Cette dernière décennie, et plus encore depuis la crise sanitaire, les fonctions RH utilisent de plus en plus d'outils digitaux : logiciels de gestion des recrutements ou des carrières, logiciel de développement de la formation, coffre-fort numérique...
De plus en plus prisés, ces logiciels jouent un rôle essentiel dans la digitalisation des services RH, et plus généralement dans la transformation structurelle des entreprises.
Cet engouement est confirmé par l’étude du cabinet Markess by Exaegis: le marché des solutions RH se développerait de près de 7% par an, et l'usage de logiciels RH, par les entreprise, représenterait également 5% du marché des solutions IT.
Pour comprendre cet essor croissant, découvrez dans cet article, l'impact que peuvent avoir les logiciels de recrutement sur l’expérience collaborateur et les tendances des fonctionnalités qui la favorisent.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement et quelle est son utilité ?
En entreprise, la fidélisation des collaborateurs et le recrutement de nouveaux talents représentent un enjeu majeur. C’est pourquoi, de plus en plus de dirigeants d’entreprise et responsables RH, s'orientent vers des solutions digitales capables d’optimiser le traitement des données et la gestion des candidatures en ciblant plus précisément le sourcing ou en améliorant la diversité des recrutements par exemple.
Définition et enjeux d’un logiciel de recrutement
Ce système d'information dispose de plusieurs fonctionnalités toutes liées à la recherche et à l’embauche de candidats, depuis l’élaboration de l’offre d’emploi jusqu’à la clôture de la campagne de recrutement.
Cette solution digitale est réservée aux DRH et gestionnaires du service RH, notamment les responsables du recrutement. Elle peut également être utile au responsable de la mise en œuvre de la formation professionnelle dans l’entreprise.
Les fonctionnalités utiles d’un logiciel de recrutement
La principale fonction d’un logiciel de recrutement est d’assurer un traitement des données efficace et rapide en automatisant certaines tâches chronophages :
- Diffusion d’annonces sur de multiples supports (site web de l’entreprise, sites spécialisés et réseaux sociaux) ;
- Réception des candidatures dans une CVthèque. Vous recevez simplement une notification dans votre boite mail quand une nouvelle candidature est déposée ;
- Développer et suivre le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, l’onboarding ;
- Envoi systématique de réponses automatiques à tous les candidats non-retenus, pour soigner votre e-réputation ;
- Réaliser des statistiques grâce à un module spécial de l’ATS (analyse du nombre de candidatures reçues par poste, canal de diffusion le plus consulté…).
Le saviez-vous ? D'après une étude menée en 2017 par l'APEC, 27% des entreprises sont équipées d’un logiciel de recrutement. Cette analyse démontre l’utilité d’un ATS pour les entreprises de plus de 3 000 collaborateurs. Cette solution digitale est efficiente quand il s’agit de traiter un nombre conséquent de recrutements chaque année, à minima une centaine. D’ailleurs, 68% des entreprises de plus de 5 000 salariés utilisent un logiciel de gestion des recrutements pour optimiser leurs processus de sélections des candidats et améliorer leurs stratégie RH.
Comment un logiciel de recrutement peut-il être bénéfique pour toutes les parties prenantes de l’entreprise ?
Le déploiement d’un logiciel de recrutement, un ATS par exemple, est un investissement profitant à tous : gestionnaires et décisionnaires RH, candidats, responsables de formation et managers…
Réussir son recrutement
En confiant le recrutement des nouveaux collaborateurs de votre entreprise à un logiciel informatique, vous optez pour un traitement automatisé des candidatures d’après des algorithmes définis au préalable dans votre stratégie d’embauche et de gestion des carrières. Votre logiciel de recrutement repère pour vous les meilleurs candidats d’après des mots clés et des critères de sélection (niveau de diplômes, type d’expérience…). Cette solution digitale concentre ses efforts pour sélectionner les profils de candidats les plus adaptés à vos besoins.
Développer une marque employeur
Ces logiciels de diffusion et de traitement des processus de recrutement sont aussi un outil performant et utile pour déployer votre marque employeur auprès des potentiels candidats. Par exemple, le module envoi automatique de réponses lors du processus de recrutement confirme votre engagement de proximité et de transparence envers vos équipes auprès des candidats. Cette tâche peut être réalisée sans surcharger les collaborateurs RH puisqu’elle est automatisée.
Améliorer la diversité
Ce système d’informations en analysant les profils des candidats vous aide à améliorer la diversité de la masse salariale de l’entreprise, en termes de profils, d’âge et de genre. Il représente donc un moyen objectif et efficace d’atteindre les buts fixés dans votre stratégie RH dans le domaine inclusion et diversité.
Limiter les erreurs d’embauche
Votre ATS vous permet de constituer une CVthèque alimentée par des profils intéressants, mais dont vous n’avez pas forcément besoin dans l’immédiat. Ce logiciel de gestion des recrutements vous permet de mémoriser les candidatures de ces jeunes talents en attendant de les solliciter lorsqu’un poste adapté à leurs compétences sera à pourvoir. Cette fonctionnalité CVthèque est appréciée des candidats eux-mêmes : votre entreprise retient leurs candidatures dans une perspective future d’embauche.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de recrutement ?
Si la majorité des entreprises de plus de 5 000 salariés utilise un logiciel de gestion des recrutements, c’est qu’elle en tire de nombreux avantages.
Une meilleure performance du service RH
En quelques clics, les gestionnaires RH diffusent les annonces de recrutement depuis le logiciel. En temps réel, ils suivent le nombre de consultations de l’offre et de candidatures reçues. Grâce à l’automatisation du traitement des données enregistrées, ils bénéficient d’une vision globale sur le processus de recrutement, qui est lui-même rationalisé.
Une communication plus fluide avec les candidats
Ces logiciels disposent de fonctionnalités permettant de personnaliser le processus de recrutement selon vos valeurs, le type de vos activités et vos ambitions stratégiques. Depuis votre compte employeur, vous pourrez choisir les modalités de communication avec les candidats (mails, réseaux sociaux, chabot…) et définir des étapes spécifiques dans votre recrutement ; tests de sélection, type d’entretiens (individuels, collectifs…)…
Un marketing du recrutement mieux maîtrisé
Pour sourcer les meilleurs talents, et recruter vos futurs collaborateurs, vous pourrez utiliser les différents outils proposés par le logiciel de gestion des recrutements. Innovant et intuitif, ce système d’informations intègre les éléments constitutifs de votre marque employeur pour diffuser des offres d’emploi représentant les valeurs de votre entreprise.
Une meilleure attraction des talents
Avec une analyse automatisée des données recueillies lors de la sélection de candidatures, le logiciel de recrutement réalise une infographie actualisée détaillant vos besoins en matière de compétences, d’expériences et de savoir-être. Il est alors possible de perfectionner votre sélection de candidats dans la CVthéque grâce à la fonctionnalité recherche par mots-clés.
Une plus grande satisfaction des candidats
Avec ce logiciel de recrutement, vous personnalisez votre échange selon le profil du candidat sélectionné. Ce dernier apprécie la singularité de votre réponse et confirme sa volonté de rejoindre vos équipes ou vous autorise à conserver ses données pour un futur recrutement.
Quels sont les principaux outils utilisés dans un logiciel de recrutement ?
Il existe plusieurs modèles de logiciels de recrutement composés de différents outils. Notre conseil : Analysez précisément vos besoins avant de vous équiper d’un ATS. Vous augmenterez vos chances de choisir un ATS conforme à vos attentes et à vos besoins.
L’ATS Applicant Tracking System - Un système de suivi des candidatures
Dès la diffusion de vos annonces d’emploi sur les réseaux sociaux ou sur les sites spécialisés du marché de l'emploi, vous recevez un nombre important de candidatures. Via le logiciel de gestion des recrutements, vous choisissez les modalités de réception de ces données ; une notification par mail par exemple, et le classement des candidatures dans la CVthéque. Vous créez ainsi un vivier de candidatures disponible en quelques clics.
CRMs Candidate Relationship Management - Gestion de la relation avec les candidats
Opter pour un logiciel de traitement des données lors de votre processus de recrutement est gage de performance et d’efficience. Vous disposez d’une évaluation en temps réel de l’état de votre recrutement :
- Nombre et type de candidatures reçues ;
- Classement des profils selon les besoins ;
- Calendriers partagés des collaborateurs participant au recrutement.
IA intelligence artificielle
Ces plateformes numériques disposent également d’un chat facilitant une communication fluide et rapide avec les candidats. Solliciter les compétences d’une Intelligence Artificielle témoigne de votre capacité à innover. Soucieux de proposer des outils collaboratifs et d’établir une communication transparente, vous êtes donc attractif aux yeux des candidats.
Évaluations
D’après la stratégie RH élaborée, votre responsable du recrutement intègre à son processus une étape évaluations à soumettre aux candidats. En ligne, les personnes repérées réalisent des tests permettant d’identifier leurs potentiels ou de mieux cerner leurs personnalités. Ces évaluations, et leurs résultats sont générés automatiquement par votre ATS.
Logiciel d'entretien d’embauche
Votre logiciel de gestion des candidatures est équipé d’une fonction vous aidant à mener les entretiens d’embauche ; planification des rdv, grille d’entretien et analyse des réponses du candidat…Vous pouvez également prendre des notes pendant les rendez-vous et les partager aux collaborateurs participant à la décision finale.
Comment les logiciels de recrutement peuvent accompagner le département RH dans leurs processus ?
En utilisant des logiciels de gestion des recrutements, vos collaborateurs RH sont informés en temps réel des évolutions du cadre règlementaire lié aux embauches, aux sélections de candidats et au processus d'onboarding.
Cet outil est une aide précieuse contribuant à la montée en compétences du service RH de votre entreprise puisqu'il est conçu pour rythmer et rationaliser vos processus de recrutement :
- Le classement et l’enregistrement automatique des candidatures dans une base de données limite le traitement de documents papiers par le service RH ;
- La publication ciblée des offres d’emploi sur des sites spécialisés et auprès de cabinets de recrutement diminue le risque erreur de recrutement ;
- Une communication fluide et personnalisée avec chaque candidat, via des chatbot ou une messagerie sécurisée contribue à maintenir une bonne e-réputation ;
- L’élaboration de statistiques évaluant les activités de recrutement de votre service et les résultats obtenus sont des indicateurs objectifs pour développer de nouvelles stratégies RH;
Conclusion
En plus d’accompagner le service RH vers une amélioration de sa performance, l’ATS permet de réduire les coûts liés aux embauches, en rationalisant le processus de recrutement : réduction du nombre de partie prenante, traitement et analyse automatisé des données, onboarding systématisé...
Pour réussir à déployer avec succès un logiciel de recrutement dans une entreprise, l'outil doit être adapté à ses utilisateurs et répondre à leurs besoins aussi bien présents que futurs.