Onboarding: ¿cuáles son los 10 mayores retos?

 

Una vez completada la selección de personal y con el candidato principal inscrito y listo para unirse a su empresa, ¿cuál es el siguiente paso?

Las empresas inteligentes utilizan el proceso de onboarding o incorporación para poner al día a los nuevos empleados. Siga leyendo para saber por qué es tan importante un proceso de onboarding bien planificado y cómo afrontar algunos de los mayores retos durante este proceso esencial.

 

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¿Por qué es tan importante para una empresa realizar un onboarding eficaz?

 

Más que una simple iniciación, el onboarding es una parte importante del ciclo de vida del empleado: valida la decisión de un empleado de unirse a su empresa y es una parte importante de la experiencia del empleado, demuestra la cultura de su empresa y les ayuda a sentirse parte del equipo, incluso antes de que se hayan incorporado oficialmente.

El onboarding mejora las cifras de retención de los nuevos empleados. Los estudios demuestran que la rotación de los empleados puede llegar a ser del 50% en los primeros 18 meses de trabajo, por lo que está claro que un onboarding eficaz es una herramienta esencial para el éxito de la organización.

 

¿Cómo influye el onboarding en el rendimiento de los empleados?

 

Los estudios demuestran que un empleado puede tardar hasta dos años en alcanzar su plena productividad. ¿Puede su empresa permitirse eso? Un proceso de onboarding exitoso reduce el tiempo que tarda un empleado en alcanzar una productividad óptima. Esto se debe a que:

• El onboarding ayuda a los empleados a establecer relaciones importantes con mayor brevedad. Esto mejora el trabajo en equipo y la transferencia de conocimientos entre los empleados.
• Un buen onboarding garantiza que los nuevos empleados aprendan la tecnología y los procesos clave, lo que les permite ser más productivos en menos tiempo.
• Un buen onboarding significa que el empleado entiende qué se espera de él. De este modo, puede empezar a trabajar para alcanzar sus objetivos sin esperar a que nadie se lo solicite.
• Un onboarding bien estructurado comunica claramente las normas culturales y las expectativas. Esto permite a los empleados asentarse y entender cómo deben comportarse, lo que les ayuda a sentirse cómodos contribuyendo en un plazo más breve.

 

10 de los mayores retos del onboarding y cómo superarlos

 

Sin apoyo, el proceso de onboarding puede parecer un campo de minas. He aquí algunos de los mayores retos a los que se enfrentan los directivos cuando incorporan a los nuevos empleados y cómo resolverlos.

 

Acoger a los nuevos empleados

Si pensamos en los "viejos tiempos", dar la bienvenida a un nuevo empleado significaba saludarlo en la recepción y llevarlo a su escritorio, donde podría esperar que le presentaran al resto de su equipo. Sin embargo, es mejor comenzar el onboarding antes del primer día del empleado. De este modo, en lugar de los nervios del primer día, los recién llegados se sentirán realmente entusiasmados por comenzar su nuevo trabajo. Entre las opciones con las que se puede dar una bienvenida más eficaz a una nueva contratación se encuentra la entrega de un kit de bienvenida a los empleados en los días previos a que comiencen su nuevo trabajo o el envío de una tarjeta de "felicitación" o un regalo para celebrar su llegada al equipo.

 

Mostrar el nuevo lugar de trabajo

En lugar de limitarse a darles un plano y esperar que se desenvuelvan solos por el lugar de trabajo, ayudar a los recién llegados a conocer su lugar de trabajo les da una ventaja para que se sientan cómodos y menos como el "chico nuevo" o la "chica nueva". Se puede crear una película de su lugar de trabajo para incluirla en el kit de iniciación o hacerles un recorrido por el edificio como parte de su iniciación. Si se incluyen historias en el recorrido o vídeo, es posible empezar a establecer la cultura de la empresa y ayudar a los nuevos empleados a entender su lugar de trabajo con mayor brevedad.

 

Conocer a la familia

Conocer a los compañeros de trabajo es algo importante y puede resultar abrumador para algunos recién llegados. Una vez más, incluir fotos y nombres de los contactos clave en el paquete de bienvenida puede ser de gran ayuda. Otra acción interesante es incluir vídeos de las biografías en un lugar centralizado —posiblemente utilizando un software de RRHH— para que los nuevos empleados puedan hacerse una idea de la personalidad de cada uno de ellos. Si los empleados tienen puestos de trabajo fijos, incluir placas con sus nombres es una forma sencilla de ayudar a los nuevos a conocer a todo el mundo.

Como parte de esto, puede ser necesario gestionar a los empleados que no lograron la promoción a la posición que el nuevo empleado ha ocupado. Esta es una parte importante del proceso de onboarding y ayudará a garantizar que el nuevo empleado no tenga una bienvenida fría.

 

Entender su cultura

Es posible que los nuevos empleados ya conozcan un poco la cultura de la empresa a través del proceso de entrevistas y de lo que han oído decir a otros empleados. Sin embargo, el proceso de onboarding ofrece una oportunidad inmejorable para comunicar sus valores, su misión y sus objetivos culturales. No siempre es necesaria una sesión de "cultura" por separado, puede asegurarse de que su cultura se refleje en cada parte de su comunicación, desde los paquetes de onboarding hasta las reuniones que los nuevos empleados tienen con sus compañeros.

 

Altas expectativas

Muchos empleados, especialmente los más jóvenes, pueden tener grandes expectativas sobre su nuevo lugar de trabajo. Aquí es donde el onboarding estructurado puede ayudar a gestionar las expectativas para reducir posibles disputas y decepciones. Ser claro con respecto a las expectativas de los empleados puede ayudar en este caso, al igual que una sesión de transparencia con empleados de niveles similares a los de su nueva contratación en la organización. En estas sesiones, los nuevos incorporados pueden hacer preguntas que son respondidas con sinceridad por sus homólogos y de este modo generar expectativas más realistas.

 

Desafíos en la cooperación interdepartamental

Puede ser difícil lograr un equilibrio en el que un empleado se adapte a su nuevo equipo y conozca también a otros equipos. Una forma de hacerlo es poner a un nuevo empleado en contacto con un compañero de otro departamento. De este modo, el recién llegado conocerá a más personas de la empresa y podrá empezar a establecer relaciones importantes que impulsarán su éxito futuro.

 

 

Actuar con legalidad

Para los empleados que se incorporan a un nuevo sector o trabajan en un nuevo estado o país, puede haber diferencias en la legislación relacionada con el negocio. Para evitar actividades ilegales y sanciones asociadas, es importante formar a los nuevos empleados lo antes posible. Parte de esta formación podría realizarse antes de la incorporación o en un día especial del onboarding. Un sistema de gestión de contenidos (LMS) sería una excelente herramienta para ayudar en este sentido.

 

Sentirse aislado

Puede ser difícil para los recién llegados encontrar a alguien que les dé garantías de poder ayudarles o escuchar sus problemas. Proporcionar a los nuevos empleados un contacto puede ayudar a facilitar su experiencia de incorporación. No es necesario que sea una sola persona, el director de la oficina puede ser la mejor persona para ayudar en la práctica, mientras que otro recién llegado puede ser el apoyo ideal para compartir ideas. No asuma que un manager es suficiente: algunos empleados pueden sentirse inhibidos al hacer preguntas a su manager por miedo a parecer poco aptos.

 

Saber lo que se espera

Proporcionar a los nuevos empleados unas expectativas claras les ayuda a entender lo que se espera de ellos. Esto incluye la visión de la empresa, las normas culturales y los objetivos individuales. Por este motivo, es importante permitir que el onboarding evolucione hacia el proceso de desarrollo personal. Esto proporciona a los empleados una orientación continua sobre lo que se espera de ellos.

 

Entender la política de la empresa

Proporcione a los nuevos empleados un acceso fácil a todas las políticas de RRHH como parte de su paquete de bienvenida. Un enfoque aún más agradable es que su socio de RRHH establezca una llamada un poco antes de su fecha de inicio para asegurarse de que entienden los aspectos más destacados de la política de la empresa, como el código de vestimenta, las horas de trabajo y los principales beneficios. De este modo, los empleados no solo entenderán las políticas con mayor brevedad, sino que también se sentirán más integrados gracias a la interacción adicional.

 

¿Como hacer un onboarding satisfactorio?

 

El éxito de la incorporación no se produce por casualidad. Tres acciones clave para garantizar el éxito de su programa de onboarding son:

1. Crear un proceso de onboarding formalizado para que todos los responsables de RRHH y de personal lo sigan.
2. Nombrar a un gestor de onboarding dedicado a asistir a los directivos y a los nuevos miembros de su equipo.
3. Utilizar tecnología especializada en RRHH para reducir la carga administrativa del proceso de onboarding.

 

¿Cómo saber si un onboarding es exitoso?

 

Supervisar el éxito de un programa de onboarding es esencial para garantizar que los nuevos empleados tengan éxito y que su inversión en la contratación esté bien invertida. Por esta razón, es importante utilizar diversas fuentes de información para evaluar el éxito de su programa de onboarding:

• Pida a los empleados su opinión sobre el onboarding. Utilice un sencillo cuestionario en línea para recabar su opinión al cabo de 3, 6 y 12 meses para entender cómo ha sido el proceso desde su punto de vista.
• Revise los indicadores clave de rendimiento de los nuevos empleados, como las puntuaciones de retención, ausencia y rendimiento. Esto le dará una indicación más amplia del éxito de su programa.
• Revise los hitos completados por sus nuevos empleados. ¿Están completando todos los hitos del programa? Si no es así, es importante investigar las razones de ello.
• Evalúe el rendimiento de los nuevos empleados para comprender su productividad. ¿Están rindiendo de acuerdo con las expectativas o están atrasados?
• Pida a los directivos su opinión. Los directivos son una parte fundamental del proceso de onboarding. Es importante obtener su opinión sobre el éxito del programa y entender si tienen comentarios que puedan mejorar el proceso.

 

¿Qué ocurre si no se proporciona un proceso de onboarding adecuado?

 

Sin un proceso de onboarding bien desarrollado, las empresas están abocadas a una menor consistencia en el éxito de sus nuevos empleados debido a la variedad de experiencias individuales al unirse a la organización. Algunos empleados pueden encontrarse bien, mientras que otros pueden tener dificultades. En general, esto reduce las posibilidades de un buen rendimiento de todos los empleados y puede dar lugar a que la cultura de la empresa se desarrolle de una manera que no esté alineada con sus objetivos.

Otras consecuencias, como posibles infracciones de la política de la empresa o actividades ilegales, pueden poner en peligro la reputación y la supervivencia de su empresa.

 

Conclusión

 

Aunque a menudo se pasa por alto, el proceso de onboarding o incorporación es un elemento crucial para garantizar el éxito de los empleados y de la organización. Con la planificación y las herramientas adecuadas, el onboarding puede convertirse en una poderosa herramienta para crear una cultura coherente y una experiencia sólida para los empleados.