La feuille de temps est un outil utilisé par la plupart des gestionnaires de projet. En entreprise ou durant des missions spécifiques, il est important de se munir d'une feuille de temps pour aller plus vite et de la meilleure manière. Qu'est-ce que la feuille de temps? À quoi sert-elle? Et comment l'établir?
[Sommaire]
Qu'est-ce que la feuille de temps?
Comme son nom l'indique, c'est un document qui permet de mesurer le temps durant un projet. Mieux encore, c'est une feuille qui permet d'organiser le temps en fonction des objectifs à atteindre dans le projet. Ainsi, le découpage des heures sur une feuille de temps se fait sur une base hebdomadaire avec un détail pour chaque jour. Dans certaines entreprises et en fonction des projets, la feuille de temps peut avoir une signature électronique comme validation du lancement de projet. La signature peut servir aussi d’engagement solennel de la part du salarié qui a effectué le travail.
La feuille de temps comprend aussi un nombre de tâches distinctes à accomplir par semaine et à des heures précises ainsi que les tâches qui restent à faire. La finalité de cette feuille est d'atteindre l'objectif que l'on s'est fixé dans les plus brefs délais.
À quoi sert la feuille de temps?
Comme un tableau de bord, la feuille de temps est un outil efficace pour organiser les projets. Elle permet aussi de s'assurer que l'on dispose du temps nécessaire pour accomplir les tâches qui nous sont confiées. La feuille de temps permet également de mettre à jour les heures qui ont déjà été utilisées pour le projet ainsi que les tâches qui n'ont pas encore été accomplies. Et, c'est en analysant ce qui reste à faire et le temps restant que le manager de projet peut faire des modifications sur le plan de projet, toujours en gardant en tête l'objectif final qui est de finaliser le projet dans les délais.
Partant de ce qui précède, on peut donc dire que la feuille de temps est un bon outil pour discipliner l'équipe et canaliser les activités. C'est aussi un outil de mesure en ce qui concerne l'avancée des travaux.
Bon à savoir: En dehors du fait que la feuille de temps permet d'organiser et de gérer l'avancement du projet, ce document aide également l'équipe RH de l'entreprise à vérifier si les heures de travail des employés ont bien été respectées. Cela permet donc d'éviter des erreurs dans le traitement de la paie.
Comment faire une feuille de temps simple et efficace?
Pour réussir à élaborer une bonne feuille de temps, il faut suivre les étapes suivantes:
- Commencez par mentionner les titres et les dates en donnant un nom à chacune des colonnes de la première ligne. Vous pouvez y mentionner n'importe quel nom qui correspond à votre organisation (date, début de la plage horaire, fin de la plage horaire, temps de pause, tâches, Heures totales, etc).
- Mentionnez ensuite les dates dans la colonne qui correspond.
- Personnalisez le format des cellules afin de pouvoir les automatiser plus facilement.
- Prenez soin de rendre automatiques les calculs des heures en insérant une formule automatique sur Excel.
- Rajoutez aussi un calcul automatique pour effectuer le nombre total d’heures de travail de chaque semaine. Vous aurez certainement besoin de connaitre la formule "somme" sur Excel.
- Avant de finaliser la feuille de temps, il convient de faire apparaître le nom de l'employé, le numéro de paie ou la date de période de paie. Toutes ces informations vous permettront de mieux traiter la paie.
Nb: Pour qu'une feuille de temps soit facilement utilisable par les salariés et par le service RH, il faut qu'elle soit le plus simple possible, avec toutes les informations claires et lisibles.
Vous pouvez aussi générer des feuilles de temps numériques via des logiciels de planning de travail.