La protection des données d’entreprises est très importante pour arriver à pérenniser son activité. Et, pour arriver à bien conserver les documents sans les mélanger, il est préférable d’utiliser un coffre-fort numérique. Qu’est-ce que le coffre-fort numérique et à quoi sert-il?
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Qu’est-ce que le coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est un espace de stockage virtuel qui est doté d’une grande sécurité. Il permet à la fois de stocker de nombreux documents et de les conserver sur une très longue période. Ainsi, le coffre-fort numérique doit respecter certaines normes afin de conserver sa valeur juridique.
Quels sont les documents qui peuvent être mis dans un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique peut recevoir différents types de documents tels que les documents fiscaux, les cotisations foncières de l’entreprise, les livres et les registre comptables, les livres d’inventaires ou encore les documents relatifs aux impôt sur le revenu et sur les sociétés. Le coffre-fort virtuel peut également contenir les documents juridiques de l’entreprises tels que les contrats d’acquisition, les dossiers d’avocat, ou encore les contrats d’assurance.
On peut également y ranger des documents personnels des salariés tels que les contrats, les attestations, les fiches de paie ou encore les diplômes. En bref, le système du coffre-fort numérique est aussi un système d’archivage qui permet à la fois de stocker mais aussi de classer les documents. Il est donc plus facile de les retrouver même après des années.
Quelle est l’importance du coffre-fort numérique pour l’entreprise ?
Comme il a été dit, le coffre-fort numérique sert en premier à stocker un maximum d’informations. En plus de cela, le coffre-fort est aussi outillé pour sécuriser au maximum les documents. L’employeur peut donc être sûr que personne n’aura accès aux dossiers sensibles concernant l’entreprise et les salariés.
Le coffre-fort permet aussi d’avoir accès à l’information à tout moment. Il est donc utile pour avoir une gestion active de toutes les données archivées.
Pourquoi choisir la voie électronique ?
L’archivage électronique est d’abord une obligation en France. En effet, c’est le seul moyen d’assurer une conservation sur la durée. De même, cela permet à l’entreprise d’être toujours prête en cas de contrôle fiscal et social. De même, l’entreprise aura toujours à sa disposition ce qu’il faut en cas de recours à la justice pour un contentieux.
Quelles sont les normes que doit respecter votre coffre-fort numérique ?
Pour que le coffre-fort soit reconnu sur le plan juridique, il doit être doté de la certification NF 461. Cela signifie qu'il a la norme AFNOR NF Z 42-013 qui correspond au système légal d’archivage électronique (SAE). En plus, le coffre-fort doit aussi avoir la certification ISO 27 001 qui est une référence internationale de sécurité de l’information. Enfin, il est important que le coffre-fort soit doté du label Tiers Archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC)
Vous pouvez aussi vous intéresser à la certification Hébergement Données de Santé (HDS). Avoir un coffre numérique sécurisé est la meilleure manière d’assurer la protection des données de l’entreprise.
C'est aussi une manière pour l'entreprise de s'inscrire dans la politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises). En effet, le fait d'utiliser le coffre-fort aide à éviter les impressions de multiples de document.