Par avoir des salariés motivés et engagés, il faut non seulement améliorer les conditions de travail, mais aussi leur accorder des périodes de retrait. Que ce soit pour un congé ou pour une absence, il est important pour le salarié de pouvoir se retirer de son poste à un moment donné. Cela a non seulement des effets bénéfiques sur sa personne, mais aussi sur son rendement en entreprise. Mais, comment faire la différence entre un congé et une simple absence ? Comment un employeur peut-il gérer les congés et les absences en entreprise ? Dans quel cadre le salarié peut-il prétendre à des congés ou à des absences ?
[Sommaire]
Qu’est-ce que la gestion des congés et absences ?
C’est tout simplement les voies et moyens dont se sert l’employeur pour suivre les demandes et les accords de congés et d’absences de ses salariés. En effet, l’employeur doit tenir un registre du nombre de jours de congés pris par le salarié afin de déduire ce nombre du solde que lui accorde la loi.
La gestion des congés ou d’absences passe par trois étapes clés qui sont la demande, l’évaluation et l’approbation (accord ou refus). Il faut aussi retenir qu’une demande de congé ne peut se faire que lorsque le salarié a droit à des jours de congés comme prévu par le code du travail. Par ailleurs, en ce qui concerne l’absence, nous parlerons de permission d’absence. C’est plutôt une permission que l’employeur accorde à son salarié puisque ce dernier n’a pas droit de s’absenter.
Pourquoi est-ce important de gérer les absences et les congés ?
Un employeur qui ne prend pas la peine de suivre les différents départs de ses salariés en congés risque de se retrouver avec des postes sans personnel vacant pour les occuper. Ainsi, il est important d’avoir un bon plan de gestion pour une meilleure organisation et répartition du travail.
La gestion de congés permet aussi de mettre en place une procédure claire pour tous les collaborateurs. Tout le monde pourra ainsi bénéficier d’un même traitement. En plus, une telle gestion aide l’équipe RH à centraliser toutes les informations pour une meilleure gestion de la paie sans erreurs.
Quelles sont les obligations légales pour l'employeur et le salarié au sujet des congés?
Pour l'employeur
En ce qui concerne le chef d'entreprise, il a l'obligation d'accorder des congés au salarié dès le moment où ce dernier a un solde de congé lui permettant de s'absenter. Nous rappelons que le nombre de jours de congés dont a droit un salarié par mois est de 2,5 jours.
L'employeur ne doit pas obliger son salarié à justifier son congé. En plus, la loi ne permet à l'employeur d'empêcher un salarié d'utiliser ses jours de congés durant une année entière.
En plus, l'employeur est tenu de verser une compensation financière qui correspond au montant que le salarié devait recevoir s'il était resté à son poste. Dans certains cas, l’employeur a le droit de fixer des jours de congés en fonction des besoins de l’entreprise, mais il doit aussi prendre en compte la situation géographique, matrimoniale, ou sociale du salarié.
La période légale de prise de congés s’étend du 01 Mai au 31 Octobre. Toujours est-il que l’employeur peut accorder des jours de congés en dehors de cette période.
Pour l’employé
Avant de s'absenter pour congé, le salarié est dans l'obligation de faire une demande auprès de son employeur. En plus, ce dernier ne peut pas renoncer à son congé, car la loi ne le lui permet pas. En ce qui concerne l'absence, le salarié doit justifier chacune de ses absences au risque d'être sanctionné par son employeur. Le délai légal pour justifier une absence est de 48 heures.
Quelle procédure mettre en place pour bien gérer les congés et les absences?
Gestion manuelle: si vous optez pour une gestion manuelle, vous devez simplement connaitre quelques notions en bureautique. Vous pouvez vous servir d’un fichier Excel, ainsi que d’un calendrier ou d’un agenda physique. Le manager RH doit s'attendre à y passer beaucoup plus de temps, et le risque d'erreurs et d'omission est plus grand.
Gestion avec logiciel: Une autre manière plus fiable d’assurer la gestion des congés ou des absences est d’utiliser un logiciel de gestion.