الوصف الوظيفي هو نموذج يوضح للموظفين كافة المسؤوليات والمهام التي يجب القيام بها عند تقلده لوظيفة معينة، حيث يعد جزء من عملية التعاقد يضمن الموظف من خلالها عدم تنفيذه لمهام خارج نطاق عمله.
وكلما نجح مسؤول الموارد البشرية في كتابة تلك الوثيقة بشكل صحيح كلما ساعد ذلك في جذب أفضل المواهب إلى المؤسسة، لذا سنتعرف على مفهوم الوصف الوظيفي وأهميته والهدف منه بالنسبة للشركات وكيف يمكن للمنشأة إعداد هذا الوصف؟
[Sommaire]
ما هو الوصف الوظيفي؟
هي وثيقة رسمية تمكّن الموظف من التعرف على طبيعة وحدود المنصب الذي سيشغله والمهام المكلف بها والمسؤوليات التي تقع على عاتقه. تشمل الوثيقة أيضاً الصلاحيات الممنوحة لأداء الوظيفة وشروط شغل المنصب، مثل المؤهلات العلمية والخبرات والكفاءات المطلوبة. تعتبر هذه الوثيقة ضرورية لتوضيح توقعات العمل وضمان الشفافية بين الموظف والشركة.
فهذه الوثيقة تمثل نقطة البداية والتي تبدأ منها عملية تخطيط القوى العاملة بالإضافة إلى عمليات الاختيار والتعيين وتحديد الأجر وتقييم الأداءات وإدارة البرامج التدريبية.
أهمية وصف الوظيفة
تستفيد المؤسسات من الوصف العديد من الفوائد حيث تستطيع من خلاله القيام بالآتي:
- تقييم الوظيفة: حيث يتحدد من خلاله القيمة النسبية لكل منصب داخل المنظمة، وتحديد المرتبات والأجور المناسبة.
- التوظيف: يساهم الوصف في عملية اختيار الموظفين وتعيينهم من خلال قياس قدرات المرشحين للوظيفة على حسب المهام المطلوبة في هذا المنصب والتعرف على مدى قدرة المتقدم على تنفيذ الأعمال المطلوبة.
- تقييم الأداء: الوصف الوظيفي يعد أداة مفيدة لمديري الموارد البشرية إذ يساعدهم في تقييم أداء العاملين حسب المهام والمهارات الواردة في التوصيف.
- تطوير الإدارة: وضع توصيف للوظائف وخاصة للمناصب العليا سيفتح أفاق المؤسسة نحو تطوير الهيكل التنظيمي داخلها.
الهدف من استخدام المؤسسات للتوصيف الوظيفي
تسعى المؤسسات من خلال وضعها لنماذج تصف الوظائف المتنوعة إلى تحقيق العديد من الأهداف والتي من أبرزها ما يلي:
- اختيار المرشح المناسب للمنصب: إذا يحدد هذا الوصف المهارات والخبرات التي تتطلبها تلك الوظيفة والتي يجب أن تتوافر في المتقدم حتى يستطيع تنفيذ عمله بفاعلية ونجاح.
- وضع سياسة عادلة لتحديد الأجور: فمن خلال التعرف على الأهمية النسبية لكل وظيفة ومستوى قيمتها للشركة وما تتطلبه من مهارات وخبرات، سيتمكن مديرو التنمية البشرية من تحديد أجور تتناسب مع تلك العناصر.
- توفير برامج تدريب فعالة: حيث ستتمكن الإدارة من وضع برامج تدريبية حسب المهارات المطلوبة في كل وظيفة لأدائها بفاعلية وتحقيق الأهداف المرجوة.
كيف يمكن للشركة تصميم وصف وظيفي مناسب؟
تعد عملية تصميم الوظائف المتنوعة أمراً بالغ الأهمية، كما أنه يحتاج إلى الكثير من المجهود لتصميمه، حيث لا يجب على المؤسسة الاعتماد على المحتويات الجاهزة بل من الأفضل تصميم الوصف الوظيفي الذي يتناسب مع كل وظيفة وطبيعة العمل داخل مؤسستك والمهارات التي تحتاجها.
ولذلك سنوفر لكم مجموعة من الخطوات التي تمكن أي مؤسسة من تصميم وصف وظيفي ناجح وجذب أفضل الكفاءات والكوادر التي يحتاجها مكان العمل والحصول على النتائج التي ترغب بها.
أولاً: تحديد النتائج التي ترغب بها من كل مسمى وظيفي
تختلف المنظمات في أهدافها وأيضاً في وظائفها، حيث يتم توفير الوظائف على حسب الأهداف والنتائج التي ترغب في الوصول إليها، وعليه يجب على المؤسسات تحديد النتائج التي ترغب في الوصول إليها من كل مسمى وظيفي، حتى تتمكن من تكوين صورة كاملة عن كل وظيفة وتحديد المهارات المطلوبة.
ثانياً: اطلع على الشركات من نفس مجالك
الاطلاع على وصف الشركات المشابهة لمؤسستك سيساعدك على الدخول في السوق التنافسي حيث ستتمكن من الاستفادة من تلك النماذج وإضفاء وصف مميز يجذب أمهر الكفاءات.
عناصر يجب تضمينها في أي وصف وظيفي
على الرغم من اختلاف الوظائف في المؤسسة واختلاف وصف كل منها حسب طبيعة كل منصب، إلا أنه توجد عناصر أساسية يجب تضمينها في أي وصف وظيفي، منها:
- توضيح المسمى الوظيفي بوضوح.
- تحديد المهام والمسؤوليات المطلوبة من الموظف بدقة.
- توضيح المؤهلات والخبرات اللازمة لأداء الوظيفة.
- تحديد السمات الشخصية المطلوبة للموظف.
- ذكر المزايا التي تقدمها الشركة للموظف في هذا المنصب، مثل فرص التدريب والترقية.
وأخيراً يمكننا القول بأن الوصف الوظيفي يعد أمراً أساسياً وعنصراً هاماً لأي شركة ترغب في وضع أسس واضحة تعينها على اختيار أفضل الكفاءات ومعرفة الموظف لمهامه.