنتاجية. الناتج (وبالتالي الربحية) سيكون أقل. قد يكون ذلك بسبب عدم شغل الدور أثناء الغياب أو لأن الموظف الذي يقوم بتغطية الدور يغطي عملاً إضافيًا، ويغطي نوبة إضافية، وبالتالي لا يأخذ قسطًا كافيًا من الراحة أو ليس على دراية بتفاصيل الدور.
  • وقد تتأخر المشاريع أو تستكمل إلى مستوى أدنى لأن الوقت المخصص لها أقل.
  • قد تعاني خدمة العملاء. إما لأن الموظفين الغائبين لم يكونوا متوفرين أو لأن الموظفين المتبقين قد تعرضوا لإرهاق زائد وغير قادرين على تقديم مستوى الخدمة التي يتوقعها عملاؤك.
  • ويمكن أن يؤدي عبء العمل الإضافي الملقى على عاتق العمال الآخرين إلى إجهاد هؤلاء الموظفين وبالتالي إلى غيابهم.

من خلال تنفيذ خطة إدارة الغياب، يمكنك تتبع التغيب والبدء في فهم النماذج. مع هذا الفهم يمكنك البدء في معالجة الأسباب الجذرية للتغيب ومحاولة الحد منه.

 

كيفية تنفيذ إدارة الحضور والغياب في الشركة؟

 

يتطلب التنفيذ الفعال لإدارة الحضور والغياب في الشركة عدة خطوات.

  1. تتبع جميع حالات التغيب. من المرض إلى أيام الإجازة لرعاية المعالين، اطلب من موظفيك ومديريهم تتبع غيابهم. كما أنه من الممارسات الجيدة تتبع الغياب المخطط له مثل الإجازة السنوية وإجازة الأمومة غير المدفوعة الأجر لأن هذا يمكن أن يمنحك نظرة شاملة. يعد استخدام نظام الموارد البشرية للخدمة الذاتية هو وسيلة جيدة لتتبع هذه البيانات وسيسهل تحليلها.
  2. بمجرد تجميع بيانات الغياب، ابدأ بمراجعة البيانات بانتظام لالتقاط الاتجاهات أو النماذج التي تراها تتطور.
  3. يمكنك تجميع البيانات حسب النوع (مثل المرض والتأخر والإجازات لرعاية المعالين والإجازة غير المصرح بها والمواعيد الطبية وما إلى ذلك) والقسم والفترة الزمنية وحتى حسب الفرد.
  4. مع وجود نماذج البيانات، يمكنك البدء في التفكير في طرق لتقليل أنواع غياب معينة. بالإضافة إلى الحقائق الثابتة، من المهم أيضا التحدث إلى المديرين والموظفين لفهم التفاصيل وراء أرقام الغياب. غالبا ما يشير الغياب غير المخطط له إلى وجود مشاكل داخل الفرق، مع تصميم الوظائف والصحة العقلية.
  5. بعد أن طورت فهما أفضل لأسباب التغيب، يمكنك وضع سياسات للمساعدة في الحد من الحوادث. ويمكن أن تشمل بعض هذه الخطوات ما يلي:
    • زيادة مرونة العمل، بما في ذلك العمل عن بعد للسماح للموظفين بالعمل بجانب الأطفال الذين يعانون من اعتلال أو زيارة الطبيب.
    • مراجعة تقسيم الوظائف وهيكلة الفريق للحد من الضغط المفرط على الأفراد
    • زيادة بديل العطلة لضمان حصول الموظفين على راحة كافية وأقل عرضة للإصابة بالمرض.
    • خطة التأمين الصحي للحيلولة دون تحول المشاكل الصحية الطفيفة إلى قضايا طويلة الأجل.
  6. من المهم التأكد من أن مخططات إدارة الغياب واضحة وعادلة ، مما يسمح بإجازة للموظفين الذين يعانون من اعتلال حقيقي مع تثبيط الموظفين عن أخذ إجازة غير ضرورية. الصرامة المفرطة، قد تخاطر بتشجيع الحضور الذي يمكن أن يخلق بدوره مجموعة خاصة من المشاكل.

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.