Gestion électronique des documents (GED)

Avec l’avancée du numérique, il est important désormais pour chaque entreprise de dématérialiser les documents internes. On parle donc de gestion électronique de documents ou GED. C’est un processus qui doit être mis en place par les employeurs pour numériser leurs entreprises. Ce processus est vital pour toute entreprise qui veut rester compétitive sur le marché professionnel. Pour vous aider à connaitre les avantages de ce processus pour votre entreprise, cet article vous donne plus d’informations sur le processus GED et ses avantages pour l’entreprise.

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Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

Comme il a été dit plus haut, c’est un processus qui permet de gérer les documents de manière numérique. Ce processus concerne tous les départements de l’entreprise et se passe en plusieurs étapes. Pour réussir un processus GED, cela passe par une bonne collecte ou l’acquisition des documents, une bonne indexation, un système de stockage suivi d’un classement précis ainsi qu’une mise à disposition des documents. L’objectif premier de la GED est de simplifier le travail au quotidien et de mieux harmoniser l’ensemble du travail en entreprise. La GED a aussi pour but de centraliser l’information et de la sécuriser de sorte que l’accès ne soit permis qu’aux personnes cibles.

Quels sont les avantages de la GED ?

Le premier avantage qu’on relève est la possibilité d’avoir tous les documents en format numérique. Cela facilite la gestion et le partage des informations. En plus, la GED a la particularité de faciliter la sécurisation des données et d’éviter les fuites d’informations. Un autre avantage est que grâce à la GED, on peut mieux contrôler les procédures et les renforcer par des circuits de validations des documents. Un autre avantage est également l’amélioration de la collaboration entre les services et une bonne gestion des archives.

La gestion électronique des documents est aussi une bonne manière d’uniformiser les pratiques documentaires. On assiste donc à une harmonisation de tous les documents au sein de l’entreprise. En plus, les parties prenantes peuvent facilement gérer les documents depuis leur création jusqu’à leur archivage. Et, puisqu’il n’y a plus d’impression de document, il y a une réduction de couts de traitement ainsi qu’une réduction de l’espace de stockage physique.

Comment se passe le processus GED ?

Pour vous aider à réussir la gestion électronique de vos documents, voici les étapes à suivre :

Numérisation : Le processus commence par une numérisation de tous les documents de l’entreprise. Il s’agit de scanner tous les documents qui sont en format papier, ou d’utiliser un logiciel pour les numériser (logiciel OCR par exemple).

Traitement : Il faut ensuite traiter tout ce qui aura été numérisé conformément à une indexation précise (nom, date de création, type de fichier, etc). Cela permet de faciliter les recherches dans la suite.

Stockage : Il est important de stocker en gardant des copies en cas d’accident ou de panne de matériel électronique. Vous pouvez prévoir par exemple un disque dur en plus qui va être en backup.

Diffusion : Il est important de prévoir une diffusion facile et rapide. L’idée est de ne pas laisser ouverts tous les documents. Au contraire, permettez la modification de certains documents tout en veillant à ce que des validations soient requises pour d’autres documents. Il faut prévoir un accès en lecture simple sur certains documents pour éviter les modifications inattendues.

Archivage : Il est aussi important d’avoir un bon système d’archivage pour tous les documents que vous n’utilisez pas au quotidien.

Quelle différence y a-t-il entre le GED et le SAE ?

Pour faire simple, il faut retenir que la gestion électronique de documents permet d’avoir tous les documents en format électroniques et de les gérer en fonction des besoins de l’entreprise. D’un autre côté, le SAE (système d’archivage électronique) est plus en rapport avec les documents que l’on souhaite sécuriser. Ceci dit, le SAE fait partie du GED puisque, une fois qu’on a fini de numériser les documents de l’entreprise, il faut avoir une politique de stockage avec un système de sécurité. Cela permet de conserver leur caractère confidentiel.