Les employeurs qui exercent dans le privé sont contraints par la loi à remplir une DSN ou une déclaration sociale nominale. Qu'est-ce que la DSN? À quoi sert-elle et à quel moment les employeurs doivent-ils faire leurs déclarations?
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Qu'est-ce que la déclaration sociale nominative ou DSN?
C'est tout simplement une déclaration du salaire qui a été versé durant le mois. La déclaration doit être faite sur base du bulletin de paie. La fiche doit être remplie de façon mensuelle en prenant en compte toutes les fluctuations au niveau du salaire.
La déclaration se fait en ligne de manière automatique chaque mois une fois que le logiciel de paie finalise le traitement des salaires. Toujours est-il qu'il faut avoir un logiciel complet qui a aussi des options qui permettent d'effectuer la déclaration.
En quoi consiste la déclaration sociale nominative ?
Une fois que la paie est finalisée, l'employeur doit s'assurer que les données concernant la paie du salarié ont bien été intégrées. La déclaration prend aussi en compte les congés spéciaux, les congés annuels, les arrêts maladie et les périodes de préavis pour rupture de contrat.
Bon à savoir
Pour effectuer une déclaration DSN, l'employeur aura besoin d'un numéro de Siret (établissement) et non d'un numéro Siren (entreprise). Cela signifie que chaque DSN concerne les salariés d'un seul établissement. Plus votre entreprise à d'établissements, et plus elle devra faire de DSN.
Quelle est l'utilité de la DSN?
La première utilité de la DSN est qu'elle permet à l'employeur de faire rapidement et de manière automatique le calcul et le paiement des cotisations sociales. En plus, les organismes sociaux reçoivent de manière automatique les données du personnel, ce qui fait qu'il y a moins d'erreurs.
Qui fait la déclaration en entreprise?
Il faut savoir avant tout que tous les employeurs du secteur privé sont concernés par la DSN. L'employeur peut décider d'effectuer la déclaration lui-même, s'il s'occupe déjà de la gestion de la paie de ses salariés. Il peut aussi choisir de confier cette déclaration au service RH de son entreprise ou à un cabinet externe d'experts-comptables. Que ce soit une délégation partielle ou totale, l'employeur doit prendre la précaution de s'assurer que toutes les déclarations sont effectuées dans les délais.
Comment et quand faire une déclaration sociale nominative?
En ce qui concerne le régime général, la DSN se fait via le portail électronique net-entreprises.fr. L'employeur ouvre un compte sur le site en prenant soin d'indiquer la personne qu'il désigne pour faire les déclarations, si ce n'est pas lui-même.
Une fois que la déclaration est terminée, le déclarant a une vue globale sur son tableau de bord. Il peut voir les réponses des organismes sociaux. En cas d'accord des organismes sociaux, l'entreprise reçoit des récépissés de conformité. Et, s'il y a des déclarations qui ne sont pas confirmées ou complètes, l'organisme envoie également des récapitulatifs d'anomalies.
En ce qui concerne le secteur agricole, la DSN se fait sur le site de la mutualité sociale agricole (MSA).
À quel moment la DSN doit-elle être transmise?
La déclaration doit se faire chaque mois de manière générale. Mais, il peut arriver qu'une situation urgente se présente (rupture de contrat ou arrêt maladie). Dans ce genre de situation, la DSN doit être faite dans un délai de 5 jours après l'évènement.
S'il n'y a pas de situation d'urgence, la déclaration doit avoir lieu dès que le salarié est recruté, ou après son premier mois exercé au sein de l'entreprise.
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le délai de la DSN ne doit pas dépasser le 5 du mois qui suit le mois en cause. Et, pour les entreprises qui ont un effectif compris entre 0 et 50 salariés, ils ont un délai au 15 du mois qui suit.
Bon à savoir
La DSN concerne les évènements spéciaux quand il s'agit de reprise anticipée, d'arrêt de travail de tout genre, de départ du salarié, de fin de contrat, de congé maternité ou paternité, etc.
Il faut aussi noter que les employeurs n'ont plus besoin de faire un tableau récapitulatif annuel Urssaf. En effet, la DSN faites régulièrement fait office de tableau récapitulatif.